คำตอบสั้นๆ คือ นิติบุคคลอาคารชุดต้องแยกบัญชี "เงินกองทุน" ที่เก็บครั้งเดียวตอนซื้อห้องออกจาก "ค่าส่วนกลาง" ที่เก็บเป็นรายเดือน/รายปี เพราะสองรายการนี้มีลักษณะทางบัญชีต่างกัน และต้องตรวจสอบด้วยว่านิติบุคคลอาคารชุดมีรายได้ที่เข้าข่ายต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือไม่ เพราะแม้จะไม่แสวงหากำไร แต่ก็มีบางกรณีที่ต้องเสียภาษี

นิติบุคคลอาคารชุดคืออะไร มีหน้าที่ทางบัญชีแค่ไหน

นิติบุคคลอาคารชุดจัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติอาคารชุด เพื่อบริหารจัดการทรัพย์สินส่วนกลางของอาคารชุด เช่น ลิฟต์ ระบบไฟฟ้าส่วนกลาง สระว่ายน้ำ และพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ แม้จะไม่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อแสวงหากำไรเหมือนบริษัททั่วไป แต่ก็ยังมีหน้าที่จัดทำบัญชีรับ-จ่ายและงบการเงินประจำปีเพื่อรายงานต่อเจ้าของร่วมในที่ประชุมใหญ่สามัญประจำปี

รายได้หลักของนิติบุคคลอาคารชุดมาจากสองแหล่งใหญ่คือ เงินกองทุนที่เก็บครั้งเดียวตอนโอนกรรมสิทธิ์ห้องชุด และค่าใช้จ่ายส่วนกลางที่เก็บเป็นรายเดือนหรือรายปีตามพื้นที่ห้องชุด (ตารางเมตร) ของเจ้าของร่วมแต่ละราย

เงินกองทุน (Sinking Fund) บันทึกอย่างไร

เงินกองทุนเป็นเงินที่เจ้าของร่วมจ่ายครั้งเดียวตอนซื้อห้องชุด เพื่อเป็นเงินสำรองไว้ใช้ซ่อมแซมบำรุงรักษาทรัพย์สินส่วนกลางในระยะยาว เช่น เปลี่ยนลิฟต์ ทาสีอาคารใหม่ หรือซ่อมโครงสร้าง เงินก้อนนี้ทางบัญชีจะบันทึกเป็น "ทุนสำรอง" หรือ "เงินกองทุน" ในส่วนของทุน ไม่ใช่รายได้ในงบกำไรขาดทุน เพราะมีวัตถุประสงค์เฉพาะและไม่ได้ใช้จ่ายเป็นค่าใช้จ่ายดำเนินงานประจำ

ข้อควรระวังเรื่องเงินกองทุน

เมื่อนำเงินกองทุนไปใช้จ่ายซ่อมบำรุงใหญ่ ควรบันทึกเป็นรายจ่ายลงทุนหรือค่าซ่อมบำรุงที่หักออกจากยอดเงินกองทุนโดยตรง ไม่ปะปนกับค่าใช้จ่ายส่วนกลางประจำเดือน เพื่อให้เห็นยอดเงินกองทุนคงเหลือที่แท้จริงเสมอ

ค่าส่วนกลาง (Common Area Fee) รับรู้เป็นรายได้ตามงวด

ค่าส่วนกลางที่เก็บจากเจ้าของร่วมเป็นรายเดือนหรือรายปี ถือเป็นรายได้ของนิติบุคคลอาคารชุดที่รับรู้ตามงวดเวลาที่ให้บริการดูแลทรัพย์ส่วนกลาง หากเก็บล่วงหน้าเป็นรายปี ควรทยอยรับรู้เป็นรายได้ตามสัดส่วนเดือนที่ผ่านไปจริง โดยส่วนที่ยังไม่ถึงกำหนดให้บันทึกเป็น "รายได้ค่าส่วนกลางรับล่วงหน้า" (หนี้สิน)

ค่าใช้จ่ายที่นำมาหักจากรายได้ค่าส่วนกลาง ได้แก่ เงินเดือนพนักงานส่วนกลาง (รปภ. แม่บ้าน ช่าง) ค่าไฟฟ้าส่วนกลาง ค่าน้ำ ค่าประกันภัยอาคาร ค่าซ่อมบำรุงเล็กน้อยประจำเดือน และค่าใช้จ่ายบริหารจัดการนิติบุคคล

