วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารหลักฐานที่ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขาย ไม่ว่าผู้ซื้อจะขอหรือไม่ก็ตาม ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องจะต้องมีรายการครบถ้วนตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด มิเช่นนั้นจะถือเป็น ใบกำกับภาษีปลอม หรือ ใบกำกับภาษีที่ออกโดยไม่ชอบ ซึ่งมีโทษทั้งทางแพ่งและอาญา

ประเภทของใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีมี 2 ประเภทหลักที่ผู้ประกอบการ SME ต้องรู้:

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป: ใช้สำหรับการขายสินค้าและบริการทั่วไป ผู้ซื้อสามารถนำไปเคลมภาษีซื้อได้ (บังคับมีรายการครบ 13 รายการ)
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ: ใช้สำหรับการขายปลีกในปริมาณมาก เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร ปั๊มน้ำมัน ผู้ซื้อ ไม่สามารถ นำไปเคลมภาษีซื้อได้

13 รายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการดังนี้:

คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย)
ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ซื้อ (กรณีผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจด VAT)
หมายเลขลำดับ ของใบกำกับภาษีและหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ ของสินค้าหรือบริการ
จำนวนเงินค่าสินค้าหรือค่าบริการ (ยังไม่รวม VAT)
จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) โดยแยกรายการออกจากราคาสินค้า
วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด เช่น คำว่า "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่ ..."
คำว่า "เอกสารออกเป็นชุด" (กรณีออกเป็นชุดมากกว่า 1 ฉบับ)
คำว่า "ต้นฉบับ" บนใบกำกับภาษีฉบับที่มอบให้ผู้ซื้อ
คำว่า "สำเนา" บนใบกำกับภาษีฉบับที่ผู้ขายเก็บไว้

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ใบกำกับภาษีใช้ไม่ได้

สรรพากรมักปฏิเสธภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีที่มีปัญหาเหล่านี้:

ชื่อหรือที่อยู่ไม่ตรง กับทะเบียน ภ.พ.20 ของผู้ขาย
ไม่ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขาย
ไม่แยก VAT ออกจากราคาสินค้า ชัดเจน
วันที่ไม่ตรง กับวันที่มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการจริง
ใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มาเคลมภาษีซื้อ (ทำไม่ได้)
แก้ไขข้อความด้วยมือ โดยไม่ออกใบใหม่แทน

กำหนดเวลาที่ต้องออกใบกำกับภาษี (Tax Point)

ผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษี ณ จุดที่เรียกว่า จุดภาษี (Tax Point) ซึ่งแตกต่างกันตามประเภทธุรกรรม:

ขายสินค้า: ต้องออกเมื่อ ส่งมอบสินค้า ให้แก่ผู้ซื้อ
ให้บริการ: ต้องออกเมื่อ ได้รับชำระเงินค่าบริการ
กรณีรับเงินมัดจำ/ชำระบางส่วน: ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับเงิน ไม่ว่าจะส่งมอบสินค้า/บริการแล้วหรือไม่

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)

กรมสรรพากรส่งเสริมการใช้ e-Tax Invoice ซึ่งเป็นใบกำกับภาษีในรูปแบบดิจิทัลที่มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าใบกำกับภาษีกระดาษ ข้อดีของ e-Tax Invoice:

ลดต้นทุนกระดาษและการจัดเก็บเอกสาร
ส่งให้ลูกค้าได้ทันทีผ่านอีเมลหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์
ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
ลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายหรือเสียหาย

กรณีออกใบกำกับภาษีผิด ต้องทำอย่างไร

หากพบว่าใบกำกับภาษีที่ออกไปมีข้อผิดพลาด ห้ามแก้ไขด้วยมือ โดยเด็ดขาด ต้องดำเนินการดังนี้:

ออก ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) กรณีภาษีมูลค่าเพิ่มที่คิดน้อยเกินไป
ออก ใบลดหนี้ (Credit Note) กรณีภาษีมูลค่าเพิ่มที่คิดมากเกินไป หรือมีการคืนสินค้า/ส่วนลด
กรณีข้อมูลผิดพลาดอื่น ๆ ให้ ยกเลิกใบเดิม (เก็บต้นฉบับและสำเนาทั้งคู่ไว้ ประทับ "ยกเลิก") แล้วออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้อง

หน้าที่เก็บรักษาใบกำกับภาษี

ทั้งฝั่งผู้ออก (ผู้ขาย) และผู้รับ (ผู้ซื้อ) มีหน้าที่เก็บรักษาใบกำกับภาษีไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี นับจากวันที่ออก เพื่อให้สรรพากรตรวจสอบได้ หากทำหาย ผู้ซื้อสามารถขอ สำเนาใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ แต่ต้องมีข้อความว่า "สำเนาใบกำกับภาษี ออกเป็นครั้งที่ 2" กำกับไว้

เชื่อมต่อใบกำกับภาษีกับงานบัญชีรายเดือน

ใบกำกับภาษีที่ออกทุกเดือนจะต้องถูกบันทึกใน รายงานภาษีขาย เพื่อยื่นแบบ ภ.พ.30 ส่วนใบกำกับภาษีที่ได้รับจากผู้ขายจะบันทึกใน รายงานภาษีซื้อ ทั้งสองรายงานนี้เป็นส่วนสำคัญของงานบัญชีรายเดือน ถ้าใบกำกับภาษีออกไม่ถูกต้อง จะกระทบยอดภาษีซื้อ-ขายที่ต้องยื่นต่อสรรพากร

ให้ A Plus Me ช่วยวางระบบเอกสาร VAT

ที่ A Plus Me เราช่วยผู้ประกอบการ SME วางระบบเอกสาร VAT ตั้งแต่ต้น:

ออกแบบฟอร์มใบกำกับภาษี: ให้ครบถ้วนตามกฎหมายและเหมาะกับธุรกิจ
ตรวจสอบใบกำกับภาษีรายเดือน: ก่อนบันทึกบัญชีและยื่น ภ.พ.30
แนะนำระบบ e-Tax Invoice: สำหรับธุรกิจที่ต้องการลดเอกสารกระดาษ
แก้ไขปัญหาย้อนหลัง: กรณีออกใบกำกับภาษีผิดพลาดหรือมีค่าปรับ

อ่านต่อที่เกี่ยวข้อง

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง ควรใช้ตรวจทั้งจุดเกิดภาษี เอกสารขาย เอกสารซื้อ และรายงาน ภ.พ.30 เพราะข้อผิดพลาด VAT มักกระทบหลายเดือนต่อเนื่องและแก้ยากเมื่อปิดรอบภาษีไปแล้ว

เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ

ตรวจว่าธุรกิจอยู่ในกิจการที่ต้องจด VAT หรือเป็นกิจการยกเว้น VAT
แยกใบกำกับภาษีขาย ใบกำกับภาษีซื้อ ใบเสร็จ และหลักฐานรับชำระเงินให้ตรงรอบเดือน
กระทบยอดรายงานภาษีซื้อ-ขายกับ ภ.พ.30 รายได้ และรายการเดินบัญชีธนาคารก่อนยื่นแบบ

ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง

เคลมภาษีซื้อจากเอกสารที่ข้อมูลไม่ครบหรือไม่เกี่ยวกับกิจการโดยตรง
ออกใบกำกับภาษีผิดเดือนหรือไม่สัมพันธ์กับวันที่รับเงิน ส่งมอบสินค้า หรือให้บริการ
ปล่อยให้รายได้เกินเกณฑ์จด VAT โดยไม่มีแผนจดทะเบียนและปรับระบบเอกสาร

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง ต้องดูเรื่อง VAT จุดไหนก่อน?

ให้ดูว่ารายการนั้นเป็นรายได้ที่ต้องเสีย VAT หรือได้รับยกเว้น จากนั้นตรวจจุดเกิดภาษี วันที่ออกเอกสาร และยอดที่นำไปยื่น ภ.พ.30 เพื่อให้เรื่อง วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง ไม่ทำให้ยอดภาษีขายหรือภาษีซื้อคลาดเคลื่อน

เอกสารที่ควรเก็บสำหรับ วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง มีอะไรบ้าง?

ควรเก็บใบกำกับภาษีเต็มรูป ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สัญญาหรือใบสั่งซื้อ หลักฐานรับชำระเงิน และรายงานภาษีซื้อ-ขายที่ผูกกับรายการนั้น เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งทางบัญชีและภาษี

ถ้าพบว่า VAT ในเรื่อง วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง ยื่นผิดไปแล้วควรทำอย่างไร?

ให้แยกรอบเดือนที่ผิด ตรวจผลต่างภาษีขายและภาษีซื้อ แล้วปรึกษาผู้ทำบัญชีเพื่อพิจารณายื่นแบบเพิ่มเติมหรือยื่นปรับปรุง พร้อมจัดเก็บเอกสารอธิบายเหตุผลของการแก้ไขไว้ในแฟ้มภาษี