อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้

หลายครั้งเจ้าของกิจการเห็นงบกำไรขาดทุนแล้วสงสัยว่าทำไมมีกำไรแต่เงินในบัญชีไม่เพิ่ม หรือบางเดือนยอดขายสูงแต่ปลายเดือนยังต้องหมุนเงินเพื่อจ่ายภาษีและค่าใช้จ่ายประจำ ปัญหานี้ไม่ได้แปลว่ารายงานบัญชีผิดเสมอไป แต่อาจเกิดจากการอ่านตัวเลขแต่ละชุดแยกกันโดยไม่ดูภาพรวม

กำไรทางบัญชีบอกผลประกอบการ ไม่ได้บอกเงินสดทั้งหมด

งบกำไรขาดทุนบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามหลักบัญชี รายได้บางส่วนอาจเกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน เช่น ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเครดิต 30 วัน ค่าใช้จ่ายบางรายการอาจบันทึกแล้วแต่ยังไม่จ่าย หรือบางรายการจ่ายเงินไปแล้วแต่กระทบกำไรทีละงวด เช่น ค่าเสื่อมราคาและค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

ดังนั้น เมื่อเห็นกำไรสุทธิ ผู้บริหารควรถามต่อว่า กำไรนั้นมาจากรายได้ที่เก็บเงินแล้วหรือยัง มีต้นทุนใดที่ยังไม่ครบ และมีค่าใช้จ่ายพิเศษที่ทำให้เดือนนี้ผิดจากเดือนปกติหรือไม่ การดูเฉพาะกำไรสุทธิอาจทำให้เข้าใจว่าธุรกิจแข็งแรง ทั้งที่เงินสดอาจยังติดอยู่ในลูกหนี้จำนวนมาก

กระแสเงินสดช่วยตอบว่าเงินเข้าออกจริงเกิดตรงไหน

รายงานกระแสเงินสดหรืออย่างน้อยการกระทบยอดธนาคารกับรายการบัญชี ช่วยให้ผู้บริหารเห็นว่าเงินสดเพิ่มลดจากอะไร เช่น รับเงินจากลูกค้า จ่ายซัพพลายเออร์ จ่ายเงินเดือน จ่ายภาษี ถอนเงินกรรมการ หรือซื้อทรัพย์สิน หากไม่มีมุมนี้ กิจการอาจเห็นแต่กำไรขาดทุนแต่ไม่รู้ว่าทำไมเงินสดตึงในช่วงเวลาหนึ่ง

สำหรับ SME ที่มี VAT หรือเอกสารจำนวนมาก ควรดูยอดธนาคารทุกบัญชีประกอบกับรายงานบัญชี เพราะบางครั้งรายการโอนเงินยังไม่มีเอกสารรองรับ รายการรับเงินยังไม่รู้ว่าเป็นของลูกค้ารายใด หรือมีค่าใช้จ่ายที่จ่ายจริงแล้วแต่ใบกำกับภาษียังไม่เข้าระบบ

ตัวเลข 5 ชุดที่ควรอ่านคู่กันทุกเดือน

วิธีอ่านรายงานแบบผู้บริหาร

เริ่มจากดูภาพรวมก่อนว่าเดือนนี้กิจการกำไรหรือขาดทุน แล้วถามว่าตัวเลขนี้ต่างจากเดือนก่อนเพราะอะไร ถัดมาดูเงินสดว่าเพิ่มหรือลด และมีเหตุผลสอดคล้องกับกำไรหรือไม่ จากนั้นดูรายการค้างรับค้างจ่ายเพื่อเข้าใจว่ากำไรยังไม่เปลี่ยนเป็นเงินสดตรงไหน สุดท้ายดูภาษีและเอกสารที่ยังขาด เพื่อรู้ว่าตัวเลขเดือนนี้นิ่งพอสำหรับตัดสินใจหรือยัง

หากผู้ทำบัญชีส่งรายงานเป็นไฟล์ตัวเลขล้วน เจ้าของกิจการอาจขอเพิ่มสรุปผู้บริหาร 1 หน้า โดยระบุ 3 เรื่อง: ตัวเลขสำคัญของเดือนนี้ ความเปลี่ยนแปลงที่ควรสังเกต และรายการที่ต้องติดตามก่อนปิดรอบถัดไป เพียงเท่านี้รายงานบัญชีก็จะเริ่มเปลี่ยนจากเอกสารย้อนหลังเป็นเครื่องมือบริหารที่ใช้งานได้มากขึ้น

สัญญาณว่าตัวเลขยังใช้บริหารไม่ได้

• งบกำไรขาดทุนมาโดยไม่มีคำอธิบายรายการที่เปลี่ยนแปลงมาก
• ไม่สามารถกระทบยอดเงินสดกับ statement ธนาคารได้ชัดเจน
• ไม่มีรายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ หรือมีแต่ยอดรวมโดยไม่แยกอายุหนี้
• ภาษีที่ต้องจ่ายถูกแจ้งใกล้กำหนดเกินไปจนจัดการเงินสดลำบาก
• มีรายการรอเอกสารซ้ำทุกเดือนโดยไม่มีแผนแก้กระบวนการ

สรุป

การอ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดให้ใช้บริหารได้ ต้องดูความสัมพันธ์ของตัวเลข ไม่ใช่ดูรายงานใดรายงานหนึ่งแยกกัน กิจการที่เอกสารเยอะควรมีรอบรายงานที่ช่วยแยกกำไร เงินสด ลูกหนี้เจ้าหนี้ ภาษี และรายการผิดปกติให้ชัด เพื่อให้เจ้าของกิจการรู้ว่าควรตัดสินใจเรื่องใดก่อน

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้ ควรใช้เป็นแนวทางจัดระบบเอกสารและตัวเลขจริง ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์เท่านั้น เพราะคุณภาพบัญชีวัดจากการกระทบยอดได้และเจ้าของกิจการนำตัวเลขไปตัดสินใจได้

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: บริการจดทะเบียนและข้อมูลนิติบุคคล
• กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้นิติบุคคล
• กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้ ช่วยเจ้าของกิจการตัดสินใจอย่างไร?

เรื่อง อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้ ช่วยให้เห็นคุณภาพของตัวเลขธุรกิจ ไม่ใช่แค่ยอดภาษีที่ต้องยื่น หากจัดเอกสารและกระทบยอดสม่ำเสมอ เจ้าของจะเห็นกำไร กระแสเงินสด ภาระหนี้ และจุดที่ต้องแก้ก่อนปิดงบ

ควรเตรียมข้อมูลอะไรเพื่อใช้กับ อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้?

ควรเตรียมเอกสารรายได้ รายจ่าย รายการเดินบัญชีธนาคาร รายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ รายงานสินค้า และรายการที่เจ้าของสำรองจ่าย เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตรวจความครบถ้วนได้ในรอบเดียว

ถ้าพบว่าข้อมูลบัญชีในเรื่อง อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้ ไม่ตรงควรทำอย่างไร?

ให้เริ่มจากกระทบยอดกับหลักฐานภายนอก เช่น Bank Statement ใบกำกับภาษี และสัญญา จากนั้นแยกว่าผิดจากเอกสารขาด บันทึกผิดหมวด หรือรายการยังไม่รับรู้ เพื่อปรับปรุงก่อนยื่นภาษีหรือปิดงบ