กฎหมายแรงงานและข้อพึงระวังกรณีเลิกจ้างพนักงานในระบบบัญชีเงินชดเชย

การเลิกจ้างพนักงานโดยไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างถูกต้องเป็นหนึ่งในความเสี่ยงทางกฎหมายที่ SME ไทยมักประมาทมากที่สุด นายจ้างต้องรู้ทั้งสิทธิที่ลูกจ้างได้รับตามกฎหมาย วิธีบันทึกบัญชีเงินชดเชยให้เป็นรายจ่ายที่ถูกต้อง และหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง บทความนี้รวบรวมประเด็นสำคัญเหล่านั้นไว้ในที่เดียว (ข้อมูล ณ ปี 2569)

อัตราเงินชดเชยตามกฎหมายแรงงาน มาตรา 118

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 118 กำหนดให้นายจ้างจ่ายเงินชดเชยเมื่อเลิกจ้าง โดยอัตราขึ้นอยู่กับระยะเวลาการทำงานต่อเนื่อง คำนวณจาก ค่าจ้างอัตราสุดท้าย ดังนี้:

• ทำงานครบ 120 วัน แต่ไม่ครบ 1 ปี — ได้รับ 30 วัน
• ทำงานครบ 1 ปี แต่ไม่ครบ 3 ปี — ได้รับ 90 วัน
• ทำงานครบ 3 ปี แต่ไม่ครบ 6 ปี — ได้รับ 180 วัน
• ทำงานครบ 6 ปี แต่ไม่ครบ 10 ปี — ได้รับ 240 วัน
• ทำงานครบ 10 ปี แต่ไม่ครบ 20 ปี — ได้รับ 300 วัน
• ทำงานครบ 20 ปีขึ้นไป — ได้รับ 400 วัน

นอกจากเงินชดเชย นายจ้างยังต้องพิจารณาว่าต้องบอกกล่าวล่วงหน้าตามสัญญาหรือไม่ หรือจ่าย ค่าจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า (Pay in lieu of notice) แทน ซึ่งเป็นรายการแยกจากเงินชดเชยและมีภาระภาษีที่แตกต่างกัน

กรณีที่นายจ้างไม่ต้องจ่ายเงินชดเชย

กฎหมายแรงงานกำหนดข้อยกเว้นไว้ ซึ่งโดยหลักคือกรณีที่ลูกจ้างกระทำความผิดร้ายแรง ได้แก่:

• ทุจริตต่อหน้าที่หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง
• จงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย
• ประมาทเลินเล่อเป็นเหตุให้นายจ้างได้รับความเสียหายอย่างร้ายแรง
• ฝ่าฝืนข้อบังคับหรือระเบียบเกี่ยวกับการทำงานอย่างร้ายแรง
• ละทิ้งหน้าที่โดยไม่มีเหตุอันสมควรติดต่อกันเกินกว่า 3 วันทำงาน
• ได้รับโทษจำคุกตามคำพิพากษาถึงที่สุดในความผิดที่กระทำโดยเจตนา

ข้อควรระวัง: ในทางปฏิบัติ การอ้างเหตุไม่จ่ายชดเชยต้องมีหลักฐานรองรับอย่างชัดเจน หากนายจ้างระบุเหตุผลไม่ครบถ้วนหรือไม่มีเอกสารใบเตือน ศาลแรงงานมักตัดสินให้นายจ้างจ่ายชดเชยพร้อมดอกเบี้ย SME ควรมีระบบการออกหนังสือเตือนและบันทึกพฤติกรรมพนักงานไว้เป็นหลักฐาน

ภาษีเงินชดเชย — มุมมองของลูกจ้าง

เงินชดเชยที่ลูกจ้างได้รับตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในส่วนที่ไม่เกิน ค่าจ้าง 400 วันสุดท้าย และต้องไม่เกิน 600,000 บาท (มีผลตั้งแต่ 1 มกราคม 2566)

ส่วนที่เกินเพดานดังกล่าวต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา อย่างไรก็ตาม หากลูกจ้างทำงานมาครบ 5 ปีขึ้นไป สามารถเลือกคำนวณภาษีส่วนเกินด้วยวิธีพิเศษตาม มาตรา 48(5) แยกออกจากเงินได้ประเภทอื่น ซึ่งโดยทั่วไปจะมีภาระภาษีต่ำกว่าการนำไปรวมคำนวณกับเงินได้ปกติ

หน้าที่นายจ้าง — หักภาษี ณ ที่จ่ายและเอกสารที่ต้องจัดทำ

นายจ้างมีหน้าที่ตามกฎหมายภาษีดังนี้:

• คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย เฉพาะส่วนเงินชดเชยที่เกินเพดานยกเว้น (เกิน 600,000 บาท หรือเกินค่าจ้าง 400 วันสุดท้าย แล้วแต่จำนวนใดต่ำกว่า) โดยนำมารวมกับเงินได้อื่นในปีนั้นเพื่อคำนวณภาษีแล้วหักที่ต้นทาง
• ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ตามรอบเดือนที่จ่ายเงิน และ ภ.ง.ด.1ก สรุปรายปี
• ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้แก่ลูกจ้างภายในกำหนด เพื่อลูกจ้างใช้ยื่นแบบ ภ.ง.ด.90/91 ปลายปี
• หากลูกจ้างประสงค์ใช้วิธีคำนวณพิเศษมาตรา 48(5) นายจ้างควรแจ้งให้ลูกจ้างทราบสิทธิและขอ ใบแนบ ภ.ง.ด.90/91 ประกอบการยื่น

การบันทึกบัญชีเงินชดเชยในฝั่งนายจ้าง

เงินชดเชยที่จ่ายตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงานถือเป็น รายจ่ายที่ได้รับอนุญาต ตามประมวลรัษฎากร สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีของนิติบุคคลได้ โดยมีหลักการบันทึกบัญชีดังนี้:

• รายการหนี้สิน (Accrual): หากนิติบุคคลมีภาระเงินชดเชยที่ทราบแน่ชัดแล้ว (เช่น มีมติเลิกจ้างแล้ว) ควรบันทึกเป็น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือ ประมาณการหนี้สิน ในงวดที่เกิดเหตุ แม้ยังไม่ได้จ่ายเงินจริง
• รายการเมื่อจ่ายจริง: บันทึกเดบิต ค่าใช้จ่ายพนักงาน / เงินชดเชยเลิกจ้าง เครดิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร และหากมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้บันทึกเครดิต ภาษีหัก ณ ที่จ่าย-นำส่ง แยกออกมา
• เอกสารประกอบ: ต้องมีหนังสือเลิกจ้าง ใบรับเงินลงนามโดยพนักงาน และสลิปโอนเงินหรือหลักฐานการชำระผ่านธนาคาร จึงจะถือเป็นรายจ่ายที่สรรพากรยอมรับ

สำหรับ SME ที่บัญชีอยู่ภายใต้มาตรฐานรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs) การบันทึกประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานอาจมีรายละเอียดที่ต่างจากมาตรฐานฉบับเต็ม ควรหารือกับผู้ทำบัญชีถึงวิธีที่เหมาะสมกับขนาดกิจการ

ค่าชดเชยพิเศษกรณีปรับโครงสร้างหรือย้ายสถานประกอบการ

นอกจากเงินชดเชยปกติ กฎหมายแรงงานยังกำหนด ค่าชดเชยพิเศษ ในสองกรณีหลัก:

• การปรับปรุงหน่วยงานโดยนำเทคโนโลยีมาแทน (มาตรา 121): นายจ้างต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 60 วัน และหากไม่แจ้งต้องจ่ายค่าชดเชยพิเศษแทนการบอกกล่าวอีก 60 วัน
• การย้ายสถานประกอบการ (มาตรา 120): หากลูกจ้างไม่ประสงค์ไปทำงานที่ใหม่ มีสิทธิได้รับค่าชดเชยพิเศษไม่น้อยกว่าค่าชดเชยปกติ

ค่าชดเชยพิเศษเหล่านี้มีภาระทางภาษีและการบันทึกบัญชีเช่นเดียวกับเงินชดเชยปกติ และควรได้รับคำแนะนำจากที่ปรึกษาแรงงานและบัญชีก่อนดำเนินการ

เช็กลิสต์สำหรับนายจ้างก่อนดำเนินการเลิกจ้าง

ก่อนแจ้งเลิกจ้างพนักงาน ผู้ประกอบการควรตรวจสอบประเด็นเหล่านี้ให้ครบถ้วน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทแรงงานและความผิดพลาดทางภาษี:

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: แบบฟอร์มและหลักเกณฑ์การหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน: พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS for NPAEs) สำหรับกิจการ SME

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ กฎหมายแรงงานและบัญชีเงินชดเชยการเลิกจ้าง

นายจ้างต้องจ่ายเงินชดเชยเมื่อเลิกจ้างพนักงานเท่าไร?

อัตราขึ้นอยู่กับอายุงาน ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน มาตรา 118: ทำงานครบ 120 วันแต่ไม่ครบ 1 ปี ได้รับ 30 วัน, ครบ 1 ปีแต่ไม่ครบ 3 ปี ได้รับ 90 วัน, ครบ 3 ปีแต่ไม่ครบ 6 ปี ได้รับ 180 วัน, ครบ 6 ปีแต่ไม่ครบ 10 ปี ได้รับ 240 วัน, ครบ 10 ปีแต่ไม่ครบ 20 ปี ได้รับ 300 วัน และครบ 20 ปีขึ้นไป ได้รับ 400 วัน โดยคิดจากค่าจ้างอัตราสุดท้าย

เงินชดเชยที่ลูกจ้างได้รับต้องเสียภาษีหรือไม่?

เงินชดเชยที่ได้รับตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงานในส่วนที่ไม่เกินค่าจ้าง 400 วันสุดท้ายและไม่เกิน 600,000 บาท ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา มีผลตั้งแต่ 1 มกราคม 2566 ส่วนที่เกินจากเพดานดังกล่าวต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้ และหากทำงานครบ 5 ปี สามารถเลือกคำนวณภาษีด้วยวิธีพิเศษตามมาตรา 48(5) แยกจากเงินได้อื่นได้

นายจ้างต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินชดเชยการเลิกจ้างหรือไม่?

นายจ้างมีหน้าที่คำนวณและหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) เฉพาะส่วนเงินชดเชยที่เกินเพดานยกเว้น 600,000 บาท หรือเกินค่าจ้าง 400 วันสุดท้าย โดยในส่วนเกินนั้นต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้ของลูกจ้างตามปกติ และนายจ้างต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ลูกจ้างภายในกำหนด