การเตรียมงบทดลอง (Trial Balance) และเอกสารประกอบเพื่อส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบการเงิน

บทความนี้เขียนสำหรับเจ้าของกิจการ SME ที่กำลังเตรียมปิดงบประจำปีและต้องส่งมอบข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี (CPA หรือ TA) เข้าตรวจสอบ คุณจะได้เข้าใจว่างบทดลองคืออะไร ต้องกระทบยอดอะไรบ้าง ผู้สอบบัญชีมักขอเอกสารอะไร และควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดเพื่อให้กระบวนการตรวจสอบเสร็จได้ตรงเวลา

งบทดลอง (Trial Balance) คืออะไร และทำไมต้องดุลก่อนส่งผู้สอบบัญชี

งบทดลอง คือรายการสรุปยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดแยกประเภท ณ วันสิ้นรอบบัญชี โดยแบ่งเป็นฝั่ง เดบิต และ เครดิต ซึ่งต้องมียอดรวมเท่ากันทั้งสองฝั่งเสมอ จึงเรียกว่า "ดุล"

หลักการง่าย ๆ คือ ทุกรายการที่บันทึกในระบบบัญชีจะมีรายการคู่ (debit = credit) ดังนั้นถ้างบทดลองไม่ดุล แปลว่ามีรายการบันทึกผิด บันทึกไม่ครบ หรือตัวเลขหายไประหว่างทาง

ผู้สอบบัญชีใช้งบทดลองเป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจสอบ ถ้ายอดไม่ดุลตั้งแต่แรก ก็ไม่สามารถเดินหน้าตรวจงบได้ และกิจการต้องกลับไปแก้จนกว่าตัวเลขจะถูกต้อง ซึ่งทำให้เสียเวลาทั้งสองฝ่าย

ขั้นตอนเตรียมงบทดลองและกระทบยอดบัญชีสำคัญ

ก่อนส่งงบทดลองให้ผู้สอบบัญชี ควรกระทบยอดบัญชีหลัก 4 หมวดให้ครบก่อน ได้แก่

1. เงินสดและเงินฝากธนาคาร

นำยอดเงินในสมุดบัญชีของบริษัทมาเปรียบกับ Bank Statement ฉบับจริงจากธนาคาร ณ วันสิ้นรอบ รายการที่ต่างกันเช่น เช็คที่ออกแล้วแต่ธนาคารยังไม่ตัดเงิน หรือดอกเบี้ยที่ธนาคารบันทึกแต่บริษัทยังไม่ได้จัดทำใบรับ ต้องระบุไว้ในใบกระทบยอด (Bank Reconciliation Statement) พร้อมคำอธิบาย

2. ลูกหนี้การค้า

สรุปรายชื่อลูกหนี้ทุกราย พร้อมยอดคงเหลือและอายุหนี้ (Aging Schedule) ลูกหนี้ที่ค้างนานผิดปกติจะถูกผู้สอบบัญชีถามถึงสถานะว่าเก็บเงินได้จริงหรือไม่ และอาจต้องตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ

3. เจ้าหนี้การค้า

สรุปยอดเจ้าหนี้แต่ละราย เปรียบกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระ ถ้ายอดในบัญชีไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ ต้องหาสาเหตุและแก้ไขก่อนส่งตรวจ

4. สินค้าคงเหลือ (สต๊อก)

ตัดยอดสต๊อกด้วยการนับจริง ณ วันสิ้นปี แล้วเปรียบกับยอดที่ระบบบัญชีแสดง ถ้าต่างกันต้องหาต้นเหตุ เช่น ของสูญหาย ของเสียหาย หรือบันทึกรับ-จ่ายผิดพลาด

เอกสารที่ผู้สอบบัญชีมักขอเพื่อประกอบการตรวจสอบ

ผู้สอบบัญชีไม่ได้ตรวจทุกใบบิลแบบเท่ากัน แต่จะเน้นรายการที่มีมูลค่าสูง รายการผิดปกติ และรายการประเภทที่มีความเสี่ยง เอกสารที่มักถูกขอมีดังนี้

