เงินเดือนมีหลายตัวเลขในเดือนเดียวกัน เช่น เงินเดือนก่อนหัก รายการหัก ภาษี ประกันสังคม เงินโอนสุทธิ และค่าใช้จ่ายนายจ้าง หากไม่กระทบยอด งบกำไรขาดทุนอาจผิดและยอดค้างจ่ายอาจสะสมโดยไม่มีคำอธิบาย

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • gross pay
  • รายงาน payroll
  • เงินเดือนตามหมวด

เทียบ gross pay กับรายงาน payroll

ยอดเงินได้รวมของพนักงานควรตรงกับรายงาน payroll ที่ HR หรือระบบเงินเดือนส่งให้บัญชี โดยแยกเงินเดือนประจำ OT โบนัส คอมมิชชั่น และเงินได้พิเศษ

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ gross pay, net pay, รายการหัก, ยอดโอนธนาคาร, บัญชีค้างจ่าย เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • gross pay
  • net pay
  • รายการหัก
  • ยอดโอนธนาคาร
  • บัญชีค้างจ่าย

เทียบ net pay กับไฟล์โอนเงิน

ยอดสุทธิที่จ่ายพนักงานต้องตรงกับไฟล์โอนเงินหรือรายการโอนจริงในธนาคาร หากมีการโอนแยกต้องมีหมายเหตุประกอบ

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ รายงาน payroll, ไฟล์โอนเงินเดือน, สลิปเงินเดือน, ใบเสร็จนำส่ง, สมุดบัญชีแยกประเภท เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • รายงาน payroll
  • ไฟล์โอนเงินเดือน
  • สลิปเงินเดือน
  • ใบเสร็จนำส่ง
  • สมุดบัญชีแยกประเภท

ปิดยอดภาษีและประกันสังคมค้างจ่าย

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเงินสมทบประกันสังคมเป็นยอดที่หักไว้แต่ยังต้องนำส่ง จึงควรถูกปิดเมื่อมีหลักฐานนำส่งจริง

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ เงินเดือนตามหมวด, ยอดโอนสุทธิ, ภาษีค้างจ่าย, ประกันสังคมค้างจ่าย, ผลต่างที่ต้องอธิบาย เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • เงินเดือนตามหมวด
  • ยอดโอนสุทธิ
  • ภาษีค้างจ่าย
  • ประกันสังคมค้างจ่าย
  • ผลต่างที่ต้องอธิบาย

ตารางการกระทบยอดข้อมูลเงินเดือนประจำเดือน (Monthly Payroll Reconciliation Matrix)

การสอบทานตัวเลขเงินเดือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อการจัดทำงบการเงินที่ถูกต้อง:

รายการกระทบยอด (Reconciliation Item) แหล่งข้อมูลต้นทาง (Source Data) บัญชีแยกประเภทปลายทาง (GL Target Account) สัญญาณความผิดปกติที่ต้องตรวจสอบ
เงินได้รวมพนักงาน (Gross Pay) รายงาน Payroll รวมของแผนก HR บัญชีเงินเดือนและค่าแรง (51-01 / 53-01) ยอดรวมในสมุดรายวันทั่วไปไม่ตรงกับยอดรวมในใบสรุปเงินเดือน
เงินโอนเข้าบัญชีพนักงาน (Net Pay) รายงาน Bank Statement (รายการถอนเงินเดือนกลุ่ม) บัญชีเจ้าหนี้เงินเดือนค้างจ่าย (21-02) มีรายการโอนเงินย่อยหรือโอนเงินสดนอกรอบบัญชีโดยไม่มีสลิปแนบ
ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ใบสรุปยอดแบบ ภ.ง.ด.1 ประจำงวด บัญชีภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายค้างนำส่ง (21-03) ยอดภาษีที่หักไว้ไม่ตรงกับแบบภาษีที่นำส่งจริงกรมสรรพากร
เงินสมทบประกันสังคม ใบเสร็จรับเงินกองทุนประกันสังคม (สปส. 1-10) บัญชีเงินสมทบประกันสังคมค้างจ่าย (21-04) สัดส่วนการคิดเงินสมทบฝั่งนายจ้างและฝั่งลูกจ้างไม่สัมพันธ์กัน

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ดึงรายงาน payroll
  • เทียบ gross pay กับบัญชี
  • เทียบ net pay กับธนาคาร
  • ตรวจยอดภาษีและประกันสังคม
  • เคลียร์ยอดค้างหลังนำส่ง

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ควรกระทบยอดเงินเดือนทุกเดือนหรือไม่

ควรทำทุกเดือน เพราะความผิดพลาดของ payroll มักสะสมและย้อนแก้ยากเมื่อข้ามปี

ยอดบัญชีไม่เท่ากับยอดโอนแปลว่าผิดไหม

ไม่เสมอไป เพราะบัญชีอาจบันทึกยอดก่อนหัก ส่วนยอดโอนเป็นยอดสุทธิ ต้องดูรายการหักประกอบ

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