การทำรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปต่างประเทศของกรรมการและพนักงานให้ถูกต้อง

บทความนี้สำหรับเจ้าของธุรกิจและผู้บริหาร SME ที่ส่งกรรมการหรือพนักงานเดินทางไปต่างประเทศแล้วไม่แน่ใจว่าจะจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายอย่างไรให้สรรพากรยอมรับได้ ไม่ว่าจะเป็นตั๋วเครื่องบิน ที่พัก เบี้ยเลี้ยง หรือค่ารับรองลูกค้า — ทุกรายการมีหลักเกณฑ์ที่ต้องทำให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรกที่จองตั๋ว

ค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศมีประเภทอะไรบ้าง

โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศของกรรมการและพนักงานแบ่งออกเป็นกลุ่มหลัก ดังนี้

• ค่าพาหนะ — ตั๋วเครื่องบิน ค่าแท็กซี่ รถไฟ หรือรถเช่าในประเทศปลายทาง
• ค่าที่พัก — โรงแรมหรือที่พักระหว่างภารกิจ
• เบี้ยเลี้ยงเดินทาง (per diem) — เงินช่วยค่าอาหารและค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดรายวัน
• ค่าเดินทางภายในประเทศปลายทาง — รถ MRT สาธารณะ ค่า Grab หรือทัวร์ประชุม
• ค่ารับรอง (entertainment) — ค่าอาหารเลี้ยงลูกค้า ของขวัญทางธุรกิจ ค่าบัตรโดยสารหรือกิจกรรมที่ใช้รับรองลูกค้า
• ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น — ค่าวีซ่า ค่าทำหนังสือเดินทาง ค่าโทรศัพท์ระหว่างประเทศ ค่าประกันการเดินทาง

การแยกประเภทให้ชัดตั้งแต่ต้นช่วยให้บันทึกบัญชีถูกหมวด และทราบว่ารายการใดมีเพดานหรือเงื่อนไขพิเศษทางภาษี

เอกสารหลักฐานที่ต้องเก็บเพื่อให้เป็นรายจ่ายได้

หลักการของสรรพากรคือ รายจ่ายที่จะนำมาหักต้องเป็น "รายจ่ายเพื่อกิจการ" และต้องมีหลักฐานเพียงพอ เอกสารขั้นต่ำที่ควรมีสำหรับการเดินทางต่างประเทศแต่ละครั้ง ได้แก่

• ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับ จากสายการบิน โรงแรม และผู้ให้บริการอื่นในทุกรายการที่จ่ายเงิน
• Boarding pass หรือเอกสารยืนยันการเดินทางจริง (e-Ticket + บัตรขึ้นเครื่อง) — สำคัญมาก เพราะพิสูจน์ว่าเดินทางจริง ไม่ใช่แค่จองแล้วยกเลิก
• วาระการเดินทาง (Travel Itinerary) หรือ Agenda การประชุม ที่ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เช่น พบลูกค้า เข้าร่วมงาน Trade Fair เจรจาสัญญา
• หนังสืออนุมัติการเดินทาง จากผู้มีอำนาจในบริษัท (กรรมการหรือผู้บริหาร) ก่อนออกเดินทาง
• รายงานค่าใช้จ่าย (Expense Report) ที่พนักงานหรือกรรมการจัดทำหลังกลับ พร้อมแนบใบเสร็จทุกใบ
• หลักฐานการชำระเงิน เช่น รายการบัตรเครดิตบริษัท หรือใบโอนเงินธนาคาร

กิจการที่เก็บเอกสารชุดนี้ไว้ครบจะผ่านการตรวจสอบได้ง่ายกว่ากิจการที่อาศัยแค่ใบเสร็จเพียงอย่างเดียว

เบี้ยเลี้ยงเดินทางต่างประเทศ — หลักการที่ควรรู้

เบี้ยเลี้ยงเดินทางต่างประเทศ (per diem) คือเงินที่บริษัทจ่ายให้ผู้เดินทางเพื่อครอบคลุมค่าอาหารและค่าใช้จ่ายรายวันแทนการเก็บใบเสร็จทุกรายการ

สรรพากรยอมรับอัตราเบี้ยเลี้ยงที่ "สมเหตุสมผล" และสอดคล้องกับนโยบายบริษัทที่กำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร สิ่งที่บริษัทควรทำ ได้แก่

• จัดทำ ระเบียบค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางต่างประเทศ เป็นเอกสารภายในที่กรรมการอนุมัติ ระบุอัตราตามประเทศหรือภูมิภาค และตำแหน่งงาน
• ใช้อัตราที่สอดคล้องกับค่าครองชีพจริงของประเทศปลายทาง ไม่สูงเกินสมควร
• แยกบันทึกให้ชัดว่าส่วนใดเป็น per diem และส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายจริงที่มีใบเสร็จ

อัตราเบี้ยเลี้ยงที่สรรพากรยอมรับขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงในแต่ละกรณี ไม่มีตัวเลขตายตัวในประมวลรัษฎากร ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและตรวจสอบแนวทางสรรพากรล่าสุดก่อนกำหนดอัตรา

การบันทึกบัญชีและอัตราแลกเปลี่ยน

ค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศมักเกิดขึ้นในสกุลเงินต่างประเทศ เช่น USD JPY EUR หลักบัญชีที่ถูกต้องคือ

