การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีไม่ควรเริ่มจากการส่งเอกสารเดือนใหม่ให้ผู้ให้บริการใหม่ทันที แต่ต้องเริ่มจากการขอข้อมูลค้างและไฟล์สำคัญจากผู้ดูแลเดิมให้ครบก่อน เพื่อไม่ให้ตัวเลขขาดช่วง

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • ขอไฟล์บัญชีและงบทดลองล่าสุด
  • ขอหลักฐานยื่นภาษีและรายงานภาษีซื้อขาย
  • ส่งต่อรายการค้างทั้งหมดให้สำนักงานใหม่

ข้อมูลบัญชีที่ต้องขอคืน

ข้อมูลที่สำคัญที่สุดคือฐานบัญชีล่าสุด ไม่ว่าจะอยู่ในโปรแกรมบัญชี ไฟล์ Excel หรือ PDF รายงาน เพราะเป็นจุดตั้งต้นของการทำงานเดือนถัดไป

ถ้าไม่มีงบทดลองและรายละเอียดบัญชีแยกประเภท สำนักงานใหม่จะต้องเดาตัวเลขจากเอกสารย้อนหลัง ซึ่งใช้เวลามากและเสี่ยงผิด

  • งบทดลองล่าสุด
  • บัญชีแยกประเภท
  • รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้
  • ทะเบียนสินทรัพย์
  • รายงานสินค้าคงเหลือถ้ามี

ข้อมูลภาษีที่ต้องส่งต่อ

หลักฐานการยื่นแบบภาษีช่วยให้สำนักงานใหม่ตรวจว่ามีแบบใดค้างหรือไม่ และยอดภาษีในบัญชีตรงกับยอดที่ยื่นจริงหรือเปล่า

ควรขอทั้งแบบที่ยื่น ใบเสร็จชำระเงิน และรายงานประกอบ เช่น รายงานภาษีซื้อขาย สำหรับกิจการที่จด VAT

  • ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53
  • ภ.พ.30 และรายงานภาษีซื้อขาย
  • ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51
  • หลักฐานชำระภาษี
  • หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง

วิธีลดแรงเสียดทานตอนย้าย

ควรแจ้งสำนักงานเดิมอย่างเป็นมืออาชีพและกำหนดรายการไฟล์ที่ต้องการเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้การส่งมอบชัดเจนและตรวจรับได้

เมื่อได้รับไฟล์แล้ว ควรให้สำนักงานใหม่ตรวจภายในระยะเวลาสั้น ๆ หากขาดไฟล์ใดจะได้ขอเพิ่มทันก่อนถึงกำหนดยื่นแบบรอบถัดไป

  • ทำรายการไฟล์ที่ต้องขอคืน
  • กำหนดวันส่งมอบ
  • ตรวจรับไฟล์ทันที
  • สำรองไฟล์ไว้ในพื้นที่ของบริษัท
  • ทำประชุม Handover สั้น ๆ หากมีรายการซับซ้อน

รายการเอกสารสำคัญและสินทรัพย์ดิจิทัลที่ต้องได้รับคืนเมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชี

ผู้บริหารต้องตรวจสอบให้มั่นใจว่าได้รับข้อมูลทั้งหมดนี้คืนครบถ้วนเพื่อส่งต่อให้สำนักงานบัญชีใหม่:

หมวดหมู่ข้อมูล เอกสาร / ข้อมูลที่ต้องได้รับคืน วัตถุประสงค์ในการนำส่งมอบให้ผู้ทำบัญชีรายใหม่
รหัสระบบออนไลน์ Username/Password ยื่นแบบสรรพากร, DBD, ประกันสังคม เพื่อให้สำนักงานบัญชีใหม่ดำเนินการยื่นแบบภาษีต่อเนื่องได้ทันที
ข้อมูลทางบัญชี งบทดลองล่าสุด, รายการปรับปรุงบัญชี, ไฟล์ Backup ระบบ เพื่อให้นักบัญชีใหม่ตั้งยอดคงเหลือยกมาต้นงวดได้ตรงตามความจริง
เอกสารตัวจริง แฟ้มเอกสารซื้อขายตัวจริง และสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น เพื่อนำส่งจัดเก็บ ณ สำนักงานบริษัทตามกฎหมายกำหนด (เก็บขั้นต่ำ 5 ปี)

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ขอไฟล์บัญชีล่าสุด
  • ขอแบบภาษีและหลักฐานชำระ
  • ขอรายการค้างทั้งหมด
  • ให้สำนักงานใหม่ตรวจรับก่อนเริ่มรอบถัดไป

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

สำนักงานเดิมไม่ให้ไฟล์บัญชีควรทำอย่างไร

ควรเริ่มจากขอเป็นลายลักษณ์อักษรและตรวจสัญญาเดิมว่าไฟล์ใดเป็นข้อมูลของกิจการ หากยังมีปัญหาควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ย้ายกลางปีต้องปิดงบก่อนย้ายไหม

ไม่จำเป็นเสมอไป แต่ต้องมีงบทดลองและรายละเอียดบัญชีล่าสุดเพื่อให้ผู้ทำบัญชีใหม่รับช่วงต่อได้

ใช้เวลาย้ายนานไหม

ถ้าไฟล์ครบและเอกสารเป็นระบบ อาจรับช่วงต่อได้ในรอบบัญชีถัดไป แต่ถ้าเอกสารขาดหรือบัญชีค้างหลายเดือนต้องเผื่อเวลาตรวจและแก้ไข