ก่อนจะเซ็นสัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชี หลายคนมักไม่รู้ว่าต้องดูอะไรบ้าง — จนกว่าจะเกิดปัญหาขึ้นจริง บทความนี้รวบรวมทุกข้อตกลงสำคัญที่ควรมีในสัญญา เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและไม่เสียใจทีหลัง
ทำไมสัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชีถึงสำคัญมากกว่าที่คิด
เจ้าของธุรกิจ SME หลายรายมองว่าสัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชีเป็นแค่เอกสารพิธีการ — เซ็นแล้วก็จบ แต่ในความเป็นจริง สัญญาฉบับนี้คือตัวกำหนดว่า "ใครรับผิดชอบอะไร" ตลอดระยะเวลาที่คุณใช้บริการ
ลองนึกภาพกรณีนี้: บริษัทของคุณโดนสรรพากรตรวจสอบย้อนหลัง แล้วพบว่าแบบภาษีที่ยื่นไปมีตัวเลขผิดพลาด คำถามคือ ใครรับผิดชอบ? ถ้าสัญญาไม่ได้ระบุไว้ชัดเจน คำตอบมักจะกลายเป็นการโต้เถียงที่ไม่มีใครชนะ
บทความนี้จะพาคุณไล่เรียงทีละข้อว่า สัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชีที่ดีควรมีอะไรบ้าง และจุดไหนที่ต้องระวังเป็นพิเศษก่อนจะลงลายมือชื่อ
1. ขอบเขตงาน (Scope of Services) — หัวใจของสัญญา
ข้อตกลงที่สำคัญที่สุดและมักถูกเขียนกว้างเกินไปจนกลายเป็นปัญหาในภายหลัง คือ ขอบเขตงานที่ทางสำนักงานบัญชีจะทำให้คุณ ต้องระบุให้ชัดเจนว่าครอบคลุมอะไร และไม่ครอบคลุมอะไร
งานที่ควรระบุให้ชัด
- การจัดทำบัญชีรายเดือน — บันทึกรายการรายรับ รายจ่าย และปรับปรุงรายการปลายเดือน
- ยื่นแบบภาษีรายเดือน — ภ.พ.30 (VAT), ภ.ง.ด.1 (ภาษีหัก ณ ที่จ่ายพนักงาน), ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่ายบุคคลธรรมดา/นิติบุคคล)
- ยื่นแบบภาษีรายปี — ภ.ง.ด.50 (ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี ภายใน 150 วันนับจากวันสิ้นรอบบัญชี) และ ภ.ง.ด.51 (ภาษีครึ่งปี)
- จัดทำงบการเงินประจำปี — งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และหมายเหตุประกอบงบ
- นำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) — ภายใน 1 เดือนหลังจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบ
- การประสานงานกับผู้สอบบัญชี — จัดเตรียมเอกสารและข้อมูลสนับสนุน (ถ้าสำนักงานบัญชีไม่ได้เป็นผู้สอบบัญชีด้วย ต้องระบุชัดว่าค่าสอบบัญชีรวมอยู่ด้วยหรือไม่)
นอกจากนี้ ควรระบุด้วยว่า งานเสริมเช่น การจัดทำรายงานสต็อกสินค้า การจัดทำรายงานเงินเดือน (Payroll) หรือการให้คำปรึกษาภาษีพิเศษนอกเหนือจากรอบปกติ — รวมอยู่ในค่าบริการหรือคิดค่าใช้จ่ายเพิ่ม
2. ค่าบริการและเงื่อนไขการชำระเงิน
ค่าบริการที่ระบุในสัญญาควรชัดเจนทั้งตัวเลขและเงื่อนไข เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดภายหลัง
| รายการ | สิ่งที่ควรระบุในสัญญา |
|---|---|
| ค่าบริการรายเดือน | จำนวนเงินคงที่ต่อเดือน หรือแบบขั้นบันไดตามปริมาณเอกสาร |
| ค่าจัดทำงบการเงินและยื่น ภ.ง.ด.50 | รวมในค่ารายเดือนหรือคิดแยกต่างหาก |
| ค่าผู้สอบบัญชี (Audit Fee) | รวมหรือแยก และชำระเมื่อไหร่ |
| ค่าบริการเพิ่มเติม | อัตราค่าชั่วโมงหรือค่าคงที่ต่องาน เช่น คำปรึกษาภาษีพิเศษ |
| กำหนดชำระ | ต้นเดือน / สิ้นเดือน / ตามใบแจ้งหนี้ และช่องทางชำระ |
| การปรับขึ้นค่าบริการ | ระบุว่าปรับได้เมื่อไหร่ และต้องแจ้งล่วงหน้ากี่วัน |
สิ่งที่ต้องระวังเป็นพิเศษคือ ค่าบริการ "ราคาถูก" บางแพ็กเกจมักไม่รวมค่าผู้สอบบัญชีและค่ายื่นงบ DBD ซึ่งอาจทำให้ค่าใช้จ่ายจริงสูงกว่าที่คาดไว้มาก ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่บทความ รับทำบัญชีรายเดือน ของเรา
3. หน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย
สัญญาที่ดีต้องระบุชัดเจนว่า "เจ้าของธุรกิจต้องทำอะไร" และ "สำนักงานบัญชีต้องทำอะไร" เพราะงานบัญชีเป็นงานที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากทั้งสองฝ่าย
หน้าที่ของเจ้าของธุรกิจ (ลูกค้า)
- จัดส่งเอกสารรายเดือนให้ครบถ้วนตามกำหนดเวลา (เช่น ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป)
- ตรวจสอบและอนุมัติแบบภาษีก่อนยื่น
- ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนแก่สำนักงานบัญชี
- ชำระภาษีตามกำหนด (สำนักงานบัญชีเป็นผู้จัดทำแบบ แต่เจ้าของบริษัทต้องเป็นผู้ชำระ)
หน้าที่ของสำนักงานบัญชี
- จัดทำบัญชีและยื่นแบบภาษีให้ถูกต้องและทันกำหนด
- แจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าหากเอกสารไม่ครบหรือมีข้อสงสัย
- รักษาความลับของข้อมูลทางธุรกิจ
- แจ้งให้ทราบหากมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายหรือระเบียบที่กระทบลูกค้า
ดูตัวอย่างเอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชีเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี
4. การรับรองและความรับผิดชอบต่อข้อผิดพลาด
นี่คือส่วนที่ละเอียดอ่อนที่สุดในสัญญา และมักเป็นสาเหตุของข้อพิพาทเมื่อเกิดปัญหาขึ้น
ในทางปฏิบัติ ความรับผิดของสำนักงานบัญชีมักจำกัดอยู่ที่ข้อผิดพลาดจากการจัดทำบัญชีและยื่นแบบ ที่เกิดจากข้อมูลที่ลูกค้าส่งมา ถ้าลูกค้าส่งเอกสารที่ไม่ครบหรือข้อมูลผิดพลาด สำนักงานบัญชีไม่อาจรับผิดชอบต่อผลที่ตามมาได้
สิ่งที่ควรมีในสัญญา:
- ขอบเขตความรับผิด — ระบุว่าสำนักงานบัญชีรับผิดชอบต่อค่าปรับหรือเงินเพิ่มที่เกิดจากความผิดพลาดของตนเองหรือไม่ และในวงเงินสูงสุดเท่าใด
- กระบวนการแก้ไข — หากเกิดข้อผิดพลาด ต้องแจ้งอีกฝ่ายภายในกี่วัน และมีขั้นตอนแก้ไขอย่างไร
- ข้อยกเว้น — ระบุชัดว่าสำนักงานบัญชีไม่รับผิดชอบต่อกรณีใดบ้าง เช่น เอกสารที่ลูกค้าส่งไม่ครบหรือล่าช้าเกินกำหนด
5. การรักษาความลับของข้อมูล
สำนักงานบัญชีจะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนของธุรกิจคุณ รวมถึงรายได้ รายจ่าย เงินเดือนพนักงาน และข้อมูลลูกค้า ดังนั้น สัญญาจำเป็นต้องมีข้อกำหนดการรักษาความลับ (Confidentiality Clause) ที่ชัดเจน
- ห้ามเปิดเผยข้อมูลธุรกิจแก่บุคคลภายนอก เว้นแต่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร หรือมีกฎหมายบังคับ
- กำหนดว่าข้อผูกพันด้านความลับมีผลต่อเนื่องหลังสิ้นสุดสัญญากี่ปี
- ระบุมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะถ้าใช้ระบบบัญชีออนไลน์หรือจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์
6. ระยะเวลาสัญญาและเงื่อนไขการบอกเลิก
สัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชีโดยทั่วไปมีระยะเวลา 1 ปีตามรอบบัญชี แต่บางแห่งอาจเป็นแบบรายเดือนที่ต่ออัตโนมัติ สิ่งที่ต้องดูคือ:
- ระยะเวลาแจ้งบอกเลิก — โดยทั่วไปควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 30-60 วัน เพื่อให้มีเวลาส่งมอบงานได้ครบถ้วน
- การส่งมอบเอกสารเมื่อสิ้นสุดสัญญา — สัญญาต้องระบุว่าสำนักงานบัญชีต้องส่งคืนเอกสารต้นฉบับ ไฟล์ข้อมูลบัญชี และรหัสผ่านระบบต่างๆ ภายในกี่วัน
- ค่าบริการที่ค้างชำระ — ระบุให้ชัดว่าถ้าบอกเลิกกลางปี ค่าบริการที่ค้างคำนวณอย่างไร และมีค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือไม่
- เงื่อนไขการบอกเลิกโดยทันที — กรณีใดบ้างที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมีสิทธิ์บอกเลิกสัญญาได้ทันทีโดยไม่ต้องแจ้งล่วงหน้า
หากคุณกำลังพิจารณาเปลี่ยนสำนักงานบัญชี บทความ คู่มือจดทะเบียนบริษัท ของเรามีข้อมูลเกี่ยวกับการวางโครงสร้างธุรกิจที่จะช่วยให้การเปลี่ยนผู้ให้บริการราบรื่นขึ้น
7. เช็กลิสต์ก่อนเซ็นสัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชี
ก่อนลงนาม ลองใช้เช็กลิสต์นี้ตรวจสอบสัญญาของคุณ:
- ขอบเขตงานระบุครบทุกรายการที่ตกลงกัน (บัญชีรายเดือน + ภาษีรายเดือน + งบรายปี + ยื่น DBD)
- ค่าบริการระบุชัดเจน รวมหรือแยก ค่าผู้สอบบัญชี และค่ายื่น DBD
- กำหนดวันส่งเอกสารและกำหนดวันยื่นแบบภาษีระบุไว้
- หน้าที่ของเจ้าของบริษัทและสำนักงานบัญชีแยกกันชัดเจน
- มีข้อกำหนดการรักษาความลับ
- ระบุขอบเขตความรับผิดและกระบวนการแก้ไขข้อผิดพลาด
- เงื่อนไขการบอกเลิกสัญญาและการส่งมอบงานระบุไว้
- ระบุชื่อผู้ติดต่อหลัก (ผู้ทำบัญชี / ผู้สอบบัญชี) ของสำนักงานบัญชี
- ทั้งสองฝ่ายมีสำเนาสัญญาที่ลงนามแล้ว
สัญญาดีช่วยได้ แต่ทีมบัญชีที่ใช่สำคัญกว่า
สัญญาที่รัดกุมช่วยป้องกันความเข้าใจผิดได้ แต่ก็ไม่อาจทดแทนการเลือกสำนักงานบัญชีที่มีความเชี่ยวชาญและซื่อสัตย์ได้ หากคุณต้องการ วางแผนภาษี หรือต้องการทีมบัญชีที่ทำงานเชิงรุก ไม่ใช่แค่บันทึกตัวเลข A Plus Me พร้อมให้คำปรึกษาและออกแบบขอบเขตงานที่เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ ติดต่อเราได้ที่ ติดต่อ A Plus Me เพื่อรับใบเสนอราคาและตรวจสอบสัญญาร่วมกันก่อนตัดสินใจ
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง สัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชี ควรมีข้อตกลงอะไรบ้างก่อนเซ็น ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
สัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชีจำเป็นต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรไหม
จำเป็นอย่างยิ่ง สัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นหลักฐานสำคัญที่ระบุขอบเขตงาน ค่าบริการ และความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย หากเกิดข้อพิพาทขึ้น การตกลงด้วยวาจาหรือแชทไม่มีน้ำหนักทางกฎหมายเพียงพอ
ค่าผู้สอบบัญชีรวมอยู่ในค่าทำบัญชีรายเดือนหรือเปล่า
ขึ้นอยู่กับแต่ละสำนักงาน บางแห่งรวม บางแห่งแยกคิด ต้องตรวจสอบในสัญญาให้ชัดเจน โดยทั่วไปค่าผู้สอบบัญชีจะอยู่ในช่วง 5,000–15,000 บาทต่อปีสำหรับ SME ขนาดเล็ก (ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ ควรให้ผู้เชี่ยวชาญยืนยันตัวเลขที่แม่นยำ)
ถ้าสำนักงานบัญชียื่นภาษีผิดพลาด ใครต้องรับผิดชอบค่าปรับ
ขึ้นอยู่กับสาเหตุและข้อตกลงในสัญญา ถ้าความผิดพลาดเกิดจากสำนักงานบัญชี โดยทั่วไปพวกเขาควรรับผิดชอบค่าปรับ แต่ถ้าเกิดจากเอกสารที่ลูกค้าส่งผิดหรือส่งช้า ความรับผิดจะตกที่ลูกค้า สัญญาที่ดีควรระบุกรณีเหล่านี้ไว้ให้ชัดเจน
ควรบอกเลิกสัญญาสำนักงานบัญชีล่วงหน้ากี่วัน
โดยทั่วไปควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 30–60 วัน เพื่อให้สำนักงานบัญชีมีเวลาส่งมอบเอกสาร งบการเงิน และข้อมูลในระบบบัญชีได้ครบถ้วน หากบอกเลิกกะทันหันอาจส่งผลต่อความต่อเนื่องของการยื่นภาษีรายเดือน
สัญญาว่าจ้างสำนักงานบัญชีต้องติดอากรแสตมป์ไหม
สัญญาจ้างบริการทั่วไป (ไม่ใช่สัญญาจ้างทำของ) ปกติไม่ต้องติดอากรแสตมป์ แต่ถ้าสัญญามีลักษณะเป็นสัญญาจ้างทำของ (มีผลงานที่ส่งมอบได้ชัดเจน) อาจต้องติดอากรแสตมป์ในอัตรา 1 บาทต่อ 1,000 บาท ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบตามลักษณะสัญญาจริง
ถ้าเปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปี ต้องทำอย่างไรกับสัญญาเดิม
ต้องแจ้งบอกเลิกตามระยะเวลาที่ระบุในสัญญา จากนั้นสำนักงานบัญชีเดิมต้องส่งมอบเอกสารต้นฉบับ ไฟล์ข้อมูลบัญชี และข้อมูลการยื่นภาษีทั้งหมดให้ครบถ้วน แนะนำให้ทำ checklist รับมอบงานเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันการตกหล่น