เอกสารบัญชีสูญหายน้ำท่วมไฟไหม้ระหว่างตรวจสอบภาษี ทำอย่างไร

เมื่อธุรกิจเจอน้ำท่วมหรือไฟไหม้จนเอกสารบัญชีเสียหาย หลายเจ้าของกิจการมักเข้าใจว่าเหตุสุดวิสัยแบบนี้จะได้รับการยกเว้นโดยอัตโนมัติ แต่ในทางกฎหมายไม่เป็นเช่นนั้น

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ยังกำหนดให้ต้องแจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในเวลาที่กำหนด และหากเหตุการณ์เกิดขึ้นระหว่างที่กรมสรรพากรกำลังตรวจสอบภาษีอยู่พอดี ธุรกิจยังมีความเสี่ยงถูกประเมินภาษีตามมาตรา 71(1)

แห่งประมวลรัษฎากร

ซึ่งคิดภาษีจากยอดรายรับก่อนหักรายจ่ายในอัตราร้อยละ 5 และแม้กฎหมายจะยังให้สิทธิอุทธรณ์ได้ แต่ในทางปฏิบัติพิสูจน์ตัวเลขให้ลดลงภายหลังได้ยากมากหากไม่มีเอกสารสนับสนุน

บทความนี้สรุปหน้าที่ตามกฎหมายและขั้นตอนที่เจ้าของ SME

ต้องทำทันทีเพื่อลดความเสียหายให้น้อยที่สุด

สารบัญบทความ

1. ทำไมเหตุสุดวิสัยไม่ใช่ข้ออ้างที่ไม่ต้องทำอะไรทางกฎหมาย
2. หน้าที่แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 15 วัน
3. เมื่อเอกสารหายระหว่างถูกตรวจสอบภาษี ความเสี่ยงตามมาตรา 71(1)
4. ขั้นตอนที่ควรทำทันทีเพื่อลดความเสี่ยง
5. ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ ระบบสำรองเอกสารที่ SME ควรมี
6. ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
7. แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

ทำไมเหตุสุดวิสัยไม่ใช่ข้ออ้างที่ไม่ต้องทำอะไรทางกฎหมาย

เมื่อโกดังสินค้าถูกน้ำท่วมหรือสำนักงานไฟไหม้จนเอกสารบัญชีเสียหายทั้งตู้ เจ้าของกิจการหลายคนเข้าใจว่านี่คือ "เหตุสุดวิสัย" ที่กฎหมายจะยกเว้นให้โดยอัตโนมัติ แต่ในความเป็นจริง

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ไม่ได้มีข้อยกเว้นให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด และนิติบุคคลอื่นตามที่กฎหมายกำหนด) หยุดปฏิบัติหน้าที่ทันที กลับกัน

กฎหมายกำหนดให้ต้อง "แจ้ง" ความเสียหายต่อทางราชการภายในเวลาที่กำหนด

และยังต้องพิสูจน์รายการทางบัญชีต่อกรมสรรพากรเหมือนเดิม เพียงแต่ใช้หลักฐานทดแทนแทนต้นฉบับที่หายไป

ตามมาตรา 14 แห่งพระราชบัญญัติเดียวกัน ธุรกิจต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี หมายความว่าเอกสารของ 3-4

ปีก่อนหน้ายังอยู่ในช่วงที่ต้องเก็บรักษาและอาจถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจสอบได้ทุกเมื่อ

หากไฟไหม้หรือน้ำท่วมทำลายเอกสารของปีเหล่านั้น ความเสี่ยงจึงไม่ได้จบลงพร้อมเหตุการณ์ แต่เพิ่งเริ่มต้นขึ้นจากจุดนั้น

หน้าที่แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 15 วัน

มาตรา 15 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดว่า เมื่อบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี (เจ้าหน้าที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า) เป็นหนังสือภายใน 15

วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายนั้น หนังสือแจ้งควรระบุช่วงเวลาของเอกสารที่หาย ประเภทเอกสาร สาเหตุ (น้ำท่วมหรือไฟไหม้) พร้อมแนบหลักฐาน เช่น ใบแจ้งความ

รายงานจากหน่วยดับเพลิงหรือหน่วยงานป้องกันและบรรเทาสาธารณภัย

ภาพถ่ายความเสียหาย หรือประกาศเขตพื้นที่ประสบภัยจากหน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น

การแจ้งนี้ไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้อ้างอิงภายหลัง ทั้งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเองและกับกรมสรรพากรหากมีการตรวจสอบภาษีตามมา

เพราะเป็นหลักฐานแสดงว่าเอกสารหายจากเหตุสุดวิสัยจริง ไม่ใช่การจงใจทำลายหรือปกปิดรายการ

การละเลยไม่แจ้งภายในกำหนดอาจทำให้เสียโอกาสอ้างเหตุสุดวิสัยอย่างเป็นทางการ และยังอาจเข้าข่ายความผิดตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ซึ่งมีบทกำหนดโทษไว้ในหมวดบทกำหนดโทษของพระราชบัญญัติ

โดยเฉพาะกรณีแจ้งข้อความอันเป็นเท็จเกี่ยวกับการสูญหายหรือเสียหายของเอกสาร ซึ่งมีโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ (มาตรา 33)

จึงควรแจ้งข้อมูลตามความเป็นจริงและภายในกำหนดเวลาเสมอ

เมื่อเอกสารหายระหว่างถูกตรวจสอบภาษี ความเสี่ยงตามมาตรา 71(1)

สถานการณ์ที่อันตรายที่สุดคือเอกสารสูญหายขณะกรมสรรพากรกำลังตรวจสอบอยู่พอดี เช่น มีหมายเรียกตามมาตรา 19 หรือมาตรา 23 แห่งประมวลรัษฎากร

ให้นำส่งบัญชีและเอกสารประกอบเพื่อตรวจความถูกต้องของแบบ ภ.ง.ด.50 หรือ ภ.ง.ด.51 ที่ยื่นไว้

หรือกระทบยอดรายงานภาษีซื้อ-ขายกับแบบ ภ.พ.30 ที่เคยยื่นแต่ละเดือน หากนำเอกสารมาแสดงต่อเจ้าพนักงานประเมินไม่ได้ กฎหมายให้อำนาจเจ้าพนักงานประเมินใช้มาตรา 71(1)

แห่งประมวลรัษฎากรได้ทันที

ภายใต้มาตรา 71(1) เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจประเมินภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตราร้อยละ 5 ของยอดรายรับก่อนหักรายจ่ายใดๆ หรือยอดขายก่อนหักรายจ่ายใดๆ ของรอบบัญชีนั้น

แล้วแต่จำนวนใดสูงกว่า

นั่นหมายความว่าต้องเสียภาษีจากยอดรายได้ทั้งก้อนโดยไม่มีสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายเลย ต่างจากการคำนวณภาษีปกติที่เสียจากกำไรสุทธิ

แม้กฎหมายจะยังเปิดช่องให้ยื่นอุทธรณ์คำสั่งประเมินตามมาตรา 71(1) ได้ตามมาตรา 71 วรรคสาม

แต่ในทางปฏิบัติการอุทธรณ์ให้ประสบผลสำเร็จมักต้องอาศัยบัญชีและเอกสารหลักฐานมายืนยันตัวเลขรายได้และรายจ่ายที่แท้จริง ซึ่งเป็นเรื่องยากมากหากเอกสารต้นฉบับสูญหายไปแล้วจริง

ความเสี่ยงนี้จึงยังคงรุนแรงในทางปฏิบัติ

แม้จะไม่ได้ถูกตัดสิทธิอุทธรณ์โดยเด็ดขาดก็ตาม

ขั้นตอนที่ควรทำทันทีเพื่อลดความเสี่ยง

เมื่อรู้ว่าเอกสารบัญชีเสียหายจากน้ำท่วมหรือไฟไหม้ ไม่ว่าจะมีการตรวจสอบภาษีค้างอยู่หรือไม่ ควรดำเนินการดังนี้ทันที

• แจ้งเจ้าหน้าที่สรรพากรผู้ดูแลหมายเรียก (ถ้ามีการตรวจสอบอยู่) เป็นหนังสือทันที พร้อมแนบหลักฐานเหตุสุดวิสัย และขอขยายระยะเวลานำส่งเอกสารหรือเข้าไต่สวนอย่างเป็นทางการ
• แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 15 วันตามมาตรา 15 พร้อมเก็บใบตอบรับการแจ้งไว้เป็นหลักฐาน
• รวบรวมหลักฐานทดแทนจากภายนอกให้มากที่สุด เช่น bank statement สำเนาใบกำกับภาษีและใบเสร็จจากคู่ค้า หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่คู่ค้าเก็บสำเนาไว้ และสำเนาแบบ ภ.พ.30 หรือ ภ.ง.ด.50 ที่เคยยื่นไว้กับกรมสรรพากร
• จัดทำบันทึกสรุปเหตุการณ์ ระบุวันที่เกิดเหตุ รายการเอกสารที่เสียหาย ช่วงเวลา และมูลค่าโดยประมาณ พร้อมลงลายมือชื่อผู้รับผิดชอบ
• ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีทันที เพื่อประเมินผลกระทบต่องบการเงินและความเสี่ยงทางภาษีก่อนสรุปตัวเลขใดๆ กับเจ้าหน้าที่ เนื่องจากรายละเอียดขั้นตอนอาจแตกต่างกันไปตามข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี

ต้องแจ้งใคร	ต้องทำอะไร	กรอบเวลา
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (สารวัตรใหญ่บัญชี/สารวัตรบัญชี)	แจ้งเป็นหนังสือว่าบัญชีหรือเอกสารสูญหายหรือเสียหาย พร้อมหลักฐานเหตุสุดวิสัย	ภายใน 15 วันนับแต่ทราบเหตุ (มาตรา 15)
เจ้าหน้าที่สรรพากรผู้ออกหมายเรียก (ถ้ามีคดีตรวจสอบอยู่)	แจ้งเหตุสุดวิสัยและขอขยายเวลานำส่งเอกสารหรือเข้าไต่สวน	ทันทีที่ทราบเหตุ ก่อนครบกำหนดในหมายเรียก
หน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น/หน่วยดับเพลิง	ขอหนังสือรับรองพื้นที่ประสบภัยหรือรายงานเหตุไฟไหม้เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบ	ตามรอบเวลาที่หน่วยงานออกเอกสารให้

ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ ระบบสำรองเอกสารที่ SME ควรมี

วิธีที่ลดความเสียหายได้ดีที่สุดคือการไม่ให้เอกสารต้นฉบับเป็นสำเนาเดียวที่มีอยู่ในโลก ธุรกิจควรสแกนเอกสารสำคัญเก็บขึ้นระบบคลาวด์หรือระบบบัญชีออนไลน์ทุกเดือน

แยกไฟล์สำรองไว้คนละสถานที่กับต้นฉบับกระดาษ และพิจารณาใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

(e-Tax Invoice) กับคู่ค้าที่รองรับ เพื่อให้มีสำเนาอยู่ในระบบของกรมสรรพากรควบคู่ไปด้วย ไม่ต้องพึ่งเอกสารกระดาษเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป

สุดท้าย การส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีตรวจและบันทึกทุกเดือนแทนการกองเก็บไว้รอสิ้นปี ก็เป็นเกราะป้องกันสำคัญ เพราะถ้าเกิดเหตุสุดวิสัยขึ้นจริง

อย่างน้อยที่สุดยังมีข้อมูลบันทึกไว้ในระบบบัญชีที่กระทบยอดไว้แล้ว

ไม่ต้องเริ่มต้นกู้หลักฐานจากศูนย์เพียงลำพัง บทความนี้เป็นข้อมูลให้ความรู้ทั่วไป แต่ละกรณีมีข้อเท็จจริงต่างกัน จึงควรปรึกษาผู้ทำบัญชี ผู้สอบบัญชี

