ปิดงบการเงินประจำปี ขั้นตอน กำหนดเวลายื่น และสิ่งที่ต้องเตรียม

สำหรับเจ้าของบริษัทที่เพิ่งตั้งกิจการหรือดูแลธุรกิจด้วยตัวเอง คำว่า "ปิดงบ" อาจดูเป็นเรื่องของนักบัญชี แต่จริงๆ แล้วมีหลายขั้นตอนที่คุณในฐานะกรรมการต้องรู้และมีส่วนร่วม เพราะถ้าพลาดกำหนดเวลาแม้แต่ขั้นตอนเดียว อาจโดนค่าปรับทั้งในนามบริษัทและในนามส่วนตัวได้

ปิดงบการเงินประจำปีคืออะไร และเกี่ยวข้องกับกรรมการอย่างไร

การปิดงบการเงินประจำปี หมายถึงกระบวนการสรุปรายการทางบัญชีทั้งหมดของบริษัทในรอบปีบัญชีหนึ่ง แล้วจัดทำเป็นงบการเงินชุดครบ ได้แก่ งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ งบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น จากนั้นต้องผ่านการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ก่อนนำส่งหน่วยงานรัฐสองแห่งคือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และ กรมสรรพากร

กรรมการบริษัทมีหน้าที่โดยตรงในกระบวนการนี้ เพราะต้องลงนามอนุมัติงบการเงินในที่ประชุมผู้ถือหุ้น และมีความรับผิดชอบทางกฎหมายหากบริษัทยื่นงบล่าช้าหรือไม่ยื่น ดังนั้นแม้จะมีสำนักงานบัญชีดูแลอยู่ กรรมการก็ต้องติดตามกำหนดเวลาและเตรียมเอกสารที่อยู่ในมือให้พร้อม

รอบบัญชีของบริษัทคืออะไร และเริ่มนับเมื่อไหร่

บริษัทจำกัดในไทยส่วนใหญ่ใช้ รอบบัญชี 1 มกราคม – 31 ธันวาคม แต่กฎหมายอนุญาตให้กำหนดรอบบัญชีเป็นอื่นได้ (เช่น เมษายน–มีนาคม หรือกรกฎาคม–มิถุนายน) โดยรอบแรกของบริษัทที่จดทะเบียนใหม่จะเริ่มนับตั้งแต่วันจดทะเบียน ไปจนถึงวันสิ้นรอบบัญชีที่กำหนดไว้ในหนังสือบริคณห์สนธิ

ตัวอย่าง: บริษัทจดทะเบียนวันที่ 15 มีนาคม 2567 และกำหนดรอบบัญชีสิ้นสุด 31 ธันวาคม รอบบัญชีแรกจะครอบคลุมตั้งแต่ 15 มีนาคม – 31 ธันวาคม 2567 นั่นคือไม่ถึง 12 เดือนเต็ม แต่ก็ต้องจัดทำงบและยื่นให้ครบ

หากยังไม่แน่ใจว่ารอบบัญชีของบริษัทตัวเองสิ้นสุดวันไหน ตรวจสอบได้จากหนังสือรับรองบริษัทที่ออกโดย DBD หรือสอบถามสำนักงานบัญชีที่ดูแลอยู่

กำหนดเวลาสำคัญที่ต้องจำ (สำหรับรอบบัญชี 31 ธันวาคม)

สำหรับบริษัทที่ใช้รอบบัญชีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม ซึ่งเป็นกรณีที่พบบ่อยที่สุด กำหนดการหลักที่ต้องรู้มีดังนี้:

ขั้นตอน	กำหนดเวลา (รอบปี 31 ธ.ค.)	หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น (AGM)	ภายใน 4 เดือน = ไม่เกิน 30 เมษายน	ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
ยื่นบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)	ภายใน 14 วันหลังประชุม = ไม่เกิน 14 พฤษภาคม	DBD
ยื่นงบการเงินต่อ DBD	ภายใน 1 เดือนหลังประชุม = ไม่เกิน 31 พฤษภาคม	DBD (ผ่านระบบ e-Filing)
ยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อสรรพากร	ภายใน 150 วัน = ไม่เกิน 30 พฤษภาคม (กระดาษ) / ประมาณ 8 มิถุนายน (e-Filing)	กรมสรรพากร

หมายเหตุ: หากวันครบกำหนดตรงกับวันหยุดราชการ กำหนดส่งจะขยายไปวันทำการถัดไป และการยื่นผ่านระบบ e-Filing ของกรมสรรพากรมักได้รับการขยายเวลาเพิ่มอีกประมาณ 8 วัน ควรยืนยันกำหนดจริงกับสำนักงานบัญชีในแต่ละปี

ขั้นตอนการปิดงบการเงินประจำปี ตั้งแต่ต้นจนจบ

กระบวนการปิดงบไม่ได้เริ่มต้นในเดือนพฤษภาคม แต่เริ่มตั้งแต่การเก็บเอกสารตลอดทั้งปี ขั้นตอนหลักมีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1 — รวบรวมและส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีครบถ้วน

เอกสารที่สำนักงานบัญชีต้องการเพื่อปิดงบประจำปีได้แก่:

• ใบกำกับภาษีขาย และเอกสารรายรับทั้งหมดในรอบปีบัญชี
• ใบกำกับภาษีซื้อ ค่าใช้จ่ายทุกรายการ พร้อมใบเสร็จรับเงิน
• รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) ทุกบัญชีของบริษัท ครบทุกเดือน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่บริษัทได้รับจากลูกค้า
• เอกสารเงินเดือนและประกันสังคม ทุกเดือน
• เอกสารสินทรัพย์ เช่น ใบแจ้งหนี้ซื้อเครื่องจักร อุปกรณ์ หรือสัญญาเช่าการเงิน
• รายการสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปี (สำหรับธุรกิจที่มีสต๊อกสินค้า)
• รายการลูกหนี้และเจ้าหนี้ คงค้าง ณ วันสิ้นรอบบัญชี

ยิ่งส่งเอกสารครบและถูกต้องเร็วเท่าไหร่ สำนักงานบัญชีก็จัดทำบัญชีได้เร็วขึ้น และมีเวลาพอสำหรับผู้สอบบัญชีตรวจสอบ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี

ขั้นตอนที่ 2 — สำนักงานบัญชีจัดทำบัญชีและปิดบัญชีประจำปี

เมื่อได้รับเอกสารครบ ทีมบัญชีจะ:

• บันทึกรายการปรับปรุง (Adjusting Entries) เช่น ค่าเสื่อมราคา ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้รับล่วงหน้า
• กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) ให้ตรงกับ Statement จริง
• จัดทำงบทดลอง (Trial Balance) ก่อนปิดบัญชี
• จัดทำชุดงบการเงินครบถ้วน พร้อมหมายเหตุประกอบงบการเงิน

ขั้นตอนที่ 3 — ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบและรับรองงบ

บริษัทจำกัดทุกแห่งต้องให้ ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบและลงลายมือชื่อรับรองงบการเงิน ก่อนนำเสนอต่อผู้ถือหุ้น ขั้นตอนนี้ใช้เวลาตามความซับซ้อนของธุรกิจ โดยทั่วไปอยู่ที่ 2–6 สัปดาห์ ดังนั้นควรส่งเอกสารให้ครบตั้งแต่ต้นปีใหม่ อย่ารอถึงเดือนมีนาคม–เมษายน

ขั้นตอนที่ 4 — จัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น (AGM) เพื่ออนุมัติงบการเงิน

กฎหมายกำหนดให้บริษัทจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ภายใน 4 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี สำหรับรอบบัญชีสิ้น 31 ธันวาคม หมายความว่าต้องจัดประชุมให้เสร็จภายในวันที่ 30 เมษายน

วาระในที่ประชุมที่สำคัญ ได้แก่:

• อนุมัติงบการเงินประจำปีที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว
• พิจารณาการจ่ายเงินปันผล (ถ้ามี)
• เลือกตั้งกรรมการแทนกรรมการที่ออกตามวาระ (ถ้ามี)
• พิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชีและกำหนดค่าตอบแทน

การประชุมต้องมีหนังสือนัดประชุมส่งถึงผู้ถือหุ้นล่วงหน้าตามที่กำหนดในข้อบังคับของบริษัท (โดยทั่วไปไม่น้อยกว่า 7 วัน) และต้องจัดทำรายงานการประชุมเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ขั้นตอนที่ 5 — ยื่น บอจ.5 และงบการเงินต่อ DBD

หลังประชุมสามัญผู้ถือหุ้นแล้ว บริษัทต้องยื่นเอกสารต่อ DBD ภายในระยะเวลาที่กำหนด:

• บอจ.5 (บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น): ยื่นภายใน 14 วันหลังวันประชุม
• งบการเงิน: ยื่นภายใน 1 เดือนหลังวันประชุม ผ่านระบบ DBD e-Filing (efiling.dbd.go.th)

ปัจจุบัน DBD บังคับให้ยื่นงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก สำนักงานบัญชีที่ดูแลบัญชีรายเดือนให้คุณอยู่จะจัดการขั้นตอนนี้แทน แต่คุณในฐานะกรรมการต้องลงนามในเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 6 — ยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากร

ภ.ง.ด.50 คือแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี บริษัทต้องยื่นภายใน 150 วันนับจากวันสิ้นรอบบัญชี โดยคำนวณภาษีจากกำไรสุทธิทางภาษีตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร หากบริษัทมีภาษีค้างจ่าย ต้องชำระพร้อมกับการยื่นแบบด้วย

อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับ SME (ทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี) ปัจจุบันมีโครงสร้างแบบขั้นบันได กำไรสุทธิ 0–300,000 บาทแรก ยกเว้นภาษี กำไรสุทธิ 300,001–3,000,000 บาท เสียภาษีในอัตรา 15% และกำไรสุทธิส่วนที่เกิน 3,000,000 บาท เสียภาษีในอัตรา 20% ทั้งนี้ตัวเลขดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนตามประกาศกฎกระทรวง ควรยืนยันอัตราล่าสุดกับสำนักงานบัญชีในแต่ละปี

ต้องการวางแผนภาษีก่อนปิดงบ เพื่อลดภาระภาษีอย่างถูกกฎหมาย อ่านต่อได้ที่ วางแผนภาษี

เช็กลิสต์เตรียมปิดงบ — สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องทำด้วยตัวเอง

แม้สำนักงานบัญชีจะรับผิดชอบด้านตัวเลข แต่มีสิ่งที่เจ้าของกิจการต้องจัดการเองก่อนปิดงบ:

• ตรวจสอบว่ามีเอกสารซื้อ-ขายและค่าใช้จ่ายครบทุกรายการในรอบปี ไม่มีรายการที่ลืมแนบ
• นับสต๊อกสินค้าคงเหลือจริง ณ วันที่ 31 ธันวาคม และส่งรายการให้บัญชี
• ตรวจสอบลูกหนี้ค้างรับว่าราย ไหนไม่น่าจะได้รับชำระแล้ว เพื่อพิจารณาตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
• เตรียมรายการสินทรัพย์ที่ซื้อใหม่ในรอบปี พร้อมราคา วันที่ซื้อ และหลักฐาน
• แจ้งสำนักงานบัญชีล่วงหน้าหากมีรายการพิเศษ เช่น เงินกู้ใหม่ การลงทุนเพิ่มทุน หรือรายการระหว่างกรรมการกับบริษัท
• นัดหมายประชุม AGM ล่วงหน้า และส่งหนังสือเชิญประชุมให้ผู้ถือหุ้นในเวลาที่กำหนด
• ลงนามในเอกสารที่สำนักงานบัญชีส่งมาให้ตรวจและเซ็นให้ครบทุกฉบับ

บริษัทไม่มีรายได้ ยังต้องปิดงบไหม?

ใช่ครับ บริษัทที่จดทะเบียนแล้วแม้จะยังไม่เปิดดำเนินการ หรือปีนั้นไม่มีรายรับเลย ก็ยังคงมีหน้าที่ต้องจัดทำงบการเงินและยื่นต่อ DBD และสรรพากรตามกำหนด เพราะนิติบุคคลยังคงมีสถานะทางกฎหมายและภาระผูกพันทางบัญชีตลอดจนกว่าจะจดทะเบียนเลิกบริษัทอย่างถูกต้อง

งบการเงินของบริษัทที่ไม่มีรายได้มักเรียกว่า "งบเปล่า" ซึ่งจัดทำได้ง่ายกว่าปกติ แต่ก็ยังต้องผ่านการตรวจสอบจาก CPA และยื่นต่อหน่วยงานราชการตามขั้นตอนเดิม

ผลกระทบถ้าปิดงบช้าหรือไม่ยื่น

การไม่ยื่นงบการเงินตามกำหนด หรือยื่นล่าช้า มีโทษทั้งทางแพ่งและอาญา:

• ค่าปรับ DBD: ปรับทั้งบริษัทและกรรมการแยกกัน ยิ่งล่าช้านานยิ่งปรับสูง สูงสุดได้ถึง 6,000 บาทต่อคนต่อรอบ
• ค่าปรับสรรพากร: โทษปรับอาญาสำหรับ ภ.ง.ด.50 ล่าช้า บวกเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือนของภาษีที่ค้างจ่าย
• ผลต่อเครดิตและสัญญาธุรกิจ: งบการเงินที่ยื่นช้าหรือไม่ครบอาจทำให้ขอสินเชื่อธนาคารได้ยากขึ้น หรือสูญเสียความน่าเชื่อถือในสายตาคู่ค้า

ดูรายละเอียดอัตราค่าปรับเพิ่มเติมได้ที่บทความ ค่าปรับยื่นงบการเงินล่าช้า

วิธีทำให้การปิดงบแต่ละปีราบรื่นขึ้น

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ปิดงบล่าช้าไม่ใช่ความผิดพลาดของสำนักงานบัญชี แต่คือการที่เจ้าของกิจการส่งเอกสารไม่ครบ ส่งช้า หรือมีรายการที่ต้องสอบถามเพิ่มเติมจำนวนมาก เคล็ดลับที่ช่วยได้จริง:

• ใช้บริการรับทำบัญชีรายเดือน แทนการส่งเอกสารรวบทีเดียวตอนปลายปี เพราะงบระหว่างปีจะอัปเดตอยู่เสมอ
• จัดโฟลเดอร์ดิจิทัลหรือกล่องเอกสารแยกตามเดือน เพื่อง่ายต่อการรวบรวมเมื่อถึงเวลาส่ง
• ไม่ควรใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับเงินของบริษัท เพราะจะทำให้กระทบยอดยากและอาจมีปัญหาภาษี
• วางแผนประชุม AGM และนัด CPA ล่วงหน้าอย่างน้อย 6–8 สัปดาห์ก่อนกำหนดยื่น

หากบริษัทของคุณยังไม่มีสำนักงานบัญชีประจำ หรือต้องการเปรียบเทียบบริการ ดูภาพรวมได้ที่ บริการทั้งหมด ของ A Plus Me

