เมื่อธุรกิจมีหลายบัญชีธนาคาร เช่น บัญชีรับเงิน บัญชีจ่ายเงิน บัญชีเงินเดือน และบัญชีสำรอง การควบคุมจะซับซ้อนขึ้น หากไม่มีเจ้าของบัญชีและการกระทบยอดที่ชัดเจน เงินสดในรายงานอาจไม่ตรงกับเงินจริง และเสี่ยงโอนผิดวัตถุประสงค์

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • บัญชีรับเงิน
  • ผู้สร้างรายการ
  • statement ครบ

กำหนดวัตถุประสงค์ของแต่ละบัญชี

บัญชีธนาคารแต่ละบัญชีควรมีวัตถุประสงค์ เช่น รับเงินลูกค้า จ่ายคู่ค้า เงินเดือน ภาษี หรือเงินสำรอง ไม่ควรใช้ทุกบัญชีรับและจ่ายปนกันจนกระทบยอดยาก

เมื่อวัตถุประสงค์ชัด บัญชีจะอ่าน statement ได้เร็วและตรวจความผิดปกติได้ง่ายขึ้น

  • บัญชีรับเงิน
  • บัญชีจ่ายเงิน
  • บัญชีเงินเดือน
  • บัญชีภาษี
  • บัญชีเงินสำรอง

กำหนดผู้มีอำนาจและวงเงิน

ควรกำหนดว่าใครมีสิทธิ์ทำรายการ ใครอนุมัติ และวงเงินเท่าไร รายการใหญ่ควรใช้การอนุมัติสองคนหรืออนุมัติแยกจากผู้สร้างรายการ

หากมี internet banking หลายผู้ใช้ ต้องทบทวนสิทธิ์เมื่อพนักงานเปลี่ยนตำแหน่งหรือลาออก

  • ผู้สร้างรายการ
  • ผู้อนุมัติ
  • วงเงินต่อรายการ
  • อนุมัติสองคน
  • สิทธิ์ internet banking

กระทบยอดทุกบัญชี

ทุกบัญชีธนาคารควรกระทบยอดกับบัญชีรายเดือน แม้บัญชีที่เคลื่อนไหวน้อย เพราะรายการดอกเบี้ย ค่าธรรมเนียม หรือเงินโอนระหว่างบัญชีอาจตกหล่นได้

รายงานเงินสดสำหรับผู้บริหารควรแยกเงินที่ใช้ได้จริงออกจากเงินที่กันไว้จ่ายภาษี เงินเดือน หรือเช็คค้างจ่าย

  • statement ครบ
  • เงินโอนระหว่างบัญชี
  • ค่าธรรมเนียมธนาคาร
  • เช็คค้าง
  • เงินกันไว้จ่าย

ตารางการมอบสิทธิ์และวงเงินบัญชีธนาคารเพื่อจำกัดความเสียหาย (Corporate Bank Account Authority Matrix)

การแบ่งแยกบัญชีธนาคารตามวัตถุประสงค์และการมอบสิทธิ์อนุมัติเพื่อป้องกันความปลอดภัยสภาพคล่อง:

ประเภทบัญชีธนาคาร วัตถุประสงค์หลัก (Purpose) สิทธิ์การโอนออกสูงสุดรายวัน ผู้อนุมัติร่วมที่ต้องใช้ (Approver Level)
บัญชีรับเงิน (Collection Account) รับชำระเงินโอนจากลูกค้าผ่าน QR, โอนเงินเข้า และบัตรเครดิต 0 บาท (จำกัดเฉพาะโอนโอนย้ายภายในเข้าบัญชีหลักเท่านั้น) ไม่มีสิทธิ์จ่ายบุคคลภายนอก (มีสิทธิ์โอนย้ายระหว่างบัญชีบริษัทโดย Admin)
บัญชีจ่ายเงิน (Operating Expense Account) จ่ายเงินซื้อวัตถุดิบ, จ่ายผู้รับเหมาทั่วไป, จ่ายค่าน้ำค่าไฟของสำนักงาน ไม่เกิน 200,000 บาท ผู้จัดการแผนกการเงิน (Maker) + CFO / กรรมการผู้จัดการ (Checker)
บัญชีเงินเดือนพนักงาน (Payroll Account) โอนเงินเดือน, สวัสดิการค่าคอมมิชชันพนักงานประจำรอบสิ้นเดือน เท่ากับวงเงินสุทธิของยอดรวมเงินเดือนงวดนั้น เจ้าหน้าที่ HR (Maker) + CEO ร่วมกับ CFO (Checker/Approver ร่วมกัน)
บัญชีเงินสำรอง / เงินฝากประจำ (Treasury Account) เก็บรักษาเงินสดส่วนเกินเพื่อสะสมดอกเบี้ย หรือจ่ายปันผลสิ้นปี ไม่จำกัดวงเงิน (ต้องใช้อนุมัติคู่เท่านั้น) กรรมการผู้มีอำนาจลงนามผูกพันบริษัท 2 คนลงชื่ออนุมัติร่วมกัน

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ทำทะเบียนบัญชีธนาคาร
  • กำหนดวัตถุประสงค์แต่ละบัญชี
  • ทบทวนผู้มีอำนาจ
  • ตั้งวงเงินอนุมัติ
  • กระทบยอดทุกบัญชีรายเดือน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทควรมีกี่บัญชีธนาคาร

ไม่มีจำนวนตายตัว ควรมีเท่าที่จำเป็นต่อการควบคุมและการทำงาน ไม่ควรมีมากจนกระทบยอดยาก

บัญชีที่ไม่ค่อยใช้ต้องกระทบยอดไหม

ควรกระทบยอดทุกเดือนหรืออย่างน้อยทุกงวดปิดบัญชี เพราะอาจมีค่าธรรมเนียมหรือรายการเล็กตกหล่น

ควรแยกบัญชีภาษีไหม

ช่วยได้สำหรับธุรกิจที่ต้องสำรอง VAT หัก ณ ที่จ่าย หรือภาษีเงินได้นิติบุคคล แต่ต้องมีวินัยไม่ดึงไปใช้ปน