Checklist เตรียมตัวก่อนผู้สอบบัญชีเข้าตรวจ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเตรียมงบส่งผู้สอบบัญชี

• ส่งงบทดลองที่ยังไม่ปรับปรุงสิ้นปี เช่น ยังไม่ตัดค่าเสื่อมราคา ยังไม่บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือยังไม่ตัดรายได้รับล่วงหน้า ทำให้ตัวเลขในงบไม่ตรงกับความเป็นจริง
• ธนาคารไม่ตรงแต่ไม่มีใบกระทบยอด หลายกิจการทราบว่ายอดต่างกัน แต่ไม่ได้จัดทำเอกสารอธิบาย ทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจต่อไม่ได้จนกว่าจะได้รับคำอธิบาย
• ลูกหนี้ค้างนานปีโดยไม่มีแผนรองรับ หากลูกหนี้ค้างมาหลายปีและไม่มีหลักฐานว่ายังติดตามทวงถาม ผู้สอบบัญชีอาจขอให้ตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญซึ่งกระทบกำไรในงบ
• บิลหาย หรือมีรายจ่ายที่ไม่มีเอกสาร รายการที่ไม่มีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรองรับ ผู้สอบบัญชีไม่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นรายจ่ายจริงของกิจการ
• ไม่ได้แจ้งลูกค้าล่วงหน้าเรื่องหนังสือยืนยันยอด เมื่อผู้สอบบัญชีส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ออกไป แต่ลูกค้าไม่ตอบกลับเพราะไม่ทราบมาก่อน ทำให้กระบวนการตรวจสอบล่าช้า
• ส่งเอกสารกระจัดกระจาย ไม่จัดหมวดหมู่ เมื่อผู้สอบบัญชีขอเอกสารเฉพาะจุด ถ้าแฟ้มยุ่งเหยิงก็ต้องเสียเวลาค้นหา ซึ่งทำให้ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบสูงขึ้นและอาจล่าช้ากว่ากำหนด

การส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)

หลังจากผู้สอบบัญชีลงนามรับรองงบการเงินแล้ว กิจการมีหน้าที่นำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนด กำหนดเวลาที่แน่ชัดขึ้นอยู่กับประเภทนิติบุคคลและรอบบัญชีของแต่ละกิจการ ควรตรวจสอบกำหนดส่งที่ถูกต้องกับผู้สอบบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่ดูแลก่อนเสมอ เพราะหากส่งช้ากว่าที่กฎหมายกำหนดอาจมีค่าปรับตามมา

ดังนั้นการวางแผนให้ผู้สอบบัญชีมีเวลาตรวจสอบอย่างเพียงพอก่อนถึงกำหนด จึงเริ่มต้นตั้งแต่การเตรียมเอกสารและงบทดลองให้พร้อมตั้งแต่ต้น ไม่ใช่รอให้ผู้สอบบัญชีมาถึงก่อนแล้วค่อยวุ่นวายหา

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การเตรียมงบทดลองและเอกสารส่งผู้สอบบัญชี ควรนำมาเปรียบเทียบและปรับปรุงกับระบบเอกสารและการดำเนินการจริงภายในองค์กรของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้จุดเช็กลิสต์และแนวทางหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังนี้:

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานการสอบบัญชีและการรายงานของ CPA/TA
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: หน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีและผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การเตรียมงบทดลองและเอกสารส่งผู้สอบบัญชี

ผู้สอบบัญชีภาษีอากร (TA) สามารถตรวจสอบงบการเงินประเภทใดได้บ้าง?

TA สามารถตรวจสอบและรับรองงบการเงินของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่ครบทั้งสามเงื่อนไข ได้แก่ ทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ต่อรอบปีบัญชี ทั้งสามเกณฑ์ต้องเป็นไปพร้อมกัน

หากผู้สอบบัญชีขอเอกสารเพิ่มกลางคันแต่หาบิลจ่ายจริงไม่เจอควรทำอย่างไร?

ให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญรับเงินที่มีการเซ็นรับรองจากกรรมการพร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินประกอบ