เอกสารบัญชีร้านค้าออนไลน์ต้องเก็บอะไรบ้าง

ร้านค้าออนไลน์มีข้อมูลขายกระจายหลายช่องทาง ทั้ง marketplace โอนตรง COD โฆษณา และค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม หากไม่จัดเอกสารตั้งแต่ต้น บัญชีและภาษีจะตามยอดขายจริงไม่ทัน

บทความนี้สรุปสิ่งที่ต้องเก็บทุกเดือน

ยอดขายออนไลน์ไม่ได้อยู่ในใบเสร็จใบเดียว

ร้านค้าออนไลน์มักมีรายการขายจาก Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, LINE และเว็บไซต์ของตัวเอง แต่เงินที่เข้าธนาคารเป็นยอดสุทธิหลังหักค่าธรรมเนียม ค่าส่ง ส่วนลด

หรือค่าคอมมิชชั่น หากใช้ยอดเงินเข้าเป็นยอดขายโดยตรง กำไรและ VAT อาจคลาดเคลื่อน

ควรดาวน์โหลดรายงานคำสั่งซื้อ รายงาน settlement รายงานค่าธรรมเนียม และรายงานคืนสินค้าเป็นรายเดือน พร้อม statement ธนาคารที่ใช้รับเงินจากแต่ละช่องทาง

เอกสารที่ควรเก็บ

• รายงานยอดขายแยกตามแพลตฟอร์ม
• รายงาน settlement และค่าธรรมเนียม marketplace
• หลักฐานค่าโฆษณาและใบกำกับภาษีจากแพลตฟอร์ม
• รายงาน COD, refund, return และ voucher
• รายงานสต๊อกและต้นทุนสินค้าที่ขาย
• statement ธนาคารทุกบัญชีที่รับเงินลูกค้า

วิธีกระทบยอดหลายช่องทาง

1. แยกยอดขายรวม ยอดส่วนลด และยอดคืนสินค้า
2. เทียบยอด settlement กับเงินเข้าธนาคาร
3. บันทึกค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มและค่าโฆษณาแยกจากยอดขาย
4. ตัดสต๊อกตามคำสั่งซื้อที่ส่งสำเร็จ
5. ติดตามยอดค้างรับจากแพลตฟอร์ม ณ สิ้นเดือน

ร้านค้าที่ใกล้เกณฑ์ VAT ควรติดตามรายรับสะสมอย่างจริงจัง เพราะยอดขายบนหลายแพลตฟอร์มรวมกันอาจเกินเกณฑ์เร็วกว่าที่เห็นจากบัญชีธนาคารเพียงบัญชีเดียว

อ่านต่อ

• กระทบยอดบัญชีธนาคารหลายบัญชีของร้านค้าออนไลน์
• ขายออนไลน์รายได้เท่าไหร่ควรจดบริษัท
• บัญชีคืนสินค้าและเปลี่ยนสินค้า e-Commerce

ตารางนำบทความไปใช้

แหล่งข้อมูลสำหรับตรวจสอบฉบับปัจจุบัน

• กรมสรรพากร
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า