รับทำบัญชีบริษัทเปิดใหม่ ต้องเตรียมเอกสารและวางระบบอะไรบ้าง

บริษัทเพิ่งจดทะเบียนเสร็จ แต่ยังไม่รู้ว่าต้องส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชี หรือควรวางระบบอะไรก่อนที่จะเริ่มดำเนินธุรกิจจริง — บทความนี้ตอบทุกข้อสงสัยนั้น ตั้งแต่เอกสารพื้นฐานที่ต้องเตรียม ระบบที่ควรมีตั้งแต่วันแรก ไปจนถึงสิ่งที่เจ้าของกิจการมือใหม่มักพลาดในช่วง 3 เดือนแรก

ทำไมบริษัทเปิดใหม่ถึงต้องวางระบบบัญชีตั้งแต่ต้น

เจ้าของกิจการหลายคนคิดว่า "รอให้มีรายได้ก่อนแล้วค่อยทำบัญชี" แต่ในความเป็นจริง บริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนแล้วยังไม่วางระบบบัญชี มักเจอปัญหาตามมาในภายหลัง เช่น ปิดงบปีแรกไม่ได้เพราะเอกสารขาดหาย ยื่นภาษีล่าช้าจนโดนค่าปรับ หรือมีรายการเงินเข้า-ออกในบัญชีธนาคารที่อธิบายที่มาไม่ได้

กฎหมายบัญชีและภาษีของไทยกำหนดให้นิติบุคคล (บริษัทจำกัดและ หจก.) ต้องมีการทำบัญชีและยื่นงบการเงินตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียน ไม่ใช่แค่ตอนมีกำไร ดังนั้นยิ่งเริ่มวางระบบเร็วเท่าไหร่ งานหลังบ้านก็ยิ่งเรียบร้อยเท่านั้น

หากยังไม่ได้เลือกสำนักงานบัญชี ลองดูรับทำบัญชีรายเดือนของ A Plus Me เพื่อเปรียบเทียบขอบเขตงานก่อนตัดสินใจ

เอกสารนิติบุคคลที่ต้องเตรียมส่งให้สำนักงานบัญชีตั้งแต่ต้น

เมื่อจดทะเบียนบริษัทเสร็จแล้ว กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะออกเอกสารชุดหนึ่งให้ เอกสารเหล่านี้คือสิ่งแรกที่สำนักงานบัญชีต้องการก่อนจะรับงาน

• หนังสือรับรองบริษัท — ฉบับปัจจุบัน ระบุชื่อบริษัท ที่ตั้ง กรรมการ และวัตถุประสงค์
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) — แสดงว่าใครถือหุ้นกี่เปอร์เซ็นต์
• หนังสือบริคณห์สนธิ (บอจ.2) — ระบุวัตถุประสงค์การจัดตั้งบริษัท
• ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัท (บอจ.3) — ใบอนุญาตประกอบกิจการจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• ทะเบียนผู้ถือหุ้น — สมุดบันทึกรายชื่อผู้ถือหุ้นที่บริษัทต้องจัดทำเอง
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท — ใช้ในการออกใบกำกับภาษีและยื่นแบบ
• ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) — กรณีที่บริษัทจด VAT แล้ว
• สำเนาบัตรประชาชนและที่อยู่ของกรรมการทุกคน — เพื่อลงนามในแบบภาษีและเอกสารต่างๆ

เอกสารชุดนี้ควรสแกนเก็บในรูปดิจิทัลด้วย เพราะสำนักงานบัญชีส่วนใหญ่รับไฟล์ผ่านระบบออนไลน์ได้เลย ไม่ต้องนำตัวจริงมาทุกครั้ง

เอกสารรายเดือนที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

งานบัญชีรายเดือนหมุนรอบเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน ยิ่งส่งครบและตรงเวลาเท่าไหร่ สำนักงานบัญชีก็ยิ่งปิดงบได้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น เอกสารที่ต้องส่งแบ่งเป็นฝั่งรายได้และฝั่งรายจ่าย ดังนี้

เอกสารฝั่งรายได้

• ใบกำกับภาษีขายหรือใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ออกในเดือนนั้น
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่ส่งให้ลูกค้า
• สรุปยอดขาย (ถ้ามีระบบ POS หรือขายออนไลน์ให้ export รายงานมาด้วย)

เอกสารฝั่งรายจ่าย

• ใบกำกับภาษีซื้อหรือใบเสร็จของค่าใช้จ่ายทุกรายการในชื่อบริษัท
• สัญญาเช่าสำนักงานหรือคลังสินค้า (ส่งเดือนแรกครั้งเดียว แต่ต้องส่งหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกเดือนด้วย)
• ใบสำคัญจ่ายเงินเดือนพนักงาน รวมถึงสรุปเงินเดือนและเงินสมทบประกันสังคม
• หลักฐานการจ่ายค่าบริการต่างๆ เช่น ค่าโฆษณา ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต

เอกสารธนาคาร

• Statement บัญชีธนาคารบริษัท ทุกบัญชี ของเดือนนั้น (ไม่ใช่แค่บัญชีหลัก)
• ถ้ามีบัตรเครดิตบริษัท ให้แนบสรุปยอดบัตรเครดิตมาด้วย

สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่บทความเอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี ซึ่งอธิบายรายละเอียดแต่ละรายการพร้อมตัวอย่างจริง

ระบบที่ควรวางตั้งแต่วันแรกที่บริษัทเปิด

นอกจากเอกสาร สิ่งสำคัญที่เจ้าของกิจการมือใหม่มักมองข้ามคือ "ระบบ" ที่ต้องวางตั้งแต่ต้น เพราะถ้าวางช้า จะต้องกลับมาแก้ย้อนหลังซึ่งใช้เวลาและค่าใช้จ่ายมากกว่ามาก

1. แยกบัญชีธนาคารให้ชัดเจน

เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทโดยเฉพาะ และห้ามนำเงินส่วนตัวมาปนกับเงินบริษัท หรือจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีบริษัท เพราะจะทำให้สำนักงานบัญชีอธิบายยอดเงินไม่ได้ และอาจถูกสรรพากรตั้งคำถามในภายหลัง

2. วางระบบออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

ถ้าบริษัทจด VAT แล้ว ทุกการขายต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ลูกค้าทันที ชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีต้องตรงกับหนังสือรับรองบริษัทเป๊ะ ห้ามใช้ชื่อย่อหรือที่อยู่เก่า เพราะใบกำกับภาษีที่ออกผิดจะไม่สามารถนำไปใช้ลดภาษีซื้อได้

3. กำหนดรอบส่งเอกสารกับสำนักงานบัญชี

ควรตกลงกับสำนักงานบัญชีว่าจะส่งเอกสารทุกเดือนภายในวันที่เท่าไหร่ เช่น ส่งภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อให้สำนักงานบัญชีมีเวลาประมวลผลและยื่นแบบภาษีรายเดือนตามกำหนด (เช่น ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53 และ ภ.พ.30 ซึ่งมีกำหนดยื่นภายในวันที่ 7 หรือ 15 ของเดือนถัดไป)

4. ทำความเข้าใจหน้าที่ภาษีรายเดือนเบื้องต้น

บริษัทที่จด VAT ต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือนภายในวันที่ 15 (ยื่นออนไลน์ขยายเป็นวันที่ 23) และถ้ามีการจ่ายค่าบริการหรือค่าจ้างให้บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล ก็ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 (กรณีจ่ายให้บุคคลธรรมดา) หรือ ภ.ง.ด.53 (กรณีจ่ายให้นิติบุคคล) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

ปฏิทินภาษีที่บริษัทเปิดใหม่ต้องรู้

การรู้ตารางภาษีล่วงหน้าช่วยให้วางแผนกระแสเงินสดได้ดีขึ้น และไม่ตกใจเมื่อสำนักงานบัญชีแจ้งให้โอนเงินชำระภาษี

แบบภาษี	ยื่นเมื่อไหร่	กำหนดเวลา
ภ.พ.30 (VAT รายเดือน)	ทุกเดือน	วันที่ 15 (ออนไลน์ วันที่ 23)
ภ.ง.ด.1 (เงินเดือนพนักงาน)	ทุกเดือน (ถ้ามีพนักงาน)	วันที่ 7 (ออนไลน์ วันที่ 15)
ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53 (หัก ณ ที่จ่าย)	เดือนที่มีการจ่ายเงิน	วันที่ 7 (ออนไลน์ วันที่ 15)
ภ.ง.ด.51 (ภาษีครึ่งปี)	ปีละ 1 ครั้ง ช่วงกลางปี	ภายใน 2 เดือนนับจากครึ่งรอบบัญชี
ภ.ง.ด.50 (ภาษีประจำปี)	ปีละ 1 ครั้ง	ภายใน 150 วันหลังปิดรอบบัญชี
งบการเงิน (ยื่น DBD)	ปีละ 1 ครั้ง	ภายใน 5 เดือนหลังปิดรอบบัญชี

หมายเหตุ: กำหนดเวลาข้างต้นเป็นเกณฑ์ทั่วไป ควรยืนยันกับสำนักงานบัญชีหรือกรมสรรพากรเพื่อความแม่นยำ โดยเฉพาะหากรอบบัญชีไม่ตรงกับปีปฏิทิน

ข้อผิดพลาดยอดฮิตของบริษัทเปิดใหม่ในช่วง 3 เดือนแรก

จากประสบการณ์ดูแลลูกค้าบริษัทเปิดใหม่จำนวนมาก ทีม A Plus Me พบว่าปัญหาที่เกิดซ้ำบ่อยที่สุดมีดังนี้

• ไม่เปิดบัญชีธนาคารบริษัททันที — ทำให้ใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินก่อน แล้วงบเดือนแรกยุ่งเลย
• ออกใบเสร็จแทนใบกำกับภาษี — ลูกค้าที่จด VAT ขอภาษีซื้อไม่ได้ ทำให้เสียลูกค้า
• เก็บเอกสารค่าใช้จ่ายในชื่อส่วนตัว ไม่ใช่ชื่อบริษัท — นำมาลงบัญชีเป็นรายจ่ายบริษัทไม่ได้
• จ่ายค่าเช่าโดยไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย — ค่าเช่าที่จ่ายให้บุคคลธรรมดาต้องหัก 5% นำส่งสรรพากรด้วย
• ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีช้าหรือไม่ครบ — ทำให้ยื่นแบบภาษีรายเดือนไม่ทันกำหนด โดนค่าปรับ 1.5% ต่อเดือนของภาษีที่ค้างอยู่
• ลืมว่าบริษัทที่ไม่มีรายรับก็ยังต้องยื่นแบบ — แม้ไม่มีรายได้เลย ก็ยังต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน (ยื่นยอดศูนย์) และยังต้องปิดงบและยื่นงบการเงินประจำปีด้วย

เช็กลิสต์: สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนส่งงานให้สำนักงานบัญชีครั้งแรก

ใช้เช็กลิสต์นี้เพื่อตรวจสอบว่าพร้อมแล้วหรือยังก่อนเริ่มต้นกับสำนักงานบัญชี

• หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด (ไม่เกิน 3 เดือน)
• บอจ.2, บอจ.3, บอจ.5
• สำเนาบัตรประชาชนกรรมการทุกคน
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทและใบทะเบียน VAT (ถ้ามี)
• Statement ธนาคารบริษัทตั้งแต่วันเปิดบัญชีจนถึงปัจจุบัน
• ใบกำกับภาษีขายและซื้อทุกใบตั้งแต่เดือนแรก
• สัญญาเช่าสำนักงานหรือหนังสือยินยอมให้ใช้ที่อยู่
• สรุปเงินเดือนพนักงาน (ถ้ามีพนักงาน) และข้อมูลการขึ้นทะเบียนประกันสังคม
• รายการค่าใช้จ่ายอื่นๆ พร้อมหลักฐานการจ่าย

ถ้าต้องการความช่วยเหลือในการเตรียมเอกสาร สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มและเทมเพลตที่ใช้กับบริษัทใหม่ได้จากดาวน์โหลดเอกสารฟรี

อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลที่บริษัทใหม่ควรรู้

บริษัทไทยที่เป็น SME (ทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท) ได้รับสิทธิ์ อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลแบบขั้นบันได ดังนี้

• กำไรสุทธิ 0 – 300,000 บาทแรก: ยกเว้นภาษี
• กำไรสุทธิ 300,001 – 3,000,000 บาท: อัตรา 15%
• กำไรสุทธิส่วนที่เกิน 3,000,000 บาท: อัตรา 20%

บริษัทที่ไม่เข้าเงื่อนไข SME จะเสียภาษีในอัตราคงที่ 20% ของกำไรสุทธิ สำหรับปีแรกที่เปิดกิจการ ควรพูดคุยกับที่ปรึกษาภาษีเพื่อวางแผนภาษีและตรวจสอบว่าบริษัทเข้าเงื่อนไข SME หรือไม่

หมายเหตุ: เกณฑ์ข้างต้นเป็นหลักเกณฑ์ที่ใช้ในปีภาษี 2567 ควรให้ผู้เชี่ยวชาญภาษียืนยันความถูกต้องก่อนใช้ในการวางแผน

สรุป: เริ่มให้ถูกตั้งแต่เดือนแรก ดีกว่าแก้ย้อนหลัง

การรับทำบัญชีบริษัทเปิดใหม่ไม่ได้เริ่มตอนปลายปีหรือตอนที่สรรพากรเรียก แต่เริ่มตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียน เพราะทุกรายการเงินเข้าออก ทุกใบกำกับภาษี และทุกการจ่ายเงินเดือนล้วนมีผลต่อบัญชีและภาษีทั้งสิ้น

ถ้าเจ้าของกิจการเตรียมเอกสารครบ วางระบบให้ถูก และส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีตรงเวลา ก็แทบไม่มีโอกาสเจอปัญหาบัญชียุ่ง งบปิดไม่ได้ หรือโดนค่าปรับภาษีโดยไม่รู้ตัว

ทีม A Plus Me พร้อมดูแลบัญชีบริษัทของคุณตั้งแต่เดือนแรก ตั้งแต่วางระบบเอกสาร ยื่นแบบภาษีรายเดือน ไปจนถึงปิดงบประจำปี ดูรายละเอียดได้ที่รับทำบัญชีรายเดือนหรือติดต่อ A Plus Meเพื่อให้ทีมประเมินขอบเขตงานให้เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง รับทำบัญชีบริษัทเปิดใหม่ ต้องเตรียมเอกสารและวางระบบอะไรบ้าง ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทเพิ่งจดทะเบียน ยังไม่มีรายได้เลย ต้องทำบัญชีไหม

ต้องทำ เพราะกฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลมีหน้าที่ทำบัญชีและยื่นงบการเงินตั้งแต่วันจดทะเบียน ไม่ว่าจะมีรายรับหรือไม่ก็ตาม รวมถึงต้องยื่นแบบภาษีรายเดือนด้วย เช่น ภ.พ.30 (ยื่นยอดศูนย์) ถ้าจด VAT ไว้

ต้องส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีทุกเดือนเลยไหม

ใช่ครับ เอกสารรายได้-รายจ่ายและ Statement ธนาคารต้องส่งทุกเดือน เพราะสำนักงานบัญชีต้องนำไปยื่นแบบภาษีรายเดือนซึ่งมีกำหนดเวลาตายตัว การส่งช้าจะทำให้ยื่นแบบไม่ทันและอาจโดนค่าปรับ

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากเงินส่วนตัวก่อนบริษัทเปิด นำมาลงบัญชีบริษัทได้ไหม

โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายก่อนจดทะเบียนบริษัทนำมาลงเป็นรายจ่ายของบริษัทได้ยาก เพราะบริษัทยังไม่มีสถานะทางกฎหมายในขณะนั้น ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเป็นรายกรณี บางส่วนอาจบันทึกเป็นทุนของผู้ถือหุ้นแทน

บริษัทเพิ่งเปิดควรจด VAT ทันทีหรือไม่

ถ้าคาดว่ารายได้จะเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี กฎหมายบังคับให้จด VAT หากยังไม่แน่ใจว่ารายได้จะถึงเกณฑ์ ก็ยังไม่จำเป็นต้องจดทันที แต่ถ้าลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการใบกำกับภาษีเพื่อขอภาษีซื้อ การจด VAT ตั้งแต่ต้นก็อาจเป็นประโยชน์ต่อการทำธุรกิจ

บัญชีธนาคารบริษัทต้องเปิดกี่บัญชี

ขั้นต่ำ 1 บัญชีก็พอ แต่ควรเป็นบัญชีที่ใช้สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ ไม่ปนกับเงินส่วนตัว บางธุรกิจแยกเป็น 2 บัญชี คือบัญชีรับเงินและบัญชีจ่ายเงิน เพื่อให้ควบคุมกระแสเงินสดได้ง่ายขึ้น

ปีแรกต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลเท่าไหร่

ขึ้นอยู่กับกำไรสุทธิของบริษัท SME ที่มีทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาทและรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท จะได้อัตราขั้นบันได คือยกเว้น 3 แสนบาทแรก ส่วนที่เกินถึง 3 ล้านบาทเสีย 15% และส่วนที่เกิน 3 ล้านบาทเสีย 20%