วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ในการทำธุรกิจนิติบุคคล หลายครั้งบริษัทมีความจำเป็นต้องจ้างบุคคลภายนอกหรือฟรีแลนซ์ (Freelancer) เข้ามาช่วยงานเฉพาะกิจ เช่น จ้างเขียนโปรแกรม ออกแบบกราฟิก แปลเอกสาร หรือถ่ายภาพ การจ่ายเงินค่าจ้างให้บุคคลธรรมดาในนามบริษัทมีข้อแตกต่างจากการจ้างบริษัทด้วยกันอย่างสิ้นเชิง โดยมีเงื่อนไขเรื่อง "ภาษีหัก ณ ที่จ่าย" และ "หลักฐานการจ่ายเงิน" ที่ต้องควบคุมเป็นพิเศษเพื่อให้บริษัทสามารถนำยอดรายจ่ายนี้ไปหักภาษีได้อย่างปลอดภัย

1. ประเภทเงินได้ของฟรีแลนซ์และอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย

กรมสรรพากรกำหนดประเภทของเงินได้บุคคลธรรมดาไว้ต่างกัน ซึ่งส่งผลต่ออัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บริษัทมีหน้าที่ต้องหักไว้และนำส่งแบบ ภ.ง.ด.3 ประจำเดือน:

สัญญาจ้างทำของ (มาตรา 40(7) หรือ 40(8)): เช่น จ้างเหมาตกแต่งออฟฟิศ หรือจ้างช่างภาพเหมาวัน บริษัทต้อง หัก ณ ที่จ่าย 3% ของยอดค่าจ้าง
การรับทำงานให้ / ค่านายหน้า (มาตรา 40(2)): เช่น จ้างคนมาแนะนำลูกค้า หรือฟรีแลนซ์ทั่วไปที่จ้างทำงานเป็นชิ้นๆ โดยไม่ได้เป็นจ้างแรงงานประจำ บริษัทต้อง หัก ณ ที่จ่าย 3% (หรือหักตามอัตราก้าวหน้าสำหรับยอดชำระสม่ำเสมอ)
บริการวิชาชีพอิสระ (มาตรา 40(6)): เช่น จ้างทนายความวิชาชีพ แพทย์ หรือวิศวกรวิชาชีพที่ได้รับใบอนุญาต บริษัทต้อง หัก ณ ที่จ่าย 3%

2. เช็กลิสต์เอกสารที่ต้องใช้เมื่อจ่ายเงินให้ฟรีแลนซ์

การจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา สรรพากรจะเพ่งเล็งเป็นพิเศษว่าเป็นการเมครายจ่ายขึ้นมาเองเพื่อลดภาษีหรือไม่ บริษัทจึงต้องมีชุดเอกสารหลักฐานที่หนาแน่นดังนี้:

ใบเสนอราคา / สัญญาจ้าง (Contract / Quotation): ระบุขอบเขตงาน ระยะเวลา และมูลค่าค่าจ้างที่ตกลงกันอย่างชัดเจน
สำเนาบัตรประชาชนของฟรีแลนซ์ (Copy of ID Card): พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้องกำกับ และเขียนข้อความ "ใช้สำหรับประกอบการรับเงินค่าจ้างจาก... เท่านั้น"
ใบเสร็จรับเงิน / ใบสำคัญรับเงิน (Receipt / Payment Voucher): เมื่อจ่ายเงิน บริษัทต้องพิมพ์ "ใบสำคัญจ่าย" (Payment Voucher) ให้ฟรีแลนซ์เซ็นชื่อในช่องผู้รับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานว่าเงินถูกจ่ายออกไปจริง หรือให้ฟรีแลนซ์เขียนใบเสร็จรับเงินบุคคลธรรมดา
หลักฐานการโอนเงิน (Transaction Slip): สลิปการโอนเงินจากบัญชีธนาคารของบริษัทเข้าบัญชีชื่อของฟรีแลนซ์โดยตรง (ห้ามโอนเข้าบัญชีคนอื่นที่ไม่ใช่คู่สัญญา)
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ): บริษัทต้องออกให้ฟรีแลนซ์เพื่อใช้ยื่นภาษีปลายปี

3. วิธีคำนวณและกรอกตัวเลขเมื่อฟรีแลนซ์ขอ "รับเน็ต" (ออกภาษีให้)

ในชีวิตจริง ฟรีแลนซ์จำนวนมากมักขอตกลงราคากลางแบบ "รับยอดเน็ต" โดยไม่ตกลงให้หักภาษี ณ ที่จ่ายออกไป หากบริษัทต้องรับผิดชอบยอดภาษีตรงนี้แทน บริษัทต้องใช้ **สูตรคำนวณภาษีออกให้ตลอดไป (Gross Up)** เพื่อหาฐานภาษีที่ถูกต้องทางกฎหมาย สรรพากรจึงจะยอมให้ลงเป็นค่าใช้จ่ายได้:

สูตรคำนวณราคากลางรวมภาษี (Gross Up):
ยอดเงินรวมคำนวณภาษี = ยอดเงินที่ตกลงจ่ายจริง (เน็ต) ÷ (1 - อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย)

ตัวอย่าง: ตกลงจ่ายค่าแอดมินเพจให้ฟรีแลนซ์เน็ต 10,000 บาท โดยบริษัทออก WHT 3% ให้แทน
- ยอดเงินรวมคำนวณ = 10,000 ÷ (1 - 0.03) = 10,000 ÷ 0.97 = 10,309.28 บาท
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% ที่ต้องนำส่ง = 10,309.28 × 3% = 309.28 บาท
- ในใบรับรอง 50 ทวิ จะระบุเงินได้ 10,309.28 บาท ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 309.28 บาท และทำเครื่องหมายในช่อง "ออกภาษีให้ตลอดไป" (ยอดรวมรายจ่ายบริษัทจะเท่ากับ 10,309.28 บาท ซึ่งหักภาษีเงินได้นิติบุคคลได้เต็มจำนวนอย่างถูกกฎหมาย)

สรุป

การจ้างงานฟรีแลนซ์ไม่ใช่แค่การโอนเงินแล้วจบกระบวนการ ฝ่ายบัญชีต้องตรวจสอบการเก็บสำเนาบัตรประชาชน หลักฐานโอนเงินเข้าชื่อผู้รับตรงตัว และยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 ให้ตรงเวลา การจัดระบบเก็บข้อมูลคู่สัญญาและจ่ายเงินผ่านระบบ Corporate Online Banking จะช่วยจำกัดความเสี่ยงและลดเวลาในการทำเอกสารปลายเดือนได้อย่างดีที่สุด

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ควรอ่านคู่กับประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และสัญญาที่ใช้จริง เพราะอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ได้ขึ้นกับชื่อเอกสารอย่างเดียว แต่ขึ้นกับลักษณะการจ่ายเงิน

เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ

แยกประเภทการจ่ายเงินว่าเป็นค่าจ้างทำของ ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง เงินเดือน หรือค่าสิทธิ
ตรวจสถานะผู้รับเงินว่าเป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หรือผู้รับเงินต่างประเทศ
ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายและนำส่งแบบ ภ.ง.ด. ที่ถูกต้องให้ตรงรอบการจ่ายเงินจริง

ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง

ใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายตามความเคยชินโดยไม่ดูประเภทเงินได้และสัญญา
ออกหนังสือรับรองยอดไม่ตรงกับยอดจ่ายจริงหรือยอดที่บันทึกบัญชี
ลืมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินผ่านกรรมการหรือพนักงานสำรองจ่าย

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกครั้งหรือไม่?

ต้องดูประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และเงื่อนไขการจ่ายจริงของเรื่อง วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ก่อน หากเป็นค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า หรือเงินได้ที่กฎหมายกำหนด บริษัทผู้จ่ายมักมีหน้าที่หักภาษีและนำส่งตามรอบเดือน

เอกสารสำคัญของ วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย คืออะไร?

เอกสารหลักคือสัญญาหรือใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หลักฐานโอนเงิน และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย โดยยอดในทุกเอกสารควรตรงกับบัญชีและแบบภาษีที่นำส่ง

ถ้าหักภาษีผิดในเรื่อง วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย แก้อย่างไร?

ให้ตรวจว่ายอดผิดเกิดจากอัตรา ประเภทเงินได้ หรือเดือนที่นำส่ง จากนั้นแก้หนังสือรับรองและแบบนำส่งให้สัมพันธ์กัน พร้อมบันทึกเหตุผลไว้เพื่อใช้ตอบคำถามผู้รับเงินหรือสรรพากร