FlowAccount คือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ยอดนิยมของไทยที่ออกแบบมาสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและกลาง แม้คุณจะไม่มีพื้นฐานบัญชีเลยก็สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ภายในวันเดียว
ทำไม SME ถึงเลือก FlowAccount
FlowAccount ถูกพัฒนาโดยบริษัทไทย เน้นรองรับมาตรฐานบัญชีและภาษีของประเทศไทยโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แบบ ภ.พ.30 รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53) หรือการจัดทำงบการเงินตามมาตรฐาน สิ่งเหล่านี้ถูกรองรับไว้ครบถ้วนในระบบ ทำให้เจ้าของธุรกิจที่ไม่มีนักบัญชีประจำสามารถจัดการเอกสารการเงินเบื้องต้นได้เองโดยไม่ต้องเรียนบัญชีมาก่อน
นอกจากนี้ FlowAccount ยังมีแผน Free Trial ที่ให้ทดลองใช้ฟีเจอร์เต็มรูปแบบ 30 วัน เหมาะสำหรับ SME ที่ต้องการทดสอบก่อนตัดสินใจสมัครแผนเสียเงิน และรองรับการเชื่อมต่อกับสำนักงานบัญชีที่ใช้ระบบเดียวกัน ทำให้การส่งข้อมูลให้นักบัญชีรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
ก่อนเริ่มต้น: สิ่งที่ต้องเตรียม
ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการตั้งค่า ให้เตรียมข้อมูลต่อไปนี้ให้พร้อม เพื่อให้กระบวนการรวดเร็วและไม่ต้องกลับมาแก้ไขภายหลัง
- เลขทะเบียนนิติบุคคล (เลข 13 หลัก) หรือเลขบัตรประชาชนหากเป็นบุคคลธรรมดา
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (ถ้ามี)
- เลขทะเบียน VAT (ถ้าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- ที่อยู่บริษัทที่ถูกต้องตามหนังสือรับรอง
- โลโก้บริษัทในรูปแบบ PNG หรือ JPG (สำหรับใส่ในเอกสาร)
- ข้อมูลบัญชีธนาคารของบริษัท
- ข้อมูลลูกค้าและผู้จัดหาสินค้าหลัก (ถ้ามี)
ขั้นตอนที่ 1: สมัครสมาชิกและเข้าสู่ระบบ
เข้าไปที่เว็บไซต์ FlowAccount.com แล้วคลิก "ทดลองใช้ฟรี" หรือ "เริ่มต้นใช้งาน" จากนั้นกรอกข้อมูลส่วนตัว ได้แก่ ชื่อ อีเมล และรหัสผ่าน ระบบจะส่งอีเมลยืนยันมาให้ ให้คลิกลิงก์ในอีเมลเพื่อเปิดใช้งานบัญชี จากนั้นเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่านที่ตั้งไว้
เมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก ระบบจะมี Wizard ช่วยนำทางการตั้งค่าเบื้องต้น แนะนำให้ทำตามขั้นตอนที่ระบบแนะนำเพื่อให้ครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดข้อมูลบริษัท
หลังเข้าสู่ระบบ ให้ไปที่ "ตั้งค่า" หรือ "Settings" แล้วเลือก "ข้อมูลบริษัท" กรอกข้อมูลดังต่อไปนี้ให้ครบถ้วนและถูกต้อง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏในเอกสารทุกฉบับที่ออกจากระบบ
- ชื่อบริษัท: ต้องตรงกับหนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ทุกตัวอักษร
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: กรอกเลข 13 หลักให้ถูกต้อง สำคัญมากสำหรับใบกำกับภาษี
- ที่อยู่: ต้องตรงกับที่อยู่ที่จดทะเบียนกับกรมสรรพากร (rd.go.th)
- เบอร์โทรศัพท์และอีเมล: ใช้สำหรับการติดต่อในเอกสาร
- สาขา: ระบุ "สำนักงานใหญ่" หรือเลขสาขา ถ้ามีหลายสาขา
อย่าลืมอัปโหลดโลโก้บริษัทเพื่อให้เอกสารดูเป็นมืออาชีพ ระบบรองรับไฟล์ PNG, JPG ขนาดไม่เกิน 2 MB
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าภาษี
ส่วนนี้สำคัญมากสำหรับ SME เพราะจะกำหนดว่าระบบจะคำนวณภาษีอย่างไรในเอกสารทุกฉบับ
- VAT: เลือกว่าธุรกิจของคุณ "จดทะเบียน VAT" หรือ "ไม่จดทะเบียน VAT" หากจดทะเบียนแล้ว ให้กรอกเลขทะเบียน VAT และระบุอัตราภาษี (ปัจจุบัน 7%) ระบบจะคำนวณ VAT อัตโนมัติในใบกำกับภาษีทุกใบ
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT): กำหนดค่าเริ่มต้นสำหรับการหักภาษี ณ ที่จ่าย เช่น 3% สำหรับค่าบริการ หรือ 5% สำหรับค่าเช่า ตามประมวลรัษฎากรของกรมสรรพากร
- รอบบัญชี: โดยปกติเป็นวันที่ 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนทั่วไป
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งผังบัญชี
ผังบัญชี (Chart of Accounts) คือหัวใจของระบบบัญชี FlowAccount มีผังบัญชีมาตรฐานให้เลือกใช้งานได้เลย ซึ่งเหมาะสำหรับ SME ทั่วไป ประกอบด้วย
- หมวดสินทรัพย์ (Assets)
- หมวดหนี้สิน (Liabilities)
- หมวดส่วนของเจ้าของ (Equity)
- หมวดรายได้ (Revenue)
- หมวดค่าใช้จ่าย (Expenses)
SME ที่เพิ่งเริ่มต้นสามารถใช้ผังบัญชีมาตรฐานได้โดยไม่ต้องแก้ไขมาก แต่หากธุรกิจมีลักษณะเฉพาะ เช่น ธุรกิจผลิตสินค้า หรือธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ อาจต้องเพิ่มบัญชีย่อยเพิ่มเติม แนะนำให้ปรึกษานักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีก่อนปรับแต่ง
ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มข้อมูลสินค้าและบริการ
ไปที่เมนู "สินค้า" หรือ "Product" เพื่อเพิ่มรายการสินค้าหรือบริการที่คุณขาย ข้อมูลที่ต้องกรอก ได้แก่
- รหัสสินค้า (SKU) ถ้ามี
- ชื่อสินค้าหรือบริการ
- ราคาขายต่อหน่วย
- หน่วยนับ เช่น ชิ้น กล่อง ชั่วโมง
- หมวดบัญชีรายได้ที่เชื่อมโยง
- อัตราภาษีที่ใช้ (VAT หรือ ไม่มี VAT)
การตั้งค่าสินค้าที่ดีจะช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีเร็วขึ้นมาก เพียงเลือกสินค้าจากรายการแล้วระบบจะดึงข้อมูลราคาและภาษีมาให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มข้อมูลลูกค้าและผู้จัดหาสินค้า
ไปที่เมนู "ผู้ติดต่อ" เพื่อเพิ่มข้อมูลลูกค้า (Customer) และผู้จัดหาสินค้า (Supplier) ข้อมูลที่ควรกรอก
- ชื่อบริษัทหรือบุคคล
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (สำคัญสำหรับออกใบกำกับภาษีและใบหัก ณ ที่จ่าย)
- ที่อยู่สำหรับระบุในเอกสาร
- เบอร์โทรศัพท์และอีเมล
- เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น ชำระทันที หรือ Net 30 วัน
ขั้นตอนที่ 7: ออกเอกสารฉบับแรก
เมื่อตั้งค่าพื้นฐานครบแล้ว ให้ทดลองออกเอกสารฉบับแรก เริ่มจากใบเสนอราคา (Quotation) หรือใบแจ้งหนี้ (Invoice) โดย
- ไปที่เมนู "การขาย" หรือ "Sales"
- คลิก "สร้างใหม่"
- เลือกลูกค้าจากรายการที่เพิ่มไว้
- เลือกสินค้าหรือบริการ
- ตรวจสอบการคำนวณ VAT และยอดรวม
- บันทึกและ PDF ออกมาตรวจสอบ
ตรวจสอบว่าเอกสารมีรายการครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด ได้แก่ ชื่อผู้ซื้อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ เลขที่เอกสาร วันที่ รายการ และมูลค่าภาษี
ข้อผิดพลาดที่ SME มักทำในวันแรก
- กรอกที่อยู่บริษัทไม่ตรงกับทะเบียน: ทำให้ใบกำกับภาษีอาจถูกปฏิเสธเมื่อลูกค้านำไปขอคืน VAT
- ลืมกรอกเลขทะเบียน VAT: เอกสารที่ออกมาจะไม่ใช่ใบกำกับภาษีตามกฎหมาย
- ตั้งค่าภาษีผิด: เช่น ตั้งเป็น "ราคารวมภาษี" แต่ควรเป็น "ราคาไม่รวมภาษี" หรือกลับกัน ทำให้ยอดผิดพลาด
- ไม่ตั้งรอบบัญชี: ข้อมูลรายงานจะไม่ตรงกับงวดบัญชีจริง
การเชื่อมต่อกับสำนักงานบัญชี
FlowAccount มีฟีเจอร์ "Accountant Access" ที่ให้คุณมอบสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลให้กับสำนักงานบัญชีได้โดยตรง โดยนักบัญชีจะสามารถดูและดาวน์โหลดรายงาน ตรวจสอบรายการบัญชี และนำข้อมูลไปจัดทำงบการเงินได้ ทำให้ประหยัดเวลาในการส่งเอกสารและลดความผิดพลาดจากการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ
หากคุณยังไม่มีสำนักงานบัญชี สามารถหาข้อมูลสำนักงานบัญชีที่รองรับ FlowAccount ได้จากเว็บไซต์ของ FlowAccount เองซึ่งมีรายชื่อพาร์ทเนอร์
สรุป
การตั้งค่า FlowAccount ครั้งแรกไม่ใช่เรื่องยากหากเตรียมข้อมูลมาให้พร้อม ขั้นตอนหลักคือ กรอกข้อมูลบริษัทให้ถูกต้อง ตั้งค่าภาษีให้ตรงกับสถานะของธุรกิจ เพิ่มสินค้าและผู้ติดต่อ แล้วทดลองออกเอกสารฉบับแรก การลงทุนเวลาในการตั้งค่าที่ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยป้องกันปัญหาเอกสารผิดพลาดในระยะยาว และทำให้การยื่นภาษีกับกรมสรรพากรเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง ตั้งค่า FlowAccount ครั้งแรก: คู่มือ Step-by-Step สำหรับ SME ที่ไม่มีพื้นฐานบัญชี ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
FlowAccount เหมาะกับธุรกิจประเภทใดบ้าง?
FlowAccount เหมาะกับธุรกิจ SME ทุกประเภท ทั้งร้านค้า บริษัทบริการ ฟรีแลนซ์ และกิจการค้าส่ง ที่ต้องการระบบบัญชีออนไลน์ที่รองรับมาตรฐานภาษีไทยโดยไม่จำเป็นต้องมีนักบัญชีประจำ
ต้องมีพื้นฐานบัญชีก่อนไหมถึงจะใช้ FlowAccount ได้?
ไม่จำเป็น FlowAccount ออกแบบมาให้เจ้าของธุรกิจที่ไม่มีพื้นฐานบัญชีสามารถใช้งานได้ทันที เพราะระบบจะช่วยคำนวณภาษีและออกเอกสารตามมาตรฐานให้อัตโนมัติ
FlowAccount รองรับ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายไหม?
รองรับครบถ้วน ทั้งการออกใบกำกับภาษี VAT 7% ตามกรมสรรพากร การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% และ 5% รวมถึงการจัดทำรายงาน ภ.พ.30 และ ภ.ง.ด. ต่างๆ
ข้อมูลในระบบ FlowAccount ปลอดภัยไหม?
ข้อมูลถูกเข้ารหัสและจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัย มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานและนักบัญชีได้แยกต่างหาก
ถ้าเปลี่ยนมาจากระบบเดิมต้องทำอย่างไร?
FlowAccount รองรับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel และระบบอื่นผ่านไฟล์ CSV ควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดยอดยกมาต้นงวด แล้วค่อยบันทึกรายการใหม่ในระบบตั้งแต่วันที่เริ่มใช้งาน
FlowAccount สามารถเชื่อมต่อกับสำนักงานบัญชีได้ไหม?
ได้ FlowAccount มีฟีเจอร์ Accountant Access ที่ให้คุณมอบสิทธิ์แก่สำนักงานบัญชีเพื่อเข้าถึงข้อมูลโดยตรง ช่วยประหยัดเวลาในการส่งเอกสารและลดความผิดพลาดจากการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ
ค่าใช้จ่ายของ FlowAccount เท่าไหร่และมีแผนฟรีไหม?
FlowAccount มีแผนฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมาก และแผนที่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นประมาณ 299 บาทต่อเดือน พร้อม Free Trial 30 วันสำหรับทดลองฟีเจอร์เต็มรูปแบบก่อนตัดสินใจสมัคร