Internal Control ในกระบวนการจัดซื้อ: Checklist ที่ SME ใช้ป้องกันการจ่ายเงินเกิน

กระบวนการจัดซื้อเป็นหนึ่งในจุดเสี่ยงด้านทุจริตที่พบบ่อยที่สุดในธุรกิจ SME หากขาดระบบการควบคุมภายในที่ดี เงินของธุรกิจอาจสูญหายผ่านการจ่ายเกิน การสั่งซื้อโดยไม่จำเป็น

หรือการรับสินค้าที่ไม่ตรงกับที่สั่ง

ทำไมกระบวนการจัดซื้อจึงเป็นจุดเสี่ยงสำคัญของ SME

การจัดซื้อ (Procurement) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายเงินของธุรกิจโดยตรง ตั้งแต่การสั่งซื้อวัตถุดิบ สินค้า ไปจนถึงการจ้างบริการต่าง ๆ ในธุรกิจ SME

ที่มีพนักงานน้อยและระบบควบคุมไม่เพียงพอ

ความเสี่ยงทุจริตและการจ่ายเงินเกินมักเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ ได้แก่ การสั่งซื้อเกินความต้องการจริงเพื่อรับค่านายหน้าจากผู้ขาย การจ่ายชำระใบแจ้งหนี้ซ้ำ (Duplicate Payment)

การรับสินค้าจริงน้อยกว่าที่สั่งแต่จ่ายเต็มจำนวน

การใช้ผู้ขายที่เป็นบุคคลเกี่ยวข้องกับพนักงานโดยไม่เปิดเผย และการปลอมแปลงใบแจ้งหนี้

สถิติจาก ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) ระบุว่าการทุจริตด้านการจัดซื้อเป็นหนึ่งในประเภทที่พบบ่อยที่สุดและสร้างความเสียหายสูงสุดในธุรกิจขนาดเล็ก

ระบบการควบคุมภายใน (Internal Control) ที่ดีจึงเป็นเกราะป้องกันที่จำเป็น

วงจรการจัดซื้อที่มีการควบคุมภายใน (Procure-to-Pay Cycle)

กระบวนการจัดซื้อที่มีการควบคุมภายในที่ดีประกอบด้วย 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

ขั้นที่ 1: การขอซื้อ (Purchase Requisition)

พนักงานที่ต้องการสินค้าหรือบริการต้องกรอก ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ซึ่งระบุรายการ จำนวน และเหตุผลความจำเป็น และส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตามวงเงินที่กำหนด

ห้ามสั่งซื้อโดยตรงกับผู้ขายโดยไม่ผ่านกระบวนการนี้

ขั้นที่ 2: การออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อหรือผู้รับผิดชอบต้องออก ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) ที่ระบุรายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย เงื่อนไขการชำระ และระยะเวลาส่งมอบ PO

ต้องมีเลขที่อ้างอิงที่ไม่ซ้ำกัน และต้องส่งให้ผู้ขายก่อนดำเนินการ

ขั้นที่ 3: การรับสินค้า (Goods Receipt)

พนักงานที่รับสินค้าต้องตรวจนับและตรวจสอบคุณภาพจริงก่อนลงชื่อรับ เปรียบเทียบกับ PO และบันทึกในระบบทันที สิ่งสำคัญคือผู้รับสินค้าต้องเป็นคนละคนกับผู้สั่งซื้อ

เพื่อป้องกันการสมรู้ร่วมคิด

ขั้นที่ 4: การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ (Invoice Verification)

เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย ต้องทำการ Three-Way Matching คือเปรียบเทียบ PO กับใบรับสินค้ากับใบแจ้งหนี้ให้ตรงกันก่อนอนุมัติชำระ

หากมีความแตกต่างต้องระงับการจ่ายและสอบถามผู้ขายก่อน

ขั้นที่ 5: การจ่ายเงิน (Payment)

การจ่ายเงินต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามวงเงิน และชำระผ่านช่องทางที่ตรวจสอบได้ (โอนธนาคาร ไม่ใช่เงินสด) พร้อมบันทึกเลขที่ธุรกรรมในระบบ

Checklist การควบคุมภายในกระบวนการจัดซื้อสำหรับ SME

การกำหนดวงเงินอนุมัติที่เหมาะสมสำหรับ SME

หนึ่งในเครื่องมือควบคุมภายในที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดวงเงินอนุมัติ (Approval Authority) ที่ชัดเจน ตัวอย่างสำหรับ SME ที่มีพนักงาน 10–50 คน

• ไม่เกิน 5,000 บาท: หัวหน้าแผนกอนุมัติได้
• 5,001–50,000 บาท: ผู้จัดการทั่วไปอนุมัติ
• 50,001–500,000 บาท: กรรมการบริหารอนุมัติ
• เกิน 500,000 บาท: กรรมการบริษัทอนุมัติ

วงเงินเหล่านี้ควรสอดคล้องกับนโยบายลายลักษณ์อักษรที่พนักงานทุกคนได้รับทราบ

ประเด็นภาษีที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ

ระบบการควบคุมภายในกระบวนการจัดซื้อยังมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดภาษีของกรมสรรพากรดังนี้

• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax): การจ่ายค่าบริการ ค่าเช่า ค่าจ้าง ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กำหนด (เช่น 3% สำหรับค่าบริการทั่วไป) และนำส่งกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ระบบควบคุมต้องมีรายการตรวจสอบว่าจ่ายค่าอะไรและหัก WHT ถูกต้องหรือไม่
• VAT Input Tax: ใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จด VAT ต้องมีข้อมูลครบตามที่กรมสรรพากรกำหนด (rd.go.th) จึงจะนำมาขอคืน VAT หรือหักลบจาก VAT Output ได้ หากใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง จะเสียสิทธิ์ขอคืนภาษี
• หลักฐานค่าใช้จ่ายทางภาษี: ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อที่จะนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ต้องมีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง และค่าใช้จ่ายนั้นต้องเกี่ยวเนื่องกับการประกอบกิจการโดยตรง

สัญญาณเตือนภัย (Red Flags) ในกระบวนการจัดซื้อ

ผู้ประกอบการ SME ควรระวังสัญญาณเหล่านี้ที่บ่งชี้ว่าอาจมีปัญหาการควบคุมภายในในกระบวนการจัดซื้อ

• ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มี PO อ้างอิง หรือ PO ออกหลังจากได้รับสินค้าแล้ว
• ผู้ขายที่ไม่มีที่อยู่ชัดเจน ไม่มีเว็บไซต์ หรือติดต่อได้เฉพาะทางโทรศัพท์มือถือ
• ราคาสินค้าที่เปลี่ยนแปลงบ่อยโดยไม่มีเหตุผล หรือแตกต่างจากราคาตลาดมาก
• พนักงานจัดซื้อที่ปฏิเสธการตรวจสอบหรือหลีกเลี่ยงการทำ Three-Way Matching
• การจ่ายเงินสด แทนการโอนธนาคาร สำหรับรายการที่มีมูลค่าสูง

การตรวจสอบภายในประจำปีสำหรับกระบวนการจัดซื้อ

นอกจาก Checklist รายวันและรายเดือน SME ควรทำการตรวจสอบประจำปีโดยสำนักงานบัญชีหรือผู้ตรวจสอบภายนอก เพื่อ

• ทบทวนรายชื่อผู้ขายทั้งหมดและตรวจสอบว่ายังเป็นปัจจุบัน
• วิเคราะห์รายการจัดซื้อตามผู้ขาย ประเภทสินค้า และจำนวน เพื่อหาความผิดปกติ
• ตรวจสอบว่ากระบวนการทุกขั้นตอนยังสอดคล้องกับนโยบายที่กำหนด
• ปรับปรุงวงเงินอนุมัติและนโยบายให้เหมาะสมกับขนาดธุรกิจที่เปลี่ยนไป

สรุป

การควบคุมภายในในกระบวนการจัดซื้อเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับ SME ทุกขนาด Checklist ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอจะช่วยป้องกันการจ่ายเงินเกิน ลดความเสี่ยงทุจริต

และสร้างหลักฐานการจัดซื้อที่ถูกต้องสำหรับการยื่นภาษีและการตรวจสอบจากกรมสรรพากร ธุรกิจที่มีระบบที่ดีจะสามารถตรวจจับปัญหาได้ก่อนที่ความเสียหายจะสะสมจนยากแก้ไข

สำหรับธุรกิจที่ต้องการเห็นตัวเลขรายเดือนชัดเจนขึ้น สามารถให้ทีมรับทำบัญชีของ A Plus Me เข้ามาช่วยดูแลเอกสาร บันทึกรายการ และสรุปภาษีในแต่ละเดือน