งานซื้อที่ไม่มี workflow ชัดเจนมักจบด้วยเอกสารตกหล่น จ่ายเงินก่อนอนุมัติ หรือบัญชีไม่รู้ว่าค่าใช้จ่ายเกิดจากอะไร Purchase-to-Pay ช่วยวางเส้นทางตั้งแต่ขอซื้อจนจ่ายเงิน เพื่อให้ทุกฝ่ายเห็นสถานะและลดงานแก้ปลายทาง
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- เหตุผลการซื้อ
- ใบสั่งซื้อ
- ตรวจเอกสารก่อนจ่าย
เริ่มจากใบขอซื้อ
ใบขอซื้อควรระบุเหตุผล งบประมาณ Cost Center ผู้ขอซื้อ และผู้อนุมัติ ถ้าไม่มีขั้นนี้ ธุรกิจจะรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อใบแจ้งหนี้มาถึง ซึ่งมักสายเกินไปสำหรับการควบคุมงบ
รายการประจำอาจใช้การอนุมัติแบบรอบเดือน ส่วนรายการใหญ่ควรอนุมัติก่อนสั่งซื้อทุกครั้ง
- เหตุผลการซื้อ
- งบประมาณ
- Cost Center
- ผู้อนุมัติ
- กำหนดส่งมอบ
เชื่อม PO รับของ และใบแจ้งหนี้
เมื่ออนุมัติแล้วควรออกใบสั่งซื้อหรือเอกสารยืนยันราคา เมื่อรับของหรือรับบริการต้องมีหลักฐานรับจริง แล้วจึงตรวจใบแจ้งหนี้ก่อนตั้งเจ้าหนี้
ขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันจ่ายเงินให้ของที่ยังไม่ได้รับ หรือจ่ายเกินราคาที่ตกลง
- ใบสั่งซื้อ
- หลักฐานรับของ
- ใบแจ้งหนี้
- ใบกำกับภาษี
- ตั้งเจ้าหนี้
จ่ายเงินและปิดเอกสาร
เมื่อรายการพร้อมจ่าย ควรเข้า Maker-Checker ตรวจเลขบัญชี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหลักฐานอนุมัติ หลังจ่ายแล้วต้องเก็บ slip และปิดสถานะรายการ
หากระบบดี บัญชีจะเห็นเอกสารครบในที่เดียวและปิดเดือนได้เร็วขึ้น
- ตรวจเอกสารก่อนจ่าย
- อนุมัติจ่าย
- เก็บหลักฐานโอน
- ออกหนังสือรับรอง
- ปิดสถานะรายการ
ตารางสรุปขั้นตอนการจ่ายเงินและหลักฐานเอกสารใน Workflow P2P (Purchase-to-Pay Document Flow Chart)
ขั้นตอนการสอบทานและเปรียบเทียบเอกสารก่อนการชำระเงินเพื่อป้องกันรายจ่ายรั่วไหล:
| ขั้นตอน (Workflow Stage) | เอกสารหลักที่ถูกสร้าง (Primary Document) | ผู้มีหน้าที่จัดทำ / ตรวจสอบ | เกณฑ์การตรวจสอบ (Check Points) |
|---|---|---|---|
| 1. ขออนุมัติซื้อ (Requisition) | ใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) | หัวหน้าแผนกผู้ต้องการใช้สินค้า / ผู้ขอเบิก | ตรวจสอบว่ารายจ่ายอยู่ในงบประมาณประจำปีที่ได้รับการอนุมัติไว้แล้วหรือไม่ |
| 2. สั่งซื้อสินค้า (Ordering) | ใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO) | เจ้าหน้าที่จัดซื้อ (Procurement Officer) | เปรียบเทียบราคาเสนอขายจากซัพพลายเออร์อย่างน้อย 3 รายเพื่อตรวจสอบราคาดีที่สุด |
| 3. รับสินค้าเข้า (Receiving) | ใบรับของ (Goods Received Note - GRN) | เจ้าหน้าที่คลังสินค้า / ผู้รับของปลายทาง | ตรวจสอบสภาพสินค้าภายนอก ตรวจนับจำนวนจริงตรงตามระบุในใบส่งของซัพพลายเออร์ |
| 4. ชำระเงิน (Payment) | ใบแจ้งหนี้ / ใบสำคัญจ่าย (Voucher / Invoice) | เจ้าหน้าที่บัญชีการเงิน / ผู้บริหารผู้อนุมัติ | ทำ Three-Way Matching ตรวจสอบยอดเงินให้ตรงตามใบสั่งซื้อและจำนวนใบรับของจริง |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- สร้างแบบฟอร์มใบขอซื้อ
- กำหนดรายการที่ต้องมี PO
- ตรวจรับของก่อนตั้งเจ้าหนี้
- ใช้ Maker-Checker ก่อนจ่าย
- เก็บเอกสารเป็นชุดเดียวกัน
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
SME จำเป็นต้องมี PO ไหม
ควรมีอย่างน้อยสำหรับรายการใหญ่ รายการซื้อซ้ำ และรายการที่ต้องควบคุมงบประมาณ
ถ้าซื้อเร่งด่วนทำอย่างไร
ควรมีขั้นตอนอนุมัติเร่งด่วน แต่ยังต้องเก็บเหตุผลและเอกสารตามหลังให้ครบ
Purchase-to-Pay ช่วยบัญชีอย่างไร
ช่วยให้บัญชีรู้ที่มาของค่าใช้จ่าย ตรวจภาษีได้ง่าย และลดเอกสารหายตอนปิดเดือน