• บันทึกด้วยอัตราแลกเปลี่ยน ณ วันที่เกิดรายการ (transaction date rate) ไม่ใช่อัตรา ณ วันที่รายงานหรือวันที่โอนเงินคืน
• อัตราแลกเปลี่ยนอ้างอิงทั่วไปคืออัตราถัวเฉลี่ยของธนาคารแห่งประเทศไทย (ธปท.) ณ วันนั้น หากใช้อัตราอื่นควรมีเหตุผลรองรับ
• หากพนักงานเบิกล่วงหน้าเป็นเงินบาทแล้วไปแลกเอง ให้บันทึกอัตราจริงที่แลกได้พร้อมสลิปแลกเงิน
• หากใช้บัตรเครดิตบริษัทแล้วถูกเรียกเก็บเป็นบาท ให้ใช้ยอดเรียกเก็บจริงในใบแจ้งยอดบัตร

ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน (กำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน) ที่เกิดขึ้นให้บันทึกแยกเป็นรายการ Exchange Gain/Loss ในงบกำไรขาดทุน ไม่ควรปรับเข้าต้นทุนรายการเดิม

ประเด็นภาษีที่ต้องระวัง

รายจ่ายเพื่อกิจการ vs รายจ่ายส่วนตัว

ข้อที่สรรพากรตรวจสม่ำเสมอคือการแยกค่าใช้จ่ายเพื่อกิจการออกจากค่าใช้จ่ายส่วนตัว เช่น

• ต่อทริปธุรกิจเป็นวันพักผ่อนส่วนตัว — ค่าพาหนะและที่พักในช่วงท่องเที่ยวไม่ใช่รายจ่ายกิจการ ต้องตัดออก
• พาครอบครัวร่วมเดินทาง — ค่าตั๋วและที่พักของผู้ติดตามที่ไม่ใช่พนักงานไม่สามารถนำมาหักได้
• ช้อปปิ้งส่วนตัวหรือค่าบันเทิงที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจ — ไม่ใช่รายจ่ายกิจการ

วิธีป้องกัน คือให้วาระการเดินทางระบุวันและเวลาที่ทำกิจกรรมทางธุรกิจให้ชัดเจน และตัดค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากรายงานตั้งแต่แรก

ค่ารับรอง — มีเพดานจำกัด

ค่ารับรองลูกค้าในต่างประเทศ เช่น ค่าอาหารเลี้ยงรับรอง ของขวัญทางธุรกิจ หรือกิจกรรมรับรอง อยู่ภายใต้บทบัญญัติค่ารับรองในประมวลรัษฎากร ซึ่งมีเพดานการหักเป็นสัดส่วนของรายได้ ไม่ใช่หักได้ทั้งหมด

นอกจากนี้ ต้องมีเงื่อนไขครบ เช่น จ่ายให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกับกิจการ มีหลักฐานการจ่าย และจ่ายตามธรรมเนียมทางธุรกิจ อัตราเพดานและเงื่อนไขที่แน่นอนควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีและกรมสรรพากรโดยตรง

ภาษีซื้อจากต่างประเทศ

VAT หรือ GST ที่ถูกเรียกเก็บในต่างประเทศ เช่น VAT ในยุโรป GST ในสิงคโปร์ โดยปกติ ไม่สามารถนำมาขอคืนหรือใช้เป็นภาษีซื้อในระบบ VAT ของไทยได้ จึงต้องบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายทั้งหมด ไม่แยกไปตั้งภาษีซื้อ

ใช้บทความนี้ตรวจสอบระบบในบริษัทได้อย่างไร

หลังอ่านบทความแล้ว ลองนำเช็กลิสต์ด้านล่างไปทบทวนว่ากระบวนการปัจจุบันของบริษัทรองรับการตรวจสอบของสรรพากรได้ดีแค่ไหน

แหล่งอ้างอิงและเอกสารที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: ประมวลรัษฎากร หมวดรายจ่ายต้องห้ามและค่ารับรอง
• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกรายการเป็นเงินตราต่างประเทศ
• ธนาคารแห่งประเทศไทย: อัตราแลกเปลี่ยนถัวเฉลี่ยอ้างอิงรายวัน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศ

ค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศต้องเก็บเอกสารอะไรบ้างจึงลงรายจ่ายของบริษัทได้?

เอกสารขั้นต่ำที่สรรพากรยอมรับได้แก่ หนังสืออนุมัติการเดินทาง, ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับจากสายการบินและที่พัก, Boarding pass หรือ e-Ticket ยืนยันการเดินทางจริง, วาระการเดินทาง (Itinerary/Agenda) ที่ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และรายงานค่าใช้จ่าย (Expense Report) ที่ผู้เดินทางลงนามพร้อมผู้อนุมัติเซ็นรับ กิจการที่มีเอกสารครบชุดนี้จะผ่านการตรวจสอบได้ง่ายกว่ากิจการที่มีแค่ใบเสร็จเพียงอย่างเดียว

เบี้ยเลี้ยงเดินทางต่างประเทศ (per diem) ที่บริษัทจ่ายให้พนักงานมีหลักเกณฑ์อย่างไร?

ประมวลรัษฎากรไม่ได้กำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยงต่างประเทศไว้เป็นตัวเลขตายตัว สรรพากรพิจารณาว่าอัตราที่ใช้ 'สมเหตุสมผล' และสอดคล้องกับนโยบายบริษัทที่กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรและกรรมการอนุมัติไว้ก่อน โดยควรกำหนดตามประเทศปลายทางและตำแหน่งงาน สอดคล้องกับค่าครองชีพจริง และแยกบันทึกให้ชัดว่าส่วนใดเป็น per diem และส่วนใดเป็นค่าใช้จ่ายจริงที่มีใบเสร็จ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อกำหนดอัตราที่เหมาะสมกับธุรกิจของท่าน