ประเด็นภาษีเงินได้ที่ต้องตรวจสอบให้ดี

ตามคำวินิจฉัยของคณะกรรมการวินิจฉัยภาษีอากรที่ 33/2540 นิติบุคคลอาคารชุดที่จัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติอาคารชุดและดำเนินกิจการเฉพาะตามวัตถุประสงค์ของกฎหมายอาคารชุด ไม่เข้าลักษณะเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลตามมาตรา 39 แห่งประมวลรัษฎากร จึงไม่มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคลตามมาตรา 65 และมาตรา 66 สำหรับเงินกองทุน ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง และค่าสาธารณูปโภคที่เก็บจากเจ้าของร่วมเพื่อใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว และไม่เข้าข่ายเป็นผู้ประกอบการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 77/2 สำหรับเงินรายการเหล่านี้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม รายได้ที่ไม่ใช่ค่าส่วนกลางโดยตรง เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร ค่าเช่าพื้นที่ส่วนกลางให้บุคคลภายนอกทำร้านค้า หรือค่าเช่าป้ายโฆษณา อาจเข้าข่ายต้องนำมาพิจารณาภาระภาษีแยกต่างหาก (เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากอาจถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย) จึงควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อตรวจสอบเป็นรายกรณีตามลักษณะรายได้จริงของแต่ละนิติบุคคล

VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่เกี่ยวข้อง

นิติบุคคลอาคารชุดเมื่อว่าจ้างบริษัทบริหารจัดการอาคาร (Property Management) บริษัทรักษาความปลอดภัย หรือบริษัททำความสะอาด ต้องพิจารณาว่าค่าจ้างดังกล่าวเข้าข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้หรือไม่ เช่น ค่าจ้างบริการทั่วไปมักหักในอัตรา 3% และหากผู้รับจ้างเป็นผู้ประกอบการจด VAT ก็ต้องเรียกใบกำกับภาษีเพื่อใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง แม้ตัวนิติบุคคลอาคารชุดเองจะไม่ได้จด VAT ก็ตาม เนื่องจากรายได้ค่าส่วนกลางไม่ใช่ฐานภาษีมูลค่าเพิ่ม

เอกสารที่นิติบุคคลอาคารชุดควรเก็บให้ครบ

  • มติที่ประชุมใหญ่เกี่ยวกับอัตราค่าส่วนกลางและการใช้เงินกองทุน
  • ใบเสร็จรับเงินค่าส่วนกลางแยกตามห้องชุดและงวดเดือน
  • สัญญาจ้างบริษัทบริหารจัดการอาคาร บริษัทรักษาความปลอดภัย และผู้รับเหมาซ่อมบำรุง
  • หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ออกให้ผู้รับจ้างแต่ละราย
  • รายงานยอดเงินกองทุนคงเหลือและการใช้จ่ายเงินกองทุนแยกจากค่าส่วนกลางประจำ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

  • นำเงินกองทุนมาปะปนกับค่าส่วนกลางประจำเดือน ทำให้ไม่รู้ยอดเงินสำรองที่แท้จริง
  • ไม่หักภาษี ณ ที่จ่ายค่าจ้างบริษัทบริหารจัดการอาคารหรือผู้รับเหมาซ่อมบำรุง
  • รับรู้ค่าส่วนกลางที่เก็บล่วงหน้าทั้งปีเป็นรายได้ทันทีโดยไม่ทยอยรับรู้ตามงวด
  • ไม่แยกรายได้อื่นที่ไม่ใช่ค่าส่วนกลาง (เช่น ค่าเช่าพื้นที่ส่วนกลาง) ออกจากรายได้ค่าส่วนกลางที่ได้รับยกเว้นภาษี
  • ไม่มีมติที่ประชุมใหญ่รองรับการใช้จ่ายเงินกองทุนซ่อมบำรุงใหญ่

สรุป

นิติบุคคลอาคารชุดแม้จะไม่แสวงหากำไรเหมือนบริษัททั่วไป แต่ก็ต้องจัดทำบัญชีให้โปร่งใสและตรวจสอบได้ เพราะเจ้าของร่วมทุกคนมีสิทธิ์ตรวจสอบการใช้เงิน การแยกเงินกองทุนออกจากค่าส่วนกลาง การรับรู้รายได้ตามงวดที่ถูกต้อง และการตรวจสอบภาระภาษีจากรายได้อื่นนอกเหนือค่าส่วนกลาง จะช่วยให้นิติบุคคลอาคารชุดบริหารจัดการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงถูกตรวจสอบ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง นิติบุคคลอาคารชุด บันทึกค่าส่วนกลางและภาษีอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้

  • รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
  • ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
  • หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เงินกองทุนกับค่าส่วนกลางต่างกันอย่างไรในทางบัญชี

เงินกองทุนเป็นเงินที่เก็บครั้งเดียวตอนซื้อห้องชุด บันทึกเป็นทุนสำรองในส่วนของทุน ใช้สำหรับซ่อมบำรุงใหญ่ระยะยาว ส่วนค่าส่วนกลางเก็บเป็นรายเดือนหรือรายปี รับรู้เป็นรายได้ตามงวดที่ให้บริการดูแลทรัพย์ส่วนกลาง สองรายการนี้ต้องแยกบัญชีกันชัดเจน ห้ามปะปนกัน

นิติบุคคลอาคารชุดต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือไม่

ตามคำวินิจฉัยของคณะกรรมการวินิจฉัยภาษีอากรที่ 33/2540 นิติบุคคลอาคารชุดไม่เข้าลักษณะเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลตามมาตรา 39 แห่งประมวลรัษฎากร จึงไม่มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคลจากเงินกองทุนและค่าส่วนกลางที่เก็บตามวัตถุประสงค์ของกฎหมายอาคารชุด แต่รายได้อื่นที่ไม่ใช่ค่าส่วนกลางโดยตรง เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากหรือค่าเช่าพื้นที่ส่วนกลาง ควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญเป็นรายกรณีว่าเข้าข่ายต้องเสียภาษีหรือไม่

นิติบุคคลอาคารชุดต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายค่าจ้างบริษัทบริหารอาคารหรือไม่

ต้องหัก หากว่าจ้างบริษัทบริหารจัดการอาคาร บริษัทรักษาความปลอดภัย หรือผู้รับเหมาซ่อมบำรุงที่เข้าข่ายเงินได้ตามประมวลรัษฎากร นิติบุคคลอาคารชุดมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กำหนดและออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้ผู้รับจ้างทุกครั้ง

เงินกองทุนใช้ซ่อมบำรุงใหญ่ต้องผ่านมติที่ประชุมใหญ่หรือไม่

ควรผ่านมติที่ประชุมใหญ่หรือตามอำนาจที่ข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุดกำหนดไว้ เพื่อให้การใช้จ่ายเงินกองทุนมีความโปร่งใสและตรวจสอบได้ และควรเก็บเอกสารมติดังกล่าวไว้ประกอบการบันทึกบัญชีการใช้จ่ายเงินกองทุนทุกครั้ง

ค่าส่วนกลางที่เก็บล่วงหน้าทั้งปีต้องรับรู้รายได้ทันทีหรือไม่

ไม่ควรรับรู้ทันทีทั้งจำนวน ควรทยอยรับรู้เป็นรายได้ตามสัดส่วนเดือนที่ให้บริการจริง ส่วนที่ยังไม่ถึงกำหนดบันทึกเป็นรายได้ค่าส่วนกลางรับล่วงหน้าในหมวดหนี้สิน เพื่อให้งบการเงินสะท้อนผลการดำเนินงานแต่ละงวดอย่างถูกต้อง

นิติบุคคลอาคารชุดต้องจัดทำงบการเงินและตรวจสอบบัญชีทุกปีหรือไม่

ควรจัดทำงบการเงินประจำปีเพื่อรายงานต่อที่ประชุมใหญ่สามัญของเจ้าของร่วม แม้กฎหมายอาคารชุดจะไม่ได้กำหนดให้ต้องตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเหมือนบริษัททั่วไปเสมอไป แต่การให้ผู้ทำบัญชีมืออาชีพช่วยตรวจสอบความถูกต้องจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้เจ้าของร่วมและลดข้อพิพาทเรื่องการใช้เงิน