สมุดรายวันและสมุดบัญชีแยกประเภทคืออะไร ใช้บันทึกอย่างไร

ถ้าเพิ่งเปิดบริษัทใหม่แล้วได้ยินคำว่า "สมุดรายวัน" กับ "บัญชีแยกประเภท" บ่อยๆ แต่ยังไม่ค่อยเข้าใจว่าสองสิ่งนี้ต่างกันอย่างไรและใช้ทำอะไร บทความนี้จะอธิบายให้กระจ่างพร้อมตัวอย่างจริงที่เจ้าของ SME นำไปใช้ได้ทันที

ทำไมเจ้าของ SME ต้องรู้จักสมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท

กฎหมายบัญชีไทย — โดยเฉพาะ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 — กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (ซึ่งรวมถึงบริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัดทุกแห่ง) ต้องจัดทำบัญชีด้วย ระบบบัญชีคู่ (Double-Entry Bookkeeping) และต้องมีสมุดบัญชีที่เพียงพอต่อการแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินอย่างถูกต้อง

สมุดที่สำคัญที่สุดในระบบนี้มีอยู่ 2 ประเภทหลัก คือ สมุดรายวัน (Journal) และ สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) ถ้าขาดสิ่งใดสิ่งหนึ่ง การทำบัญชีก็จะไม่สมบูรณ์และอาจมีความเสี่ยงในการถูกสรรพากรหรือผู้สอบบัญชีตั้งข้อสังเกต

สมุดรายวันคืออะไร บันทึกอะไรบ้าง

สมุดรายวัน (Journal) คือสมุดบัญชีที่บันทึกรายการค้าทุกรายการ ตามลำดับเวลาที่เกิดขึ้น โดยในแต่ละรายการจะต้องระบุ

• วันที่เกิดรายการ
• ชื่อบัญชีที่เดบิต (Debit) และจำนวนเงิน
• ชื่อบัญชีที่เครดิต (Credit) และจำนวนเงิน
• คำอธิบายรายการ (Narration) สั้นๆ ว่าเกิดอะไรขึ้น
• เลขที่อ้างอิงเอกสารประกอบ เช่น เลขที่ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ

ลองนึกภาพว่าสมุดรายวันเหมือน "ไดอารี่ธุรกิจ" ที่จดทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ไม่ว่าจะรับเงินจากลูกค้า จ่ายค่าเช่าออฟฟิศ ซื้อสินค้า หรือจ่ายเงินเดือนพนักงาน

ประเภทของสมุดรายวัน

ในทางปฏิบัติ กิจการที่มีรายการมาก มักแยกสมุดรายวันออกเป็นหลายเล่มตามประเภทรายการ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ

ประเภทสมุดรายวัน	บันทึกรายการอะไร
สมุดรายวันขาย	ยอดขายสินค้า/บริการทุกรายการ
สมุดรายวันซื้อ	การซื้อสินค้า/วัตถุดิบทุกรายการ
สมุดรายวันรับเงิน	การรับชำระเงินสดหรือโอนจากลูกค้า
สมุดรายวันจ่ายเงิน	การจ่ายชำระค่าใช้จ่ายทุกประเภท
สมุดรายวันทั่วไป	รายการที่ไม่เข้ากลุ่มข้างต้น เช่น รายการปรับปรุง ค่าเสื่อมราคา

สำหรับ SME ขนาดเล็กที่รายการไม่มากนัก บางครั้งใช้เพียง สมุดรายวันทั่วไปเล่มเดียว ก็เพียงพอ แต่ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปอย่าง Express, FlowAccount หรือ PEAK ระบบจะจัดการแยกประเภทให้โดยอัตโนมัติ

สมุดบัญชีแยกประเภทคืออะไร ต่างจากสมุดรายวันอย่างไร

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) คือสมุดบัญชีที่นำรายการจากสมุดรายวันมา จัดกลุ่มตามหมวดบัญชี ทำให้ดูยอดรวมของแต่ละบัญชีได้ง่าย เช่น ยอดเงินสดรวมทั้งเดือน ยอดลูกหนี้คงค้าง ยอดค่าเช่าที่จ่ายไปตลอดปี

ถ้าสมุดรายวันเปรียบเหมือน "ไดอารี่" ที่เล่าเรื่องตามวันที่ สมุดบัญชีแยกประเภทก็เปรียบเหมือน "โฟลเดอร์แยกหมวด" ที่รวบรวมทุกรายการที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ ไว้ด้วยกัน

ตัวอย่าง: ถ้าในเดือนมกราคมบริษัทจ่ายค่าเช่าออฟฟิศ 3 ครั้ง (เดือนมก. กพ. มีค.) บัญชีแยกประเภท "ค่าเช่า" ก็จะมีรายการทั้ง 3 ครั้งรวมอยู่ด้วยกัน ทำให้รู้ว่าทั้งปีจ่ายค่าเช่าไปเท่าไหร่ทันที

โครงสร้างของสมุดบัญชีแยกประเภท

แต่ละหน้าในสมุดบัญชีแยกประเภทแทน 1 บัญชี (Account) มักมีรูปแบบตัว T (T-Account) ที่แบ่งซ้าย-ขวาระหว่าง Debit และ Credit พร้อมยอดยกไป (Balance) ท้ายงวด ซึ่งสุดท้ายยอดในบัญชีแยกประเภททุกบัญชีจะถูกนำมารวมกันทำ งบทดลอง (Trial Balance) ก่อนปิดงบการเงิน

กระบวนการทำงานร่วมกัน: จากรายการค้า สู่งบการเงิน

ขั้นตอนการไหลของข้อมูลบัญชีแบบง่ายๆ มีดังนี้

• ขั้นที่ 1 — มีรายการค้าเกิดขึ้น: เช่น ขายสินค้าได้ 50,000 บาท รับโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร
• ขั้นที่ 2 — บันทึกลงสมุดรายวัน: เดบิต บัญชีเงินฝากธนาคาร 50,000 / เครดิต รายได้จากการขาย 50,000 (ถ้าจด VAT ต้องแยก VAT ขายด้วย)
• ขั้นที่ 3 — ผ่านรายการ (Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภท: นำ 50,000 ไปบันทึกในบัญชีแยกประเภท "เงินฝากธนาคาร" (ฝั่ง Debit) และ "รายได้จากการขาย" (ฝั่ง Credit)
• ขั้นที่ 4 — รวบรวมยอดทำงบทดลอง: ดึงยอดคงเหลือของทุกบัญชีมาจัดทำงบทดลอง เพื่อตรวจสอบว่า Debit รวม = Credit รวม
• ขั้นที่ 5 — จัดทำงบการเงิน: นำยอดจากงบทดลองไปจัดทำงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสด

กระบวนการนี้คือแก่นของ รับทำบัญชีรายเดือน ที่สำนักงานบัญชีทำให้เจ้าของกิจการทุกเดือน

ข้อกำหนดกฎหมายที่ต้องรู้

ตาม พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มีสิ่งที่กิจการต้องทำเกี่ยวกับสมุดบัญชีดังนี้

• ต้องบันทึกรายการในสมุดบัญชี ภายใน 45 วัน นับจากวันที่เกิดรายการ (สำหรับกิจการที่มีสินทรัพย์รวมเกิน 30 ล้านบาท รายได้รวมเกิน 30 ล้านบาท หรือพนักงานเกิน 100 คน กำหนดอาจแตกต่าง — ควรตรวจสอบกับนักบัญชีอีกครั้ง)
• สมุดบัญชีทุกเล่มต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หรือถ้าใช้ภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยกำกับ
• ต้องเก็บรักษาสมุดบัญชีและเอกสารประกอบ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดรอบบัญชี
• ห้ามลบ ขูด หรือทำให้รายการที่บันทึกแล้วอ่านไม่ออก ถ้าบันทึกผิดต้องขีดฆ่าแล้วบันทึกใหม่

หากไม่ปฏิบัติตาม มีโทษปรับสูงสุดถึง 10,000 บาท และถ้าเป็นความผิดซ้ำหรือร้ายแรงอาจมีโทษอื่นเพิ่มเติม ดังนั้นหากยังไม่มั่นใจว่าระบบบัญชีของตัวเองถูกต้องหรือเปล่า การ ประเมินความเสี่ยงภาษี เบื้องต้นจะช่วยได้มาก

ทำเองหรือจ้างนักบัญชีดีกว่า

เจ้าของ SME หลายคนถามว่าต้องทำสมุดบัญชีเองไหม คำตอบคือ ไม่จำเป็น กฎหมายกำหนดให้มีสมุดบัญชีที่ถูกต้อง แต่ไม่ได้บังคับว่าเจ้าของต้องทำเอง กิจการส่วนใหญ่จึงจ้างสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชีมาดูแลให้

สิ่งที่เจ้าของควรทำคือ รวบรวมเอกสารต้นฉบับ ให้ครบถ้วน ได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อ-ขาย ใบเสร็จรับเงิน หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย และ Bank Statement แล้วส่งให้สำนักงานบัญชีเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความ เอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี

ส่วนการ วางแผนภาษี เพื่อใช้ประโยชน์จากข้อมูลในสมุดบัญชีอย่างเต็มที่นั้น เป็นอีกขั้นที่ที่ปรึกษาภาษีช่วยได้มาก

ข้อผิดพลาดที่ SME มักเจอในการทำสมุดบัญชี

• บันทึกไม่ทันเวลา: สะสมเอกสารไว้จนล้น แล้วค่อยบันทึกทีเดียวตอนใกล้ปิดงบ ทำให้ตัวเลขระหว่างปีไม่น่าเชื่อถือและตรวจสอบย้อนหลังยาก
• ไม่มีเอกสารอ้างอิง: บันทึกรายการแต่ไม่มีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับรอง สรรพากรไม่ยอมรับค่าใช้จ่ายนั้น
• ปนเงินส่วนตัวกับเงินบริษัท: ซื้อของใช้ส่วนตัวแล้วบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท ถ้าถูกตรวจสอบจะมีปัญหาทั้งด้านภาษีและบัญชี
• ผ่านรายการไม่ครบ: บันทึกในสมุดรายวันแล้วแต่ลืม Posting ไปยังบัญชีแยกประเภท ทำให้ยอดบัญชีไม่ครบ
• ใช้รหัสบัญชีไม่สม่ำเสมอ: บางครั้งบันทึกค่าไฟเป็น "ค่าสาธารณูปโภค" บางครั้งเป็น "ค่าไฟฟ้า" ทำให้รายงานสรุปยากและเปรียบเทียบข้ามเดือนไม่ได้

เริ่มต้นอย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรก

ถ้ากำลังจะ จดทะเบียนบริษัท หรือเพิ่งจดไปใหม่ๆ ควรวางระบบบัญชีตั้งแต่ต้น ไม่ใช่รอให้มีปัญหาก่อนแล้วค่อยแก้ เพราะการแก้บัญชีย้อนหลังหลายเดือนหรือหลายปีนั้นใช้เวลาและค่าใช้จ่ายมากกว่าการตั้งระบบที่ถูกต้องตั้งแต่วันแรกมาก

หากยังไม่แน่ใจว่าต้องจัดทำสมุดบัญชีอะไรบ้าง จะเลือกใช้โปรแกรมอะไร หรืองานบัญชีในแต่ละเดือนควรทำอะไร ทีม A Plus Me พร้อมดูแลตั้งแต่วางระบบจนถึงปิดงบประจำปี ดูรายละเอียดบริการได้ที่ บริการทั้งหมด หรือ ติดต่อ A Plus Me เพื่อปรึกษาฟรีได้เลย

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง สมุดรายวันและสมุดบัญชีแยกประเภทคืออะไร ใช้บันทึกอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

สมุดรายวันและสมุดบัญชีแยกประเภทต่างกันอย่างไร

สมุดรายวัน (Journal) บันทึกรายการค้าทุกรายการตามลำดับวันที่ที่เกิดขึ้น ส่วนสมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) นำรายการจากสมุดรายวันมาจัดกลุ่มตามหมวดบัญชีแต่ละประเภท เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีรายได้ เพื่อให้ดูยอดรวมของแต่ละบัญชีได้ง่าย

กฎหมายบังคับให้บริษัทต้องมีสมุดบัญชีไหม

ใช่ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้นิติบุคคล (บริษัทจำกัด หจก.) ต้องจัดทำบัญชีด้วยระบบบัญชีคู่ มีสมุดบัญชีที่เพียงพอ และเก็บรักษาสมุดบัญชีพร้อมเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปี

เจ้าของกิจการต้องทำสมุดบัญชีเองหรือไม่

ไม่จำเป็น กฎหมายกำหนดให้มีสมุดบัญชีที่ถูกต้อง แต่ไม่บังคับว่าเจ้าของต้องทำเอง กิจการส่วนใหญ่จ้างสำนักงานบัญชีดูแลให้ โดยเจ้าของมีหน้าที่หลักคือรวบรวมและส่งเอกสารต้นฉบับให้ครบทุกเดือน

ถ้าบันทึกบัญชีผิด จะแก้ไขอย่างไรได้บ้าง

กฎหมายห้ามลบหรือขูดรายการที่บันทึกแล้ว วิธีที่ถูกต้องคือขีดฆ่าด้วยเส้นเดียว แล้วบันทึกรายการใหม่ที่ถูกต้องกำกับไว้ หรือใช้รายการปรับปรุง (Adjusting Entry) ในสมุดรายวันทั่วไปเพื่อแก้ไขยอดที่ผิดพลาด

SME ขนาดเล็กต้องแยกสมุดรายวันหลายเล่มไหม

ไม่จำเป็น กิจการขนาดเล็กที่มีรายการไม่มากอาจใช้สมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวก็ได้ แต่ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูประบบจะแยกประเภทให้อัตโนมัติ ซึ่งสะดวกและลดโอกาสผิดพลาดกว่า

สมุดบัญชีแยกประเภทเชื่อมกับงบการเงินอย่างไร

ยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดแยกประเภทจะถูกรวบรวมทำงบทดลอง (Trial Balance) ก่อน จากนั้นนักบัญชีจึงนำยอดไปจัดทำงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสดซึ่งเป็นงบการเงินที่ต้องนำส่ง DBD ประจำปี