A Plus Me ช่วยจัดการปิดงบประจำปีให้ได้อย่างไร

ทีม A Plus Me ดูแลกระบวนการปิดงบประจำปีแบบครบวงจร ตั้งแต่รวบรวมและตรวจสอบเอกสาร จัดทำบัญชีและงบการเงิน ประสานงานกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) จัดเตรียมเอกสารสำหรับประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ไปจนถึงยื่นงบต่อ DBD และยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อสรรพากรผ่านระบบออนไลน์ เจ้าของกิจการไม่ต้องติดตามกำหนดเวลาเองและไม่เสี่ยงโดนค่าปรับจากการยื่นล่าช้า หากสนใจปรึกษาเรื่องการจัดระบบบัญชีหรือปิดงบประจำปี ติดต่อ A Plus Me ได้เลยโดยไม่มีค่าใช้จ่ายในการสอบถาม

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง ปิดงบการเงินประจำปี ขั้นตอน กำหนดเวลายื่น และสิ่งที่ต้องเตรียม ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทต้องปิดงบการเงินประจำปีภายในเมื่อไหร่

สำหรับบริษัทที่มีรอบบัญชีสิ้นสุด 31 ธันวาคม ต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นภายใน 4 เดือน (ไม่เกิน 30 เมษายน) ยื่นงบการเงินต่อ DBD ภายใน 1 เดือนหลังประชุม (ไม่เกิน 31 พฤษภาคม) และยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อสรรพากรภายใน 150 วัน (ประมาณ 30 พฤษภาคม สำหรับยื่นกระดาษ)

ถ้าบริษัทไม่มีรายได้เลยในปีนั้น ยังต้องปิดงบไหม

ต้องยื่นครับ บริษัทที่จดทะเบียนแล้วทุกแห่งมีหน้าที่จัดทำงบการเงินและยื่นต่อ DBD กับสรรพากรทุกปี ไม่ว่าจะมีรายได้หรือไม่ก็ตาม งบที่ไม่มีรายการมักเรียกว่า 'งบเปล่า' ซึ่งยังต้องผ่านผู้สอบบัญชีรับอนุญาตรับรองเหมือนเดิม

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) คือใคร และทำไมบริษัทต้องใช้

CPA คือนักบัญชีที่ผ่านการสอบและได้รับใบอนุญาตจากสภาวิชาชีพบัญชี มีหน้าที่ตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของงบการเงินอย่างเป็นกลาง กฎหมายกำหนดให้บริษัทจำกัดทุกแห่งต้องให้ CPA ตรวจสอบงบก่อนนำเสนอต่อผู้ถือหุ้นและยื่นต่อราชการ

ถ้ายื่นงบการเงินล่าช้าจะโดนค่าปรับเท่าไหร่

ค่าปรับ DBD ล่าช้าไม่เกิน 2 เดือนอยู่ที่ 1,000 บาทต่อฝ่าย (บริษัท + กรรมการ = 2,000 บาท) ล่าช้าเกิน 4 เดือนขึ้นไปอาจสูงถึง 6,000 บาทต่อฝ่าย นอกจากนี้ยังมีค่าปรับจากสรรพากรสำหรับ ภ.ง.ด.50 ล่าช้า และเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือนของภาษีที่ค้างจ่าย

บอจ.5 คืออะไร ต้องยื่นตอนไหน

บอจ.5 คือบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัท ซึ่งบริษัทจำกัดต้องยื่นต่อ DBD ทุกปีภายใน 14 วันนับจากวันจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น เช่น ถ้าประชุม 25 เมษายน ต้องยื่น บอจ.5 ภายใน 9 พฤษภาคม

ถ้าส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีช้า จะกระทบกำหนดปิดงบไหม

กระทบแน่นอน เพราะสำนักงานบัญชีต้องใช้เวลาจัดทำบัญชี และ CPA ต้องใช้เวลาตรวจสอบก่อนที่งบจะเสร็จ แนะนำให้ส่งเอกสารทั้งหมดให้ครบภายในเดือนมกราคม–กุมภาพันธ์ เพื่อให้มีเวลาเพียงพอและไม่เสี่ยงปิดงบล่าช้า