ยา เวชภัณฑ์ และ consumables เป็นต้นทุนสำคัญของคลินิก แต่ถ้าไม่คุม lot และวันหมดอายุ จะเกิดของเสีย สต๊อกหาย หรือเบิกใช้ไม่ตรงกับบริการที่ขาย ทำให้ margin รายบริการผิด

สารบัญบทความ
  1. สรุปประเด็นที่ควรรู้
  2. ตั้ง stock card แยก lot และ expiry
  3. เบิกใช้ตาม service record
  4. รายงานของหมดอายุและ wastage
  5. เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
  6. ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
  7. แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
  8. ตารางนำบทความไปใช้

คำตอบสั้น ๆ

สต๊อกยาและเวชภัณฑ์คลินิก ควรเริ่มจากการแยกประเภทรายการ เอกสารต้นทาง และรายงานที่ใช้กระทบยอดให้ชัดเจนก่อนปิดเดือน ยา เวชภัณฑ์ และ consumables เป็นต้นทุนสำคัญของคลินิก

แต่ถ้าไม่คุม lot และวันหมดอายุ จะเกิดของเสีย สต๊อกหาย

หรือเบิกใช้ไม่ตรงกับบริการที่ขาย ทำให้ margin รายบริการผิด

บทความนี้เหมาะกับใคร

  • เจ้าของคลินิก สปา ฟิตเนส หรือธุรกิจ wellness
  • ผู้จัดการสาขาและทีมหน้าร้านที่ต้องปิดยอดขาย
  • ทีมบัญชีที่ต้องแยกรายได้ แพ็กเกจ และต้นทุนบริการ

อ่านบทความนี้แล้วควรได้คำตอบเรื่องอะไร

  • ตั้ง stock card แยก lot และ expiry
  • เบิกใช้ตาม service record
  • รายงานของหมดอายุและ wastage

ข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยง

  • รวมเงินรับล่วงหน้ากับรายได้ที่ให้บริการแล้ว
  • ไม่กระทบยอด POS กับเงินสด QR บัตรเครดิต และ bank statement
  • ไม่แยกสต๊อกยา เวชภัณฑ์ หรือ package balance ตามสาขา

ลำดับลงมือทำที่แนะนำ

  1. แยกประเภทบริการและช่องทางรับเงิน
  2. ทำรายงานแพ็กเกจคงเหลือหรือ session คงเหลือ
  3. กระทบยอดรายได้กับธนาคารและเอกสารภาษีก่อนปิดเดือน

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • รหัสเวชภัณฑ์
  • ใบรับสินค้า
  • stock on hand

ตั้ง stock card แยก lot และ expiry

ยาและเวชภัณฑ์ควรมีรหัสสินค้า หน่วยนับ lot number วันหมดอายุ และสถานที่เก็บ เพื่อให้ตรวจนับและตัดใช้ตามเคสได้

ข้อมูลตั้งต้นที่ควรกำหนดให้ตรงกันคือ รหัสเวชภัณฑ์, lot number, expiry date, หน่วยนับ, service code เพื่อให้หน้าร้าน ทีมแพทย์ ทีมบริการ และบัญชีใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน

  • รหัสเวชภัณฑ์
  • lot number
  • expiry date
  • หน่วยนับ
  • service code

เบิกใช้ตาม service record

เมื่อให้บริการ ควรบันทึกเวชภัณฑ์ที่ใช้จริงตามเคสหรือหัตถการ ไม่ควรตัดรวมท้ายเดือนโดยไม่มีรายละเอียด

เอกสารที่ควรเก็บคู่กันคือ ใบรับสินค้า, stock card, ใบเบิกใช้, service record, บันทึกของเสีย เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งรายได้ ค่าบริการ ต้นทุนยา/เวชภัณฑ์ ภาษี

และการปิดบัญชีรายเดือน

  • ใบรับสินค้า
  • stock card
  • ใบเบิกใช้
  • service record
  • บันทึกของเสีย

รายงานของหมดอายุและ wastage

ของหมดอายุ เสียหาย หรือเปิดใช้แล้วเหลือทิ้งควรถูกบันทึกแยกจากต้นทุนปกติ เพื่อให้รู้ว่าขาดทุนจากการจัดซื้อหรือการใช้งานไม่เหมาะสม

รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือนคือ stock on hand, expiry aging, usage per service, wastage, stock variance เพื่อเห็นกำไรจริงของบริการ แพ็กเกจ สาขา และทีมที่เกี่ยวข้อง

  • stock on hand
  • expiry aging
  • usage per service
  • wastage
  • stock variance

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ตั้งรหัสยาและเวชภัณฑ์
  • บันทึก lot/expiry
  • ตัดใช้ตามเคส
  • ตรวจนับรายเดือน
  • รายงานของใกล้หมดอายุ

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ

หากมีรายการเฉพาะควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

ตารางนำบทความไปใช้

ประเด็นสิ่งที่ต้องตรวจผลที่ต้องบันทึก
คำตอบสั้น ๆตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องสถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
บทความนี้เหมาะกับใครตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องสถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
อ่านบทความนี้แล้วควรได้คำตอบเรื่องอะไรตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องสถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เวชภัณฑ์เล็ก ๆ ต้องทำ stock card ไหม

ควรทำอย่างน้อยกับรายการมูลค่าสูงหรือเสี่ยงหมดอายุ ส่วนรายการเล็กอาจกำหนด threshold ตามความคุ้มค่า

ของหมดอายุลงบัญชีอย่างไร

ควรมีบันทึกอนุมัติตัดจำหน่ายและแยกจากต้นทุนบริการปกติ เพื่อให้เห็นสาเหตุของ loss

ควรส่งอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ควรส่งรายงานยอดขาย รายงานรับเงิน รายงานแพ็กเกจคงเหลือ รายงานสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ ใบกำกับภาษีซื้อขาย ใบหัก ณ ที่จ่าย และ bank statement ของเดือนนั้น

ควรเริ่มปรับระบบจากจุดไหนก่อน

แยกประเภทบริการและช่องทางรับเงิน จากนั้นรวบรวมเอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้องให้ครบก่อนกระทบยอดกับธนาคารและรายงานภาษี

สำนักงานบัญชีช่วยตรวจเรื่องนี้ได้อย่างไร

ช่วยตรวจโครงสร้างเอกสาร วิธีบันทึกบัญชี ภาษีที่เกี่ยวข้อง รายงานกระทบยอด และประเด็นผิดปกติก่อนปิดบัญชีรายเดือน