คำว่า ทดลองงาน ไม่ได้แปลว่าบริษัทจะละเลยเอกสาร payroll ได้ พนักงานทดลองงานยังมีเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม และสิทธิ์ตามกฎหมายแรงงานที่ต้องจัดการให้ถูก

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • สัญญาทดลองงาน
  • สัญญาจ้าง
  • พนักงานทดลองงาน

สัญญาทดลองงานต้องชัดก่อนเริ่มจ่าย

สัญญาหรือหนังสือรับเข้าทำงานควรระบุระยะทดลองงาน ฐานเงินเดือน วันจ่ายเงิน และเกณฑ์ประเมิน เพื่อให้ HR และบัญชีคำนวณจากข้อมูลเดียวกัน

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ สัญญาทดลองงาน, วันเริ่มงาน, สถานะการจ้าง, วันประเมิน, วันทำงานสุดท้าย เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • สัญญาทดลองงาน
  • วันเริ่มงาน
  • สถานะการจ้าง
  • วันประเมิน
  • วันทำงานสุดท้าย

ประกันสังคมและภาษีต้องดูจากสถานะการจ้างจริง

เมื่อมีความสัมพันธ์การจ้างและจ่ายค่าจ้าง บริษัทควรตรวจหน้าที่ด้านประกันสังคมและภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามข้อเท็จจริง ไม่ควรรอจนผ่านทดลองงานแล้วค่อยจัดย้อนหลัง

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ สัญญาจ้าง, แบบประเมิน, รายงานเงินเดือน, เอกสารแจ้งผล, หลักฐานแจ้งออก เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • สัญญาจ้าง
  • แบบประเมิน
  • รายงานเงินเดือน
  • เอกสารแจ้งผล
  • หลักฐานแจ้งออก

กรณีไม่ผ่านทดลองงานต้องปิด payroll ให้ครบ

ถ้าพนักงานไม่ผ่านทดลองงาน ควรมีเอกสารแจ้งผล วันทำงานสุดท้าย การคำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย และหลักฐานการจ่ายเงิน

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ พนักงานทดลองงาน, เงินเดือนตามสัดส่วน, ประกันสังคม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, รายการสิ้นสุดการจ้าง เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • พนักงานทดลองงาน
  • เงินเดือนตามสัดส่วน
  • ประกันสังคม
  • ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
  • รายการสิ้นสุดการจ้าง

ตารางเปรียบเทียบสิทธิประโยชน์ทางบัญชีและประกันสังคมช่วงทดลองงาน (Probation Period Compliance Grid)

เปรียบเทียบข้อบังคับทางกฎหมายและการบันทึกบัญชีของพนักงานช่วงทดลองงานและบรรจุ:

มิติข้อมูลกฎหมาย ช่วงทดลองงาน (Probation Period) หลังผ่านการทดลองงาน (Permanent Staff) ข้อสังเกตทางบัญชี/ภาษี (Accounting Note)
การนำส่งประกันสังคม ต้องขึ้นทะเบียนและหักนำส่งตั้งแต่เดือนแรกที่เริ่มปฏิบัติงานจริง (อัตรา 5%) นำส่งตามปกติเป็นงวดเดือนต่อเนื่อง (อัตรา 5%) ห้ามอ้างช่วงทดลองงานเพื่อหลีกเลี่ยงการขึ้นทะเบียนประกันสังคมเด็ดขาด
ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามเกณฑ์เงินได้ปกติ (มาตรา 50) และยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ทุกงวดเดือน คำนวณและยื่นแบบปกติเช่นเดิม (อาจปรับอัตราเพิ่มขึ้นหากมีปรับฐานเงินเดือน) หากพนักงานไม่ผ่านโปร ต้องคำนวณสรุปภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามรอบเดือนจริงที่ทำงาน
การสะสมวันลาพักร้อน ขึ้นกับนโยบายของกิจการ (มักกำหนดตามสัดส่วน Pro-rata หรือเริ่มนับหลังผ่านโปร) ได้รับสิทธิ์วันหยุดพักผ่อนประจำปีไม่น้อยกว่า 6 วันทำงานต่อปี การบันทึกประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานค้างจ่ายต้องคำนวณรวมพนักงานโปรด้วย

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ทำสัญญาทดลองงาน
  • เก็บข้อมูลพนักงานครบ
  • ตรวจประกันสังคมตั้งแต่เริ่มงาน
  • กำหนดวันประเมิน
  • ปิดเงินเดือนและแจ้งออกเมื่อสิ้นสุด

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

พนักงานทดลองงานต้องเข้าประกันสังคมไหม

ต้องพิจารณาตามสถานะการจ้างจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรใช้คำว่าทดลองงานเพื่อเลี่ยงหน้าที่นายจ้าง

เงินเดือนทดลองงานลงบัญชีต่างจากพนักงานประจำไหม

โดยทั่วไปยังเป็นต้นทุนบุคลากร แต่ควรแยกสถานะเพื่อวิเคราะห์ต้นทุนและติดตามการประเมิน

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