หรือที่ปรึกษาภาษีเพื่อประเมินสถานการณ์เฉพาะของกิจการก่อนตัดสินใจ

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง เอกสารบัญชีสูญหายน้ำท่วมไฟไหม้ระหว่างตรวจสอบภาษี ทำอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์

เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เอกสารบัญชีถูกไฟไหม้หรือน้ำท่วมเสียหาย ต้องแจ้งหน่วยงานไหนก่อน

ต้องแจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี) เป็นหนังสือภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบเหตุ ตามมาตรา 15 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

และหากขณะนั้นมีหมายเรียกตรวจสอบภาษีค้างอยู่

ต้องแจ้งเจ้าหน้าที่สรรพากรผู้รับผิดชอบคดีเป็นหนังสือทันทีด้วยเช่นกัน

ถ้าพิสูจน์เอกสารไม่ได้ระหว่างถูกตรวจสอบภาษี จะถูกประเมินภาษีอย่างไร

เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจใช้มาตรา 71(1) แห่งประมวลรัษฎากร ประเมินภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตราร้อยละ 5 ของยอดรายรับหรือยอดขายก่อนหักรายจ่ายใดๆ ของรอบบัญชีนั้น

แล้วแต่จำนวนใดสูงกว่า ซึ่งรุนแรงกว่าการเสียภาษีจากกำไรสุทธิตามปกติมาก

แม้กฎหมายจะยังให้สิทธิยื่นอุทธรณ์คำสั่งประเมินนี้ได้ตามมาตรา 71 วรรคสาม แต่การอุทธรณ์ให้เป็นผลสำเร็จก็ยังต้องใช้หลักฐานทางบัญชีมาพิสูจน์ตัวเลขที่แท้จริง

ซึ่งยากมากหากเอกสารต้นฉบับสูญหายไปแล้ว

เหตุสุดวิสัยอย่างน้ำท่วมไฟไหม้ทำให้ได้รับการยกเว้นไม่ต้องพิสูจน์เอกสารเลยหรือไม่

ไม่ กฎหมายภาษีไม่มีข้อยกเว้นอัตโนมัติให้เหตุสุดวิสัย ผู้เสียภาษียังมีภาระต้องพิสูจน์รายการด้วยหลักฐานทดแทนเท่าที่ทำได้ เช่น bank statement สำเนาใบกำกับภาษีจากคู่ค้า

และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย

พร้อมแจ้งเจ้าหน้าที่และขอขยายเวลาอย่างเป็นทางการ เพื่อลดโอกาสถูกประเมินตามมาตรา 71(1)

ไม่แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเมื่อเอกสารบัญชีสูญหาย มีความผิดหรือไม่

มี พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดหน้าที่ต้องแจ้งการสูญหายหรือเสียหายของบัญชีต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายใน 15 วันตามมาตรา 15

หากแจ้งข้อความอันเป็นเท็จเกี่ยวกับการสูญหายหรือเสียหายนั้น มีโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน

หรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ตามมาตรา 33 ส่วนกรณีไม่แจ้งหรือแจ้งล่าช้าเกินกำหนดโดยไม่มีเหตุอันสมควรก็อาจเข้าข่ายความผิดตามพระราชบัญญัตินี้ได้เช่นกัน

จึงควรรีบแจ้งตามข้อเท็จจริงทันทีที่ทราบเหตุ

แม้ยังไม่มีการตรวจสอบภาษีเกิดขึ้นในขณะนั้นก็ตาม

เจ้าของธุรกิจที่ต้องการมีที่ปรึกษาช่วยดูภาพรวมภาษีทั้งปีแทนการแก้ปัญหาเป็นครั้งคราว สามารถให้ทีมที่ปรึกษาภาษี A Plus Me ช่วยวางแผนให้เป็นระบบและตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน