ยา เวชภัณฑ์ และ consumables เป็นต้นทุนสำคัญของคลินิก แต่ถ้าไม่คุม lot และวันหมดอายุ จะเกิดของเสีย สต๊อกหาย หรือเบิกใช้ไม่ตรงกับบริการที่ขาย ทำให้ margin รายบริการผิด

คำตอบสั้น ๆ

สต๊อกยาและเวชภัณฑ์คลินิก ควรเริ่มจากการแยกประเภทรายการ เอกสารต้นทาง และรายงานที่ใช้กระทบยอดให้ชัดเจนก่อนปิดเดือน ยา เวชภัณฑ์ และ consumables เป็นต้นทุนสำคัญของคลินิก แต่ถ้าไม่คุม lot และวันหมดอายุ จะเกิดของเสีย สต๊อกหาย หรือเบิกใช้ไม่ตรงกับบริการที่ขาย ทำให้ margin รายบริการผิด

บทความนี้เหมาะกับใคร

  • เจ้าของคลินิก สปา ฟิตเนส หรือธุรกิจ wellness
  • ผู้จัดการสาขาและทีมหน้าร้านที่ต้องปิดยอดขาย
  • ทีมบัญชีที่ต้องแยกรายได้ แพ็กเกจ และต้นทุนบริการ

อ่านบทความนี้แล้วควรได้คำตอบเรื่องอะไร

  • สรุปประเด็นที่ควรรู้
  • ตั้ง stock card แยก lot และ expiry
  • เบิกใช้ตาม service record
  • รายงานของหมดอายุและ wastage
  • อ่านต่อ

ข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยง

  • รวมเงินรับล่วงหน้ากับรายได้ที่ให้บริการแล้ว
  • ไม่กระทบยอด POS กับเงินสด QR บัตรเครดิต และ bank statement
  • ไม่แยกสต๊อกยา เวชภัณฑ์ หรือ package balance ตามสาขา

ลำดับลงมือทำที่แนะนำ

  1. แยกประเภทบริการและช่องทางรับเงิน
  2. ทำรายงานแพ็กเกจคงเหลือหรือ session คงเหลือ
  3. กระทบยอดรายได้กับธนาคารและเอกสารภาษีก่อนปิดเดือน

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • รหัสเวชภัณฑ์
  • ใบรับสินค้า
  • stock on hand

ตั้ง stock card แยก lot และ expiry

ยาและเวชภัณฑ์ควรมีรหัสสินค้า หน่วยนับ lot number วันหมดอายุ และสถานที่เก็บ เพื่อให้ตรวจนับและตัดใช้ตามเคสได้

ข้อมูลตั้งต้นที่ควรกำหนดให้ตรงกันคือ รหัสเวชภัณฑ์, lot number, expiry date, หน่วยนับ, service code เพื่อให้หน้าร้าน ทีมแพทย์ ทีมบริการ และบัญชีใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน

  • รหัสเวชภัณฑ์
  • lot number
  • expiry date
  • หน่วยนับ
  • service code

เบิกใช้ตาม service record

เมื่อให้บริการ ควรบันทึกเวชภัณฑ์ที่ใช้จริงตามเคสหรือหัตถการ ไม่ควรตัดรวมท้ายเดือนโดยไม่มีรายละเอียด

เอกสารที่ควรเก็บคู่กันคือ ใบรับสินค้า, stock card, ใบเบิกใช้, service record, บันทึกของเสีย เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งรายได้ ค่าบริการ ต้นทุนยา/เวชภัณฑ์ ภาษี และการปิดบัญชีรายเดือน

  • ใบรับสินค้า
  • stock card
  • ใบเบิกใช้
  • service record
  • บันทึกของเสีย

รายงานของหมดอายุและ wastage

ของหมดอายุ เสียหาย หรือเปิดใช้แล้วเหลือทิ้งควรถูกบันทึกแยกจากต้นทุนปกติ เพื่อให้รู้ว่าขาดทุนจากการจัดซื้อหรือการใช้งานไม่เหมาะสม

รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือนคือ stock on hand, expiry aging, usage per service, wastage, stock variance เพื่อเห็นกำไรจริงของบริการ แพ็กเกจ สาขา และทีมที่เกี่ยวข้อง

  • stock on hand
  • expiry aging
  • usage per service
  • wastage
  • stock variance

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ตั้งรหัสยาและเวชภัณฑ์
  • บันทึก lot/expiry
  • ตัดใช้ตามเคส
  • ตรวจนับรายเดือน
  • รายงานของใกล้หมดอายุ

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เวชภัณฑ์เล็ก ๆ ต้องทำ stock card ไหม

ควรทำอย่างน้อยกับรายการมูลค่าสูงหรือเสี่ยงหมดอายุ ส่วนรายการเล็กอาจกำหนด threshold ตามความคุ้มค่า

ของหมดอายุลงบัญชีอย่างไร

ควรมีบันทึกอนุมัติตัดจำหน่ายและแยกจากต้นทุนบริการปกติ เพื่อให้เห็นสาเหตุของ loss

ควรส่งอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ควรส่งรายงานยอดขาย รายงานรับเงิน รายงานแพ็กเกจคงเหลือ รายงานสต๊อกยาและเวชภัณฑ์ ใบกำกับภาษีซื้อขาย ใบหัก ณ ที่จ่าย และ bank statement ของเดือนนั้น

ควรเริ่มปรับระบบจากจุดไหนก่อน

แยกประเภทบริการและช่องทางรับเงิน จากนั้นรวบรวมเอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้องให้ครบก่อนกระทบยอดกับธนาคารและรายงานภาษี

สำนักงานบัญชีช่วยตรวจเรื่องนี้ได้อย่างไร

ช่วยตรวจโครงสร้างเอกสาร วิธีบันทึกบัญชี ภาษีที่เกี่ยวข้อง รายงานกระทบยอด และประเด็นผิดปกติก่อนปิดบัญชีรายเดือน