การทำสัญญากับที่ปรึกษาธุรกิจและการบันทึกค่าใช้จ่ายทางภาษี

SME จำนวนมากว่าจ้างที่ปรึกษาธุรกิจ ที่ปรึกษาการเงิน หรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน แต่กลับพบปัญหาเมื่อกรมสรรพากรตรวจสอบ เพราะเอกสารสัญญาไม่ครบ หักภาษี ณ ที่จ่ายผิดพลาด หรือค่าที่ปรึกษาถูกตีว่าเป็นรายจ่ายต้องห้าม บทความนี้อธิบายหลักเกณฑ์ที่ถูกต้องตั้งแต่การทำสัญญา อากรแสตมป์ การหักภาษี ณ ที่จ่าย ไปจนถึงการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องตามประมวลรัษฎากร (ข้อมูล ณ ปี 2569)

ค่าที่ปรึกษาธุรกิจ: เมื่อไหร่หักภาษีได้ เมื่อไหร่หักไม่ได้

หลักการพื้นฐานตามมาตรา 65 ทวิ และมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดว่า รายจ่ายของนิติบุคคลจะหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ต้องผ่านเงื่อนไขหลัก 4 ข้อพร้อมกัน

• เกิดขึ้นจริงเพื่อกิจการ — รายจ่ายต้องสัมพันธ์กับการหารายได้ของบริษัท ไม่ใช่ประโยชน์ส่วนตัวของผู้ถือหุ้นหรือกรรมการ
• ไม่ใช่รายจ่ายต้องห้าม — กฎหมายระบุรายจ่ายต้องห้ามไว้หลายประเภท ที่สำคัญที่สุดสำหรับค่าที่ปรึกษาคือ มาตรา 65 ตรี (19) ห้ามหักรายจ่ายที่คำนวณจากกำไรหรือผลประกอบการของบริษัท หากสัญญากำหนดค่าที่ปรึกษาเป็น "ร้อยละของกำไรสุทธิ" รายจ่ายนั้นหักภาษีไม่ได้ทั้งจำนวน
• มีหลักฐานระบุผู้รับชัดเจน — มาตรา 65 ตรี (18) กำหนดให้รายจ่ายต้องมีเอกสารที่ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ และจำนวนเงินของผู้รับ หากไม่มีข้อมูลเหล่านี้สรรพากรสามารถไม่ยอมรับรายจ่ายได้
• ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลหรือสมนาคุณ — รายจ่ายที่จ่ายโดยไม่มีสิ่งตอบแทนทางธุรกิจ หรือเป็นการให้โดยเสน่หา ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3)

สรุปคือ ค่าที่ปรึกษาที่เป็นอัตราคงที่หรือรายเดือนตามขอบเขตงานที่ชัดเจน มีแนวโน้มผ่านการตรวจสอบมากกว่าค่าที่ปรึกษาที่คิดจากผลลัพธ์หรือกำไร

การทำสัญญาจ้างที่ปรึกษาให้รัดกุมทางภาษี

สัญญาที่ดีไม่ได้มีไว้เพียงป้องกันข้อพิพาท แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการพิสูจน์ว่ารายจ่ายนั้นมีสาระจริง สัญญาจ้างที่ปรึกษาที่สรรพากรยอมรับควรมีองค์ประกอบเหล่านี้

• ระบุขอบเขตงาน (Scope of Work) ชัดเจน — ระบุว่าที่ปรึกษาต้องทำอะไร ส่งมอบผลงานอะไร ภายในกรอบเวลาใด การระบุเพียง "ให้คำปรึกษาทั่วไป" โดยไม่มีรายละเอียดอาจทำให้สรรพากรตั้งข้อสงสัย
• กำหนดค่าตอบแทนเป็นอัตราคงที่หรือรายชั่วโมง — หลีกเลี่ยงการกำหนดค่าที่ปรึกษาเป็นเปอร์เซ็นต์ของกำไร เพราะจะทำให้รายจ่ายทั้งหมดกลายเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (19)
• ระบุชื่อ-ที่อยู่-เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่สัญญาทุกฝ่าย — ทั้งผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้าง รวมถึงเลขทะเบียนนิติบุคคลหรือเลขประชาชนแล้วแต่กรณี
• ระบุวิธีการจ่ายและใบแจ้งหนี้ — กำหนดให้ที่ปรึกษาออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ก่อนจ่ายเงินทุกครั้ง และระบุเงื่อนไขการหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ในสัญญา
• ลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจทั้งสองฝ่าย — พร้อมพยานหรือประทับตราบริษัทตามข้อบังคับ

อากรแสตมป์สัญญาที่ปรึกษา

สัญญาจ้างที่ปรึกษาที่มีลักษณะเป็น สัญญาจ้างทำของ (ผู้รับจ้างใช้ความรู้ความสามารถโดยอิสระ ไม่ได้อยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของผู้ว่าจ้าง และผลงานที่ส่งมอบคือวัตถุประสงค์ของสัญญา) ต้องติดอากรแสตมป์ในอัตรา 1 บาทต่อทุก 1,000 บาท ของมูลค่าสัญญา โดยมีเพดานสูงสุด 10,000 บาทต่อฉบับ

หากมูลค่าสัญญายังไม่แน่นอนในวันทำสัญญา (เช่น สัญญารายเดือนไม่กำหนดระยะเวลาสิ้นสุด) ให้ประมาณการมูลค่าและชำระอากรแสตมป์ตามนั้น แล้วปรับเพิ่มเติมเมื่อทราบยอดจริง สัญญาที่ไม่ได้ติดอากรแสตมป์ให้ครบถ้วนจะไม่สามารถใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งได้จนกว่าจะชำระอากรแสตมป์พร้อมเงินเพิ่ม

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย: หน้าที่ของผู้จ่ายเงิน

เมื่อบริษัทจ่ายค่าที่ปรึกษา บริษัทในฐานะ "ผู้จ่ายเงิน" มีหน้าที่หักภาษีก่อนจ่ายเงินจริง และนำส่งให้กรมสรรพากรภายใน 7 วัน นับแต่วันสิ้นเดือนที่จ่ายเงิน

• ผู้รับเป็นบุคคลธรรมดา — ค่าบริการที่ปรึกษาเข้าลักษณะเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(2) (ค่าจ้างแรงงานหรือค่าบริการ) หรือมาตรา 40(6) (วิชาชีพอิสระ) หัก ณ ที่จ่าย 3% และยื่นแบบ ภ.ง.ด.3
• ผู้รับเป็นนิติบุคคล — ค่าบริการที่ปรึกษาหัก ณ ที่จ่าย 3% และยื่นแบบ ภ.ง.ด.53

ผู้จ่ายต้องออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้แก่ผู้รับทุกครั้ง เอกสารนี้เป็นหลักฐานสำคัญทั้งในการบันทึกบัญชีของบริษัทและในการยื่นภาษีของที่ปรึกษา หากบริษัทลืมหัก ณ ที่จ่ายหรือหักผิดอัตรา บริษัทจะต้องรับผิดชอบภาษีส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือน (หรือเศษของเดือน) และอาจมีเบี้ยปรับเพิ่มเติม

การบันทึกบัญชีค่าที่ปรึกษาให้ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีค่าที่ปรึกษาต้องสะท้อนธุรกรรมจริงในรอบบัญชีที่รายจ่ายเกิดขึ้น และมีเอกสารประกอบครบชุด แนวปฏิบัติที่ถูกต้องมีดังนี้

• เกณฑ์สิทธิ์ (Accrual Basis) — บันทึกค่าที่ปรึกษาเป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่บริการเกิดขึ้น ไม่ใช่งวดที่จ่ายเงิน เช่น หากที่ปรึกษาให้บริการในเดือนธันวาคม แต่จ่ายเงินในเดือนมกราคมปีถัดไป ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนของธันวาคม
• เอกสารประกอบบัญชีขั้นต่ำ — ประกอบด้วย (1) สัญญาจ้างที่ปรึกษา (2) ใบแจ้งหนี้ / Invoice จากที่ปรึกษา ระบุชื่อ-ที่อยู่-เลขภาษีของผู้ออก (3) หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สลิปโอนเงิน ใบเสร็จรับเงิน (4) หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และ (5) ผลงานหรือรายงานที่ที่ปรึกษาส่งมอบ เช่น รายงานการวิเคราะห์ บันทึกการประชุม
• รหัสบัญชี — โดยทั่วไปบันทึกใต้หมวด "ค่าที่ปรึกษา" หรือ "ค่าบริการวิชาชีพ" ในค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร (SG&A) แยกออกจากต้นทุนขายเพื่อให้งบการเงินสะท้อนโครงสร้างต้นทุนที่ถูกต้อง

ผลกระทบต่อภาษีนิติบุคคลและการวางแผนภาษี SME

ค่าที่ปรึกษาที่หักเป็นรายจ่ายได้ถูกต้องจะลดกำไรสุทธิทางภาษีของบริษัท ซึ่งส่งผลต่อภาษีนิติบุคคลในระดับต่างๆ ตามขนาดกำไร บริษัทที่เข้าเงื่อนไข SME (ทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และ รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อรอบบัญชี) ได้รับอัตราภาษีนิติบุคคลแบบขั้นบันไดดังนี้ (ข้อมูล ณ ปี 2569)

• กำไรสุทธิ 0 – 300,000 บาท: ยกเว้นภาษี (0%)
• กำไรสุทธิ 300,001 – 3,000,000 บาท: 15%
• กำไรสุทธิเกิน 3,000,000 บาท: 20%

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีกำไรก่อนหักค่าที่ปรึกษา 500,000 บาท และมีค่าที่ปรึกษาที่หักได้ถูกต้อง 150,000 บาท กำไรสุทธิที่ต้องเสียภาษีจะเหลือ 350,000 บาท เสียภาษีในอัตรา 15% เฉพาะส่วนที่เกิน 300,000 บาท คือ 50,000 x 15% = 7,500 บาท เปรียบเทียบกับกรณีไม่มีค่าที่ปรึกษาซึ่งจะเสียภาษี 200,000 x 15% = 30,000 บาท ต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม ควรให้ผู้เชี่ยวชาญคำนวณตามตัวเลขจริง เพราะเกณฑ์ SME ต้องผ่านทั้งสองเงื่อนไขพร้อมกัน

บริษัทที่ไม่เข้าเงื่อนไข SME หรือมีกำไรเกินเกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่ง จะเสียภาษีนิติบุคคลในอัตราคงที่ 20% ของกำไรสุทธิทั้งหมด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับ SME ที่ว่าจ้างที่ปรึกษา

เพื่อให้การว่าจ้างที่ปรึกษาเป็นไปอย่างราบรื่นทั้งด้านธุรกิจและภาษี ผู้ประกอบการควรวางระบบดังนี้

• จัดทำสัญญาก่อนเริ่มงานเสมอ — อย่าเริ่มงานโดยไม่มีสัญญาลงนาม แม้จะรู้จักที่ปรึกษาเป็นการส่วนตัว เพราะสัญญาคือหลักฐานชิ้นแรกที่สรรพากรจะขอดู
• กำหนดให้ที่ปรึกษาส่งรายงานทุกงวด — รายงานสรุปงานที่ทำ ความคืบหน้า และผลลัพธ์ แม้เพียงสั้นๆ จะช่วยพิสูจน์ว่าบริการเกิดขึ้นจริง
• ตั้งระบบปฏิทินภาษีหัก ณ ที่จ่าย — บันทึกวันจ่ายเงินทุกรายการ และตั้งเตือนให้ยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ภายใน 7 วันของสิ้นเดือน อย่าปล่อยให้ผ่านไปเพราะเงินเพิ่มสะสมเร็ว
• เก็บเอกสารทุกชิ้นในที่เดียวกัน — สร้างแฟ้ม (กระดาษหรือดิจิทัล) ต่อที่ปรึกษาแต่ละรายที่มีสัญญา Invoice หลักฐานจ่าย และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ครบชุด
• ปรึกษาสำนักงานบัญชีก่อนทำสัญญาที่มีโครงสร้างซับซ้อน — โดยเฉพาะสัญญาที่มีส่วนแบ่งรายได้ ค่าตอบแทนผลการปฏิบัติงาน หรือที่ปรึกษาต่างชาติ ซึ่งมีประเด็นภาษีระหว่างประเทศเพิ่มเติม

หากต้องการให้ทีมงาน A Plus Me ช่วยตรวจสอบสัญญาที่ปรึกษาที่มีอยู่หรือออกแบบโครงสร้างการจ้างที่ปรึกษาให้ถูกต้องทางภาษี สามารถใช้บริการ ประเมินความเสี่ยงภาษีเบื้องต้นฟรี หรือ บริการวางแผนภาษี ของเรา

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การทำสัญญากับที่ปรึกษาและการบันทึกภาษี ควรนำมาเปรียบเทียบและปรับปรุงกับระบบเอกสารและการดำเนินการจริงภายในองค์กรของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้จุดเช็กลิสต์และแนวทางหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังนี้:

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: การสืบค้นข้อมูลภาษีและเกณฑ์สรรพากรที่เกี่ยวข้องกับ การทำสัญญากับที่ปรึกษาและการบันทึกภาษี
• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานและจรรยาบรรณวิชาชีพทางบัญชีของนิติบุคคล

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การทำสัญญากับที่ปรึกษาและการบันทึกภาษี

ค่าที่ปรึกษาธุรกิจสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีนิติบุคคลได้หรือไม่?

ได้ หากค่าที่ปรึกษาเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงเพื่อกิจการ มีสัญญาและหลักฐานชัดเจน ผู้รับเงินระบุชื่อ-ที่อยู่ได้ และค่าใช้จ่ายนั้นไม่ถูกคำนวณจากกำไรของบริษัท (มาตรา 65 ตรี (19)) หากคำนวณจากกำไร ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามและหักภาษีไม่ได้

การจ่ายค่าที่ปรึกษาต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเท่าไหร่ และใช้แบบใด?

ค่าบริการที่ปรึกษาต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของยอดจ่าย หากผู้รับเป็นบุคคลธรรมดา ให้ยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 หากผู้รับเป็นนิติบุคคล ให้ยื่นแบบ ภ.ง.ด.53 โดยต้องนำส่งกรมสรรพากรภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือนที่จ่ายเงิน

สัญญาจ้างที่ปรึกษาต้องติดอากรแสตมป์หรือไม่?

สัญญาจ้างที่ปรึกษาที่มีลักษณะเป็นสัญญาจ้างทำของ (ผู้รับจ้างใช้ความรู้ความสามารถโดยอิสระ ไม่ได้อยู่ภายใต้การบังคับบัญชา) ต้องติดอากรแสตมป์ในอัตรา 1 บาทต่อทุก 1,000 บาทของมูลค่าสัญญา สูงสุดไม่เกิน 10,000 บาทต่อฉบับ