เมื่อธุรกิจ SME ขยายตัวจนมีหลายนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นบริษัทแม่ บริษัทลูก หรือหุ้นส่วนในรูปแบบต่าง ๆ การบริหารบัญชีแต่ละหน่วยงานแยกกันด้วยโปรแกรมคนละตัวจะสร้างความซับซ้อนและต้นทุนที่ไม่จำเป็น
ปัญหาของ SME ที่มีหลายนิติบุคคลแต่ใช้ระบบบัญชีแยกกัน
ผู้ประกอบการ SME ไทยจำนวนมากเริ่มต้นด้วยบริษัทเดียว แต่เมื่อธุรกิจเติบโต มักจะตั้งนิติบุคคลเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจแยกสาขา การถือครองอสังหาริมทรัพย์ หรือการวางแผนภาษี ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อใช้โปรแกรมบัญชีแยกกันต่อบริษัทหนึ่งตัว ได้แก่ ความยากในการดูภาพรวมการเงินของกลุ่มธุรกิจ ต้นทุนค่าซอฟต์แวร์ที่สูงขึ้นตามจำนวนบริษัท ความซ้ำซ้อนในการบันทึกธุรกรรมระหว่างกัน (Intercompany Transactions) และความยุ่งยากในการจัดทำงบรวม (Consolidated Financial Statements)
โปรแกรมบัญชีแบบ Multi-Company คือคำตอบที่ช่วยให้ผู้ประกอบการและนักบัญชีบริหารบัญชีของหลายนิติบุคคลได้จากระบบเดียว โดยยังคงแยกข้อมูลและรายงานของแต่ละบริษัทอย่างเป็นอิสระ
Multi-Company Accounting คืออะไร
โปรแกรมบัญชีแบบ Multi-Company (หรือ Multi-Entity) หมายถึงซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและจัดการบัญชีของหลายบริษัท (Entity) ในระบบเดียวกัน โดยข้อมูลของแต่ละบริษัทถูกแยกเป็นสัดส่วน แต่สามารถรวมงบ (Consolidation) เพื่อดูภาพรวมกลุ่มธุรกิจได้ในคลิกเดียว คุณสมบัติหลักที่ควรมีในโปรแกรมประเภทนี้ ได้แก่
- สร้างบริษัทใหม่ (Entity) ในระบบเดียวได้ไม่จำกัดหรือในจำนวนที่เพียงพอ
- ผังบัญชีร่วม (Shared Chart of Accounts) เพื่อความสม่ำเสมอในการรายงาน
- การบันทึกธุรกรรมระหว่างบริษัทในกลุ่ม (Intercompany Transactions) อัตโนมัติ
- รายงานงบรวม (Consolidated Reports) เพื่อดูสถานะการเงินทั้งกลุ่ม
- การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ต่อบริษัท เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
โปรแกรมบัญชี Multi-Company ที่ SME ไทยนิยมใช้
1. Xero (Multi-organisation)
Xero เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์จากนิวซีแลนด์ที่รองรับการจัดการหลายองค์กรในบัญชีผู้ใช้เดียว นักบัญชีสามารถสลับระหว่างบริษัทได้ง่าย และมีรายงานแบบ Multi-entity ผ่าน Add-on เช่น Syft Analytics หรือ Spotlight Reporting เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีธุรกรรมระหว่างประเทศ
2. QuickBooks Online (Multiple Companies)
QuickBooks Online รองรับหลายบริษัทในบัญชีเดียว แต่ต้องสมัครแยก Subscription ต่อบริษัท เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่เริ่มมีนิติบุคคลที่สองหรือสาม
3. NetSuite OneWorld
NetSuite เป็น ERP ระดับองค์กรที่มีโมดูล OneWorld สำหรับการจัดการหลายนิติบุคคล หลายสกุลเงิน และหลายประเทศ เหมาะกับ SME ที่มีการเติบโตสูงหรือมีแผนขยายออกต่างประเทศ
4. FlowAccount (สำหรับตลาดไทย)
FlowAccount เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่พัฒนาโดยคนไทย รองรับระบบภาษีของกรมสรรพากรอย่างครบถ้วน รวมถึงการออกใบกำกับภาษีและการยื่น VAT ปัจจุบันสามารถสร้างได้หลายบริษัทในอีเมลเดียว เหมาะกับ SME ที่ต้องการใช้โปรแกรมที่เข้าใจระบบภาษีไทย
การจัดการ Intercompany Transactions
ธุรกรรมระหว่างบริษัทในกลุ่ม (Intercompany Transactions) เป็นหัวใจสำคัญที่ระบบ Multi-Company ต้องจัดการได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างธุรกรรมที่พบบ่อย ได้แก่
- บริษัทแม่ให้กู้เงินหรือโอนเงินให้บริษัทลูก
- บริษัทในกลุ่มซื้อขายสินค้าหรือบริการระหว่างกัน
- การแบ่งปันค่าใช้จ่ายร่วม (Shared Services) เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าโฆษณา
- การจ่ายเงินปันผลจากบริษัทลูกสู่บริษัทแม่
ในด้านภาษี กรมสรรพากรกำหนดว่าธุรกรรมระหว่างบริษัทที่เกี่ยวข้องกัน (Related Party Transactions) ต้องเป็นราคาตลาด (Arm's Length Price) เพื่อป้องกันการโยกย้ายกำไรระหว่างบริษัทเพื่อลดภาษี การใช้โปรแกรมที่บันทึก Intercompany Transactions อัตโนมัติจะช่วยให้มีหลักฐานการทำธุรกรรมที่ชัดเจน
ประเด็นภาษีที่ SME ที่มีหลายนิติบุคคลต้องรู้
| ประเด็น | รายละเอียด |
|---|---|
| ภาษีเงินได้นิติบุคคล (CIT) | แต่ละนิติบุคคลยื่น ภ.ง.ด.50 แยกกัน SME อัตรา 0%/15%/20% ขึ้นกับกำไรสุทธิ |
| VAT | แต่ละบริษัทที่ยอดขายเกิน 1.8 ล้านบาทต้องจด VAT และยื่น ภ.พ.30 แยกกัน |
| Transfer Pricing | ธุรกรรมระหว่างกลุ่มต้องเป็นราคาตลาด มีเอกสารประกอบตามที่กรมสรรพากรกำหนด |
| งบการเงินรวม | บริษัทแม่ที่ถือหุ้นในบริษัทลูกเกิน 50% อาจต้องจัดทำงบรวมตามมาตรฐานบัญชี |
วิธีเลือกโปรแกรมบัญชี Multi-Company ที่เหมาะกับ SME
ในการเลือกโปรแกรม ควรพิจารณาปัจจัยดังนี้
- จำนวนนิติบุคคลในปัจจุบันและแผนขยายในอนาคต: บางโปรแกรมคิดค่าบริการต่อ Entity บางโปรแกรมคิดแบบ Flat Rate
- ความต้องการงบรวม: หากต้องนำเสนองบรวมกับนักลงทุนหรือธนาคาร ต้องเลือกระบบที่รองรับ Consolidation อัตโนมัติ
- การรองรับภาษีไทย: โปรแกรมต้องสร้างรายงานสำหรับ ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53 ได้ครบ
- จำนวนผู้ใช้และสิทธิ์: ระบบควรกำหนดได้ว่าผู้ใช้คนใดเข้าถึงข้อมูลบริษัทใดได้บ้าง
- ราคาและต้นทุนรวม: เปรียบเทียบ Total Cost of Ownership รวมค่า Implementation และค่าอบรม
สรุป
SME ที่มีหลายนิติบุคคลควรพิจารณาเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีแบบ Multi-Company เพื่อลดความซ้ำซ้อน ควบคุมข้อมูลการเงินได้ดีขึ้น และเตรียมพร้อมสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีของกรมสรรพากร การปรึกษาสำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์ด้านกลุ่มธุรกิจจะช่วยให้การวางระบบเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้องตามกฎหมาย
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง โปรแกรมบัญชีแบบ Multi-Company: เมื่อ SME มีหลายนิติบุคคลจะจัดการบัญชีอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
SME ที่มีบริษัท 2–3 แห่งจำเป็นต้องใช้โปรแกรม Multi-Company ไหม
แนะนำให้ใช้ เพราะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล และสามารถดูภาพรวมการเงินทั้งกลุ่มได้ง่าย โดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายระบบด้วยตนเอง ทำให้ปิดงบได้รวดเร็วขึ้น
โปรแกรมบัญชี Multi-Company ช่วยเรื่องการทำงบรวมได้อย่างไร
ระบบจะรวมงบการเงินของทุกบริษัทในกลุ่มโดยอัตโนมัติ พร้อมตัดรายการระหว่างกันออก (Elimination) เพื่อให้งบรวมสะท้อนผลประกอบการของกลุ่มธุรกิจโดยรวมอย่างถูกต้องตามมาตรฐานบัญชี
แต่ละบริษัทในกลุ่มยื่นภาษีแยกกันหรือรวมกัน
ยื่นแยกกันทุกบริษัท แต่ละนิติบุคคลต้องยื่น ภ.ง.ด.50 และ ภ.พ.30 ของตนเองกับกรมสรรพากร โปรแกรม Multi-Company ช่วยให้เตรียมรายงานภาษีของแต่ละบริษัทได้พร้อมกันในระบบเดียว
ธุรกรรมระหว่างบริษัทในกลุ่มต้องมีหลักฐานอะไรบ้าง
ต้องมีสัญญากู้ยืม สัญญาซื้อขาย หรือสัญญาบริการที่ระบุราคาตลาด พร้อมใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี (ถ้าจด VAT) ตามที่กรมสรรพากรกำหนดสำหรับธุรกรรมระหว่างผู้เกี่ยวข้องกัน
หากบริษัทในกลุ่มมียอดขายไม่ถึง 1.8 ล้านต้องจด VAT ไหม
ไม่จำเป็น หากยอดรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการยังไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี แต่ถ้าบริษัทอื่นในกลุ่มเกินเกณฑ์ บริษัทนั้นต้องจด VAT และยื่น ภ.พ.30 แยกต่างหากทุกเดือน
ควรปรึกษาใครก่อนเลือกโปรแกรมบัญชี Multi-Company
ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์ด้านกลุ่มธุรกิจ เพราะการตั้งค่าผังบัญชีและการจัดการธุรกรรมระหว่างกลุ่มต้องสอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชีไทยและข้อกำหนดของกรมสรรพากร