การจ้างงานแบบ Outsource vs Freelance ในมุมบัญชี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคม

เมื่อบริษัทต้องการกำลังคนเพิ่มเติม ทางเลือกมักแบ่งออกเป็นสองรูปแบบหลัก ได้แก่ การจ้างงานผ่าน Outsource (นิติบุคคลให้บริการภายนอก) และการจ้าง Freelance (บุคคลธรรมดาทำงานอิสระ) ทั้งสองรูปแบบมีภาระทางภาษี การหัก ณ ที่จ่าย และสิทธิหน้าที่ด้านประกันสังคมที่แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ บทความนี้อธิบายหลักการที่ถูกต้องเพื่อให้เจ้าของกิจการ SME จัดการระบบได้อย่างถูกกฎหมาย (ข้อมูล ณ ปี 2569)

ความแตกต่างพื้นฐาน: Outsource คือนิติบุคคล ส่วน Freelance คือบุคคลธรรมดา

ก่อนพิจารณาเรื่องภาษีและประกันสังคม ต้องเข้าใจสถานะทางกฎหมายของคู่สัญญาก่อน เพราะนั่นเป็นตัวกำหนดว่าต้องใช้แบบภาษีใด และมีภาระประกันสังคมหรือไม่

• Outsource (เอาท์ซอร์ส) หมายถึงการว่าจ้างบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลอื่น ให้มารับงานและส่งบุคลากรหรือบริการมาให้กิจการ เช่น บริษัทรักษาความปลอดภัย บริษัททำความสะอาด หรือบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ คู่สัญญาคือ "นิติบุคคล"
• Freelance (ฟรีแลนซ์) หมายถึงการว่าจ้างบุคคลธรรมดาโดยตรงในลักษณะรับงานชิ้นหรือรับงานโครงการ ไม่มีสัญญาจ้างแรงงานถาวร คู่สัญญาคือ "บุคคลธรรมดา"
• ลูกจ้างประจำ (พนักงาน) คือการจ้างงานที่มีสัญญาจ้างแรงงาน มีระเบียบวินัยบังคับ มีเวลาทำงานกำหนด ได้รับเงินเดือนประจำ กฎหมายแรงงานและประกันสังคมมาตรา 33 บังคับใช้เต็มรูปแบบ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการจัดประเภทคนที่ทำงานเสมือนพนักงานเป็น "ฟรีแลนซ์" เพื่อหลีกเลี่ยงภาระประกันสังคมและสวัสดิการ กรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคมมีแนวทางตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างที่ชัดเจน หากพบว่าแท้จริงแล้วเป็นลูกจ้าง ผู้ประกอบการอาจถูกประเมินภาษีย้อนหลังและเงินสมทบประกันสังคมที่ขาด

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย: อัตราและแบบที่ใช้แตกต่างกันตามสถานะผู้รับเงิน

หลักการสำคัญคือ แบบที่ใช้นำส่ง (ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53) และบางกรณีอัตราหัก ขึ้นอยู่กับว่าผู้รับเงินเป็น "บุคคลธรรมดา" หรือ "นิติบุคคล" และค่าบริการนั้นจัดเป็นเงินได้ประเภทใด

กรณีจ่ายให้ Freelance (บุคคลธรรมดา)

รายได้ที่ฟรีแลนซ์ได้รับจากการรับจ้างทำงานหรือบริการโดยทั่วไปจัดเป็นเงินได้ตาม มาตรา 40(2) (ค่าจ้างรับเหมาที่ผู้รับใช้อุปกรณ์ของตนเอง) หรือ มาตรา 40(6) (วิชาชีพอิสระที่กฎหมายกำหนด เช่น แพทย์ ทนายความ วิศวกร สถาปนิก นักบัญชี ศิลปิน) ผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากยอดก่อน VAT และนำส่งด้วย ภ.ง.ด.3

กรณีจ่ายให้ Outsource (นิติบุคคล)

เมื่อจ่ายค่าบริการให้นิติบุคคล เช่น บริษัทเอาท์ซอร์สหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากยอดก่อน VAT เช่นเดียวกัน และนำส่งด้วย ภ.ง.ด.53

กำหนดการนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ผู้มีหน้าที่หักภาษีต้องนำส่ง ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือน ที่มีการจ่ายเงิน (สำหรับการยื่นกระดาษ) หรือ 8 วัน หากยื่นผ่านระบบอินเทอร์เน็ต (e-Filing) ของกรมสรรพากร การนำส่งล่าช้าหรือไม่นำส่งมีโทษปรับเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน (หรือเศษของเดือน) ของจำนวนภาษีที่ต้องนำส่ง

เมื่อหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้ว ผู้จ่ายต้องออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ให้แก่ผู้รับเงินทุกครั้ง เพื่อให้ผู้รับเงินนำไปใช้เครดิตภาษีในการยื่นภาษีประจำปีของตนเอง

ประกันสังคม: ภาระของบริษัทแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

นี่คือประเด็นที่ SME มักเข้าใจผิดมากที่สุด ภาระประกันสังคมของบริษัทผู้จ้างขึ้นอยู่กับสถานะของผู้รับงานอย่างชัดเจน

พนักงานประจำ: มาตรา 33 — บริษัทต้องร่วมจ่าย

ลูกจ้างที่ทำงานภายใต้สัญญาจ้างแรงงานต้องเข้าสู่ระบบประกันสังคม มาตรา 33 โดยบังคับ ทั้งนายจ้างและลูกจ้างต่างจ่ายเงินสมทบฝ่ายละ 5% ของค่าจ้าง โดยมีฐานค่าจ้างสูงสุดที่นำมาคำนวณ ซึ่งมีการปรับขึ้นตามกฎหมาย ผู้ประกอบการควรตรวจสอบเพดานที่บังคับใช้ในปีปัจจุบันกับสำนักงานประกันสังคม (sso.go.th) เพราะมีการเปลี่ยนแปลงแบบขั้นบันได บริษัทมีหน้าที่ยื่นแบบและนำส่งเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

Freelance (บุคคลธรรมดาอิสระ): ไม่มีภาระประกันสังคมสำหรับบริษัทผู้จ้าง

ฟรีแลนซ์ที่รับงานโดยไม่มีสัญญาจ้างแรงงาน ไม่อยู่ภายใต้บังคับมาตรา 33 บริษัทผู้จ้าง ไม่มีภาระนำส่งเงินสมทบประกันสังคม ให้แก่ฟรีแลนซ์ ฟรีแลนซ์สามารถสมัครเข้าระบบประกันสังคมด้วยตนเองได้ตาม มาตรา 40 (สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ) หรือมาตรา 39 (สำหรับผู้ที่เคยเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33 มาก่อน) แต่นั่นเป็นสิทธิส่วนตัวของฟรีแลนซ์ ไม่ใช่หน้าที่ของบริษัทผู้จ้าง

Outsource (นิติบุคคล): ภาระประกันสังคมอยู่ที่บริษัท Outsource ไม่ใช่บริษัทผู้จ้าง

เมื่อบริษัทว่าจ้างบริษัท Outsource ภาระในการดูแลพนักงานของบริษัท Outsource (รวมถึงการนำส่งประกันสังคมมาตรา 33) เป็นความรับผิดชอบของ บริษัท Outsource ในฐานะนายจ้าง บริษัทผู้จ้างเพียงจ่ายค่าบริการตามสัญญาและหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% เท่านั้น อย่างไรก็ตาม สัญญา Outsource ที่ดีควรมีข้อกำหนดให้บริษัท Outsource รับรองว่าปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและประกันสังคมครบถ้วน เพื่อปกป้องบริษัทผู้จ้างจากความเสี่ยงร่วม

ความเสี่ยงสำคัญ: การจัดประเภทผิด (Misclassification)

ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดของการจ้างงานทั้งสองรูปแบบนี้คือการจัดประเภทผิด สรรพากรและสำนักงานประกันสังคมพิจารณาจาก "ความเป็นจริงของความสัมพันธ์" ไม่ใช่เพียงชื่อในสัญญา ตัวชี้วัดที่ทำให้ถูกมองว่าเป็น "ลูกจ้าง" แม้จะทำสัญญาแบบ Freelance ได้แก่:

• ต้องมาทำงานที่บริษัทตามเวลาที่กำหนด ใช้อุปกรณ์และสถานที่ของบริษัท
• บริษัทกำกับดูแลวิธีการทำงาน ไม่ใช่เพียงผลลัพธ์
• รับเงินสม่ำเสมอทุกเดือนคล้ายเงินเดือน ไม่ใช่ตามผลงาน
• ทำงานให้บริษัทเดียวเป็นหลักโดยไม่รับงานจากที่อื่น
• ไม่มีความเสี่ยงทางธุรกิจของตนเอง เช่น ลงทุนเอง แบกรับต้นทุนเอง

หากสรรพากรหรือสำนักงานประกันสังคมตีความว่าฟรีแลนซ์เหล่านั้นคือลูกจ้างจริง บริษัทจะถูกประเมินให้นำส่งเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลัง พร้อมเงินเพิ่มและเบี้ยปรับ รวมทั้งถูกประเมินภาษีเงินได้ส่วนที่หัก ณ ที่จ่ายไม่ครบ

การบันทึกบัญชีและเอกสารประกอบที่ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องเริ่มต้นจากการกำหนดรหัสบัญชีที่แยกแยะรายจ่ายตามประเภทอย่างชัดเจน และมีเอกสารประกอบครบถ้วน

• ค่าจ้าง Freelance บันทึกเป็น "ค่าบริการ" หรือ "ค่าจ้างรับเหมา" พร้อมหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ใบเสนอราคา และสัญญาจ้างงาน (ถ้ามี)
• ค่าบริการ Outsource บันทึกเป็น "ค่าบริการ" พร้อมใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ที่ออกโดยบริษัท Outsource ซึ่งจดทะเบียน VAT และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• เงินเดือนพนักงาน บันทึกเป็น "เงินเดือนและค่าจ้าง" พร้อม Payroll Summary ใบจ่ายเงินเดือน และแบบนำส่งเงินสมทบ

หมายเหตุสำคัญ: ฐานที่ใช้หักภาษี ณ ที่จ่ายต้องเป็น ยอดค่าบริการก่อนบวก VAT เสมอ หากคำนวณจากยอดรวม VAT จะทำให้หักภาษีเกินและรายงานตัวเลขผิด

VAT ของผู้ให้บริการ Outsource และ Freelance

บริษัท Outsource ที่จดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีและเรียกเก็บ VAT อัตรา 7% จากบริษัทผู้จ้าง (ข้อมูล ณ ปี 2569 — อัตรานี้เป็นการลดจาก 10% โดยพระราชกฤษฎีกา ควรตรวจสอบอัตราที่บังคับใช้ ณ ปีที่ยื่นกับกรมสรรพากร) บริษัทผู้จ้างสามารถนำ VAT ที่ถูกเรียกเก็บนี้ไปเป็นภาษีซื้อขอคืนหรือหักออกจากภาษีขายได้

ฟรีแลนซ์ที่เป็นบุคคลธรรมดา โดยทั่วไปไม่ได้จดทะเบียน VAT (เว้นแต่มีรายได้เกินเกณฑ์ 1,800,000 บาทต่อปี และจดทะเบียน VAT) ดังนั้นค่าบริการจากฟรีแลนซ์มักไม่มี VAT และบริษัทผู้จ้างจะไม่มีภาษีซื้อในส่วนนี้ ควรตรวจสอบว่าฟรีแลนซ์เป็นผู้จดทะเบียน VAT หรือไม่ก่อนทำธุรกรรม

แนวทางปฏิบัติและข้อแนะนำสำหรับ SME

เพื่อให้การจ้างงานทั้งสองรูปแบบเป็นไปอย่างถูกต้องและตรวจสอบได้ ผู้ประกอบการควรดำเนินการดังนี้

• กำหนดนโยบายภายในที่ชัดเจนว่างานประเภทใดเหมาะกับ Freelance งานประเภทใดเหมาะกับ Outsource และงานใดต้องเป็นพนักงานประจำ
• จัดทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับทุกการว่าจ้าง ระบุลักษณะงาน ผลงานที่คาดหวัง ระยะเวลา และค่าตอบแทน
• ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการจดทะเบียน VAT หรือไม่ เพื่อออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง
• ตั้งปฏิทินภาษีรายเดือนสำหรับการยื่น ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53 และแบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม
• ใช้ระบบบัญชีที่แยกรหัสค่าใช้จ่ายระหว่าง "เงินเดือน-ค่าจ้าง", "ค่าบริการภายนอก (Outsource)", และ "ค่าจ้างรับเหมา (Freelance)" อย่างชัดเจน
• ปรึกษาสำนักงานบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีเพื่อตรวจสอบระบบอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการจ้างงาน

ท่านสามารถใช้เครื่องมือ ประเมินความเสี่ยงทางภาษีเบื้องต้น ของ A Plus Me เพื่อตรวจสอบว่าระบบการจ้างงานของกิจการอยู่ในเกณฑ์เสี่ยงด้านใดบ้าง หรือหากต้องการคำนวณภาระภาษีโดยรวมของกิจการ สามารถใช้ เครื่องคำนวณภาษีนิติบุคคล vs บุคคลธรรมดา เป็นจุดเริ่มต้นได้

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การจ้างงาน Outsource vs Freelance ควรนำมาเปรียบเทียบและปรับปรุงกับระบบเอกสารและการดำเนินการจริงภายในองค์กรของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้จุดเช็กลิสต์และแนวทางหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังนี้:

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: การสืบค้นข้อมูลภาษีและเกณฑ์สรรพากรที่เกี่ยวข้องกับ การจ้างงาน Outsource vs Freelance
• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานและจรรยาบรรณวิชาชีพทางบัญชีของนิติบุคคล

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การจ้างงาน Outsource vs Freelance

จ้าง Freelance กับ Outsource ต้องใช้แบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่างกันอย่างไร?

หากจ่ายให้ Freelance ที่เป็นบุคคลธรรมดา ใช้แบบ ภ.ง.ด.3 หักภาษี 3% จากยอดค่าบริการก่อน VAT หากจ่ายให้บริษัท Outsource ที่เป็นนิติบุคคล ใช้แบบ ภ.ง.ด.53 หักภาษี 3% เช่นเดียวกัน ทั้งสองกรณีต้องนำส่งภายใน 7 วันนับแต่วันสิ้นเดือนที่จ่ายเงิน (8 วันหากยื่นผ่านระบบ e-Filing)

บริษัทที่จ้าง Freelance มีภาระประกันสังคมให้ฟรีแลนซ์ด้วยหรือไม่?

ไม่มี บริษัทผู้จ้างไม่มีหน้าที่นำส่งเงินสมทบประกันสังคมให้ฟรีแลนซ์ที่เป็นบุคคลธรรมดาอิสระ ฟรีแลนซ์สามารถสมัครประกันสังคมด้วยตนเองได้ตามมาตรา 40 (ผู้ประกอบอาชีพอิสระ) แต่ภาระนั้นเป็นของฟรีแลนซ์เอง ไม่ใช่ของบริษัทผู้จ้าง

ความเสี่ยงหลักจากการจัดประเภทผู้รับจ้างเป็น Freelance แทนลูกจ้างคืออะไร?

หากสรรพากรหรือสำนักงานประกันสังคมพิจารณาแล้วเห็นว่า Freelance นั้นทำงานในลักษณะของลูกจ้างจริง (เช่น ต้องใช้อุปกรณ์บริษัท มีเวลาทำงานกำหนด รับเงินสม่ำเสมอ) บริษัทอาจถูกประเมินเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ และถูกประเมินภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ขาดด้วยเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน