งานเงินเดือนดูเหมือนเกิดเดือนละครั้ง แต่จริง ๆ มีหลายเส้นตายซ้อนกัน ทั้งวันตัดรอบเวลาเข้างาน วันอนุมัติ OT วันส่งข้อมูลเงินเดือน วันโอนเงิน วันยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย และวันนำส่งประกันสังคม หากไม่มี Payroll Calendar ทีม HR บัญชี และเจ้าของกิจการจะไล่แก้ปัญหาหน้างานทุกเดือน

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • วันตัดรอบเวลา
  • รายงานเวลา
  • ยอดเงินเดือนรวม

แยกวันทำงานของ HR บัญชี และผู้อนุมัติ

HR ควรมีวันปิดข้อมูลพนักงาน วันรับใบลา วันสรุป OT และวันยืนยันรายการพิเศษก่อนส่งบัญชี ส่วนบัญชีต้องมีเวลาตรวจภาษี ประกันสังคม และยอดโอนสุทธิ

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ วันตัดรอบเวลา, วันอนุมัติ OT, วันตรวจ payroll, วันโอนเงินเดือน, วันนำส่งแบบ เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • วันตัดรอบเวลา
  • วันอนุมัติ OT
  • วันตรวจ payroll
  • วันโอนเงินเดือน
  • วันนำส่งแบบ

ผูกปฏิทินกับแบบภาษีและประกันสังคม

หลังจ่ายเงินเดือนยังมีงานต่อ เช่น ตรวจยอด ภ.ง.ด.1 เตรียมเอกสารหัก ณ ที่จ่าย และนำส่งเงินสมทบประกันสังคมตามรอบที่กฎหมายกำหนด

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ รายงานเวลา, รายงาน payroll, ไฟล์โอนเงิน, หลักฐานยื่นภาษี, หลักฐานประกันสังคม เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • รายงานเวลา
  • รายงาน payroll
  • ไฟล์โอนเงิน
  • หลักฐานยื่นภาษี
  • หลักฐานประกันสังคม

ทำ monthly close checklist สำหรับ payroll

เมื่อโอนเงินแล้วควรเก็บหลักฐานโอน รายงาน payroll สลิปเงินเดือน และหลักฐานนำส่งภาษีหรือประกันสังคมไว้เป็นชุดเดียวกัน

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ ยอดเงินเดือนรวม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, เงินสมทบ, รายการค้าง, รายการแก้ไขย้อนหลัง เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • ยอดเงินเดือนรวม
  • ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
  • เงินสมทบ
  • รายการค้าง
  • รายการแก้ไขย้อนหลัง

ตารางกรอบเวลาการทำงานและการยื่นแบบภาษี/ประกันสังคมประจำเดือน (SME Monthly Payroll & Tax Compliance Timeline)

กำหนดการและหน้าที่สำคัญในรอบเดือนสำหรับงานบุคคลและงานบัญชีเงินเดือน:

ลำดับขั้นตอน (Step) ฝ่ายผู้รับผิดชอบ (Role) วันที่ดำเนินงานแนะนำ (Recommended Date) แบบแสดงรายการ/หลักฐานที่เกี่ยวข้อง
1. ตัดรอบเวลาและสรุป OT แผนกบุคคล (HR) / หัวหน้างาน วันที่ 20 - 22 ของเดือน รายงานเวลาเข้างานและใบขออนุมัติ OT พร้อมการอนุมัติหัวหน้างาน
2. จัดทำรายงานเงินเดือน (Payroll Draft) แผนกบุคคล (HR) วันที่ 23 - 24 ของเดือน รายงานเงินเดือนแยกรายบุคคล (Payroll Report) สรุปรายการหักสะสม
3. ตรวจสอบภาษีและประกันสังคม สำนักงานบัญชี / สมุห์บัญชี วันที่ 25 ของเดือน รายงานยอดสมทบและภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) พร้อมตรวจสอบผลกระทบ
4. อนุมัติและโอนเงินเดือน ผู้บริหาร / เจ้าของกิจการ วันที่ 28 - 30 ของเดือน ไฟล์ Text File โอนเงินเดือนผ่านธนาคาร (Media Clearing)
5. นำส่งภาษีและเงินสมทบ แผนกบัญชี / บุคคล วันที่ 1 - 7 ของเดือนถัดไป (หรือ 15 ทางออนไลน์) แบบนำส่ง ภ.ง.ด.1 และ สปส. 1-10 พร้อมใบเสร็จจากหน่วยงานรัฐ

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • กำหนดวันตัดรอบ payroll
  • ตั้งวันอนุมัติ OT
  • ตรวจภาษีและประกันสังคมก่อนโอน
  • ล็อกวันโอนเงินเดือน
  • เก็บ payroll close pack รายเดือน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Payroll Calendar จำเป็นกับบริษัทเล็กไหม

จำเป็นเมื่อมีพนักงานประจำ เพราะช่วยลดการตกหล่นของภาษี ประกันสังคม และรายการจ่ายพิเศษ

ควรตัดรอบเงินเดือนใกล้วันจ่ายได้ไหม

ไม่ควรใกล้เกินไป ควรเผื่อเวลาตรวจข้อมูลและให้ผู้อนุมัติทบทวนก่อนเงินออกจากธนาคาร

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