เจ้าของเบเกอรี่ที่เริ่มขายส่งให้ร้านกาแฟหลายสาขาแบบวางบิลรายเดือน มักสงสัยว่าต้องออกเอกสารอะไรบ้าง ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
และจะบริหารกระแสเงินสดอย่างไรเมื่อลูกค้าจ่ายเงินช้ากว่าขายสด คำตอบสั้นๆ คือต้องวางระบบใบส่งของ ใบวางบิล
และใบกำกับภาษีให้ครบ พร้อมตกลงเงื่อนไขเครดิตกับลูกค้าให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น
สารบัญบทความ
ความแตกต่างระหว่างขายปลีกหน้าร้านกับขายส่งแบบ B2B
เบเกอรี่ที่ขายหน้าร้านทั่วไปมักรับเงินสดหรือเงินโอนทันทีเมื่อลูกค้าซื้อ แต่เมื่อเริ่มขายส่งให้ร้านกาแฟที่เป็นลูกค้าองค์กร (B2B) รูปแบบการซื้อขายจะเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง
เพราะร้านกาแฟส่วนใหญ่ต้องการซื้อแบบวางบิล คือรับสินค้าก่อน
แล้วจ่ายเงินรวมทีเดียวตามรอบบิล เช่น ทุก 15 วัน หรือทุกสิ้นเดือน
การเปลี่ยนจากขายปลีกมาขายส่งแบบวางบิล ทำให้เบเกอรี่ต้องปรับระบบเอกสารและบัญชีให้รองรับ 3 เรื่องหลักคือ การออกเอกสารซื้อขายที่ครบถ้วน (ใบส่งของ ใบวางบิล ใบกำกับภาษี)
การจัดการภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ลูกค้าอาจต้องหักจากยอดที่จ่าย
และการบริหารกระแสเงินสดเมื่อต้องรอเงินนานขึ้นกว่าขายสด
เอกสารที่ต้องใช้ในการขายส่งแบบ B2B
1. ใบส่งของ (Delivery Note)
ออกทุกครั้งที่ส่งสินค้าให้ร้านกาแฟ ระบุรายการสินค้า จำนวน และวันที่ส่ง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีหลักฐานตรงกันว่าส่งของจริงตามจำนวนที่ตกลง
เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้อ้างอิงเวลามีข้อโต้แย้งเรื่องจำนวนสินค้า
2. ใบวางบิล (Billing Note)
เมื่อถึงรอบเก็บเงินตามที่ตกลงกัน เช่น ทุกสิ้นเดือน เบเกอรี่จะรวบรวมใบส่งของทั้งหมดในรอบนั้นมาออกเป็นใบวางบิล เพื่อแจ้งยอดรวมที่ร้านกาแฟต้องชำระ ใบวางบิลไม่ใช่เอกสารทางภาษี
แต่เป็นเอกสารแจ้งหนี้ที่ใช้ในทางปฏิบัติทางธุรกิจ
3. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
หากเบเกอรี่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าทุกครั้งที่มีการขาย โดยทั่วไปนิยมออกพร้อมกับใบส่งของในรูปแบบ "ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี" ฉบับเดียวกัน
เพื่อความสะดวก แต่ต้องระบุข้อมูลให้ครบตามที่กฎหมายกำหนด เช่น
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย ที่อยู่ วันที่ รายการสินค้า มูลค่าก่อนภาษี และจำนวน VAT
4. ใบเสร็จรับเงิน
ออกเมื่อได้รับชำระเงินจริงจากร้านกาแฟ เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินตามยอดในใบวางบิลแล้ว
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายในการขายส่งเบเกอรี่
ประเด็นที่เจ้าของเบเกอรี่มักสับสนคือ การขายสินค้า (Goods) โดยทั่วไปไม่ได้อยู่ในข่ายที่ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะภาษีหัก ณ
ที่จ่ายส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการให้บริการหรือค่าจ้างทำของ ไม่ใช่การซื้อขายสินค้าทั่วไป อย่างไรก็ตาม
หากในสัญญาหรือลักษณะงานมีส่วนที่เป็นการรับจ้างทำของเฉพาะ เช่น ทำเค้กสั่งพิเศษตามแบบที่ลูกค้ากำหนด อาจถูกพิจารณาต่างออกไป
ดังนั้นควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือกรมสรรพากรว่ารายการขายของธุรกิจตนเข้าข่ายต้องถูกหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่
เพื่อความชัดเจนและป้องกันข้อผิดพลาดในการออกเอกสาร
การบริหารเครดิตเทอมและกระแสเงินสด
เมื่อขายแบบวางบิล เบเกอรี่ต้องรอเงินนานขึ้นเมื่อเทียบกับขายสด ซึ่งอาจกระทบกระแสเงินสดหากไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า
โดยเฉพาะเมื่อต้องจ่ายค่าวัตถุดิบและค่าแรงล่วงหน้าก่อนได้รับเงินจากลูกค้า
แนวทางบริหารเครดิตเทอมที่แนะนำ
- กำหนดเครดิตเทอมให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มเป็นคู่ค้า เช่น เครดิต 15 วันหรือ 30 วัน และระบุในสัญญาหรือใบเสนอราคา
- กำหนดวงเงินเครดิตสูงสุดต่อลูกค้าแต่ละราย เพื่อจำกัดความเสี่ยงหากลูกค้ารายใหญ่จ่ายเงินช้าหรือผิดนัด
- ติดตามยอดค้างชำระอย่างสม่ำเสมอ ทำรายงานลูกหนี้การค้า (Accounts Receivable Aging) เพื่อดูว่าลูกค้ารายใดค้างชำระนานเกินกำหนด
- พิจารณาส่วนลดเงินสด (Cash Discount) สำหรับลูกค้าที่จ่ายเร็วกว่ากำหนด เพื่อกระตุ้นกระแสเงินสด
ตัวอย่างการวางระบบบิลจริง
สมมติเบเกอรี่แห่งหนึ่งขายส่งครัวซองต์และเค้กให้ร้านกาแฟ 5 สาขาของเชนเดียวกัน ส่งของทุกวันจันทร์ พุธ ศุกร์ และวางบิลทุกสิ้นเดือน
| ขั้นตอน | เอกสารที่ออก | ความถี่ |
|---|---|---|
| ส่งสินค้าแต่ละครั้ง | ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี | 3 ครั้งต่อสัปดาห์ |
| สรุปยอดสิ้นเดือน | ใบวางบิล | เดือนละ 1 ครั้ง |
| รับชำระเงิน | ใบเสร็จรับเงิน | ตามรอบที่ลูกค้าจ่าย |
ในเดือนหนึ่งหากส่งของ 13 ครั้ง แต่ละครั้งมีมูลค่าเฉลี่ย 8,000 บาท ยอดขายรวมทั้งเดือนจะอยู่ที่ประมาณ 104,000 บาท ซึ่งเบเกอรี่ต้องรวบรวมใบส่งของทั้ง 13
ใบมาออกเป็นใบวางบิลฉบับเดียวส่งให้ลูกค้าภายในต้นเดือนถัดไป
และติดตามการชำระเงินตามเครดิตเทอมที่ตกลงกัน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการขายส่งแบบ B2B
- ไม่ออกใบส่งของทุกครั้ง: ทำให้ปลายเดือนไม่มีหลักฐานยืนยันจำนวนที่ส่งจริง เกิดข้อโต้แย้งกับลูกค้าเรื่องยอดเงิน
- ไม่ตกลงเครดิตเทอมเป็นลายลักษณ์อักษร: ทำให้ลูกค้าจ่ายเงินช้ากว่าที่คาดและไม่มีหลักฐานอ้างอิงหากต้องทวงถาม
- ไม่แยกบัญชีลูกหนี้แต่ละราย: เมื่อมีลูกค้าหลายร้าน หากไม่แยกบัญชีลูกหนี้ชัดเจนจะไม่รู้ว่าใครค้างชำระเท่าไหร่
- ลืมออกใบกำกับภาษีให้ครบตามที่กฎหมายกำหนด: อาจถูกลูกค้าปฏิเสธการชำระเงินหากเอกสารไม่ครบ เพราะร้านกาแฟที่เป็นนิติบุคคลต้องใช้ใบกำกับภาษีในการหักภาษีซื้อของตนเอง
- ไม่ติดตามลูกหนี้ค้างชำระอย่างสม่ำเสมอ: ปล่อยให้ยอดค้างสะสมนานจนกระทบกระแสเงินสดของธุรกิจอย่างรุนแรง
แนวทางปฏิบัติสำหรับเบเกอรี่ที่เริ่มขายส่งแบบ B2B
- ทำสัญญาหรือข้อตกลงซื้อขายเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุราคา เครดิตเทอม และเงื่อนไขการส่งมอบให้ชัดเจน
- ใช้โปรแกรมบัญชีหรือระบบออกบิลที่รองรับการออกใบส่งของ ใบวางบิล และใบกำกับภาษีอัตโนมัติ เพื่อลดความผิดพลาด
- ตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีว่าธุรกิจของตนต้องจดทะเบียน VAT หรือไม่ หากยังไม่ได้จด และรายได้ใกล้เกณฑ์ 1.8 ล้านบาทต่อปี
- ตั้งระบบติดตามลูกหนี้การค้าเป็นประจำทุกสัปดาห์ เพื่อไม่ให้มีลูกหนี้ค้างชำระสะสมนานเกินไป
- พิจารณาทำประกันสินเชื่อการค้า (Trade Credit Insurance) หากขายให้ลูกค้ารายใหญ่ที่มีความเสี่ยงด้านการชำระเงิน
การวางระบบบิล B2B ที่ดีตั้งแต่ต้นไม่เพียงช่วยให้เอกสารถูกต้องตามกฎหมาย แต่ยังช่วยให้เบเกอรี่บริหารกระแสเงินสดได้อย่างมั่นคง
และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าองค์กรที่ต้องการคู่ค้าที่มีระบบจัดการที่เป็นมืออาชีพ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ขายส่งเบเกอรี่ให้ร้านกาแฟต้องออกเอกสารอะไรบ้าง?
ต้องออกใบส่งของทุกครั้งที่ส่งสินค้า ใบวางบิลเมื่อถึงรอบเก็บเงิน ใบกำกับภาษีหากจดทะเบียน VAT และใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับชำระเงินจริง
เอกสารเหล่านี้ควรออกให้ครบทุกครั้งเพื่อป้องกันข้อโต้แย้งเรื่องยอดเงิน
การขายสินค้าเบเกอรี่แบบ B2B ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่?
โดยทั่วไปการขายสินค้าไม่เข้าข่ายต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะภาษีหัก ณ ที่จ่ายส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการให้บริการหรือรับจ้างทำของ
อย่างไรก็ตามควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหากมีลักษณะงานที่อาจเข้าข่ายรับจ้างทำของเฉพาะ
ใบวางบิลกับใบกำกับภาษีต่างกันอย่างไร?
ใบวางบิลเป็นเอกสารแจ้งยอดรวมที่ต้องชำระในรอบนั้น ไม่ใช่เอกสารทางภาษี ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการจด VAT ต้องออกทุกครั้งที่มีการขาย
เพื่อใช้เป็นหลักฐานคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มของทั้งสองฝ่าย
ควรกำหนดเครดิตเทอมกี่วันสำหรับลูกค้าร้านกาแฟ?
ไม่มีมาตรฐานตายตัว ทั่วไปนิยมกำหนด 15-30 วัน ขึ้นอยู่กับอำนาจต่อรองและความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
ควรพิจารณาความสามารถในการรับภาระกระแสเงินสดของธุรกิจตนเองประกอบด้วยก่อนตกลงเครดิตเทอมที่นานเกินไป
ถ้าลูกค้าค้างชำระนานเกินกำหนด ควรทำอย่างไร?
ควรมีระบบติดตามลูกหนี้การค้าอย่างสม่ำเสมอ ทวงถามทันทีเมื่อเกินกำหนดชำระ และหากค้างนานเกินไปควรพิจารณาระงับการส่งสินค้าเพิ่มจนกว่าจะชำระยอดค้าง
เพื่อจำกัดความเสี่ยงไม่ให้ยอดหนี้สะสมมากขึ้น
เบเกอรี่ขนาดเล็กที่ยังไม่จด VAT ขายส่งแบบ B2B ได้หรือไม่?
ได้ แต่จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าได้ ซึ่งอาจเป็นข้อเสียเปรียบหากลูกค้าเป็นนิติบุคคลที่ต้องการใบกำกับภาษีเพื่อหักภาษีซื้อ ควรพิจารณาว่าหากรายได้ใกล้เกณฑ์ 1.8
ล้านบาทต่อปี ควรวางแผนจดทะเบียน VAT ล่วงหน้า
ควรใช้โปรแกรมบัญชีช่วยออกบิล B2B หรือทำมือก็พอ?
หากมีลูกค้าหลายรายและส่งของบ่อย แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีหรือระบบออกบิลที่รองรับการออกเอกสารอัตโนมัติ เพราะช่วยลดความผิดพลาด ติดตามลูกหนี้ได้ง่ายขึ้น
และประหยัดเวลาเมื่อเทียบกับการทำมือ
เมื่อกิจการเริ่มมีรายการบัญชีและภาษีที่ซับซ้อนขึ้นตามลักษณะธุรกิจ การวางระบบให้ถูกต้องตั้งแต่แรกจะช่วยลดปัญหาในระยะยาว A Plus Me มีบริการดูแลบัญชี ภาษี และระบบการเงินครบวงจร
ที่ช่วยรองรับความต้องการนี้ได้