บัญชีเงินสดย่อย (Petty Cash) วางระบบและควบคุมอย่างไร

เงินสดย่อยดูเหมือนเรื่องเล็กน้อย แต่สำหรับหลายบริษัทมันคือ "รูรั่ว" ที่ทำให้เงินหายโดยไม่รู้ตัว และเป็นต้นเหตุของปัญหาบัญชีไม่ตรงเมื่อถึงเวลาปิดงบ

บัญชีเงินสดย่อย (Petty Cash) คืออะไร และทำไม SME ต้องมี

เงินสดย่อย (Petty Cash) คือเงินสดก้อนเล็กที่บริษัทตั้งไว้สำหรับจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวัน เช่น ค่าซื้อน้ำดื่ม ค่าไปรษณีย์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าเบ็ดเตล็ดที่ไม่สะดวกจะจ่ายผ่านเช็คหรือโอนธนาคาร

ในทางบัญชี เงินสดย่อยเป็น สินทรัพย์หมุนเวียน ที่อยู่ในงบแสดงฐานะการเงิน และถือเป็นส่วนหนึ่งของ "เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด" หากไม่มีระบบควบคุม เงินก้อนนี้จะกลายเป็นจุดอ่อนด้านการทุจริต เพราะหยิบง่าย ตรวจยากกว่าการโอนธนาคาร

SME ที่วางระบบเงินสดย่อยอย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยให้การรับทำบัญชีรายเดือนราบรื่น ลดเวลาที่นักบัญชีต้องใช้ตามหลักฐาน และปิดงบได้ตรงเวลา

วงเงินเงินสดย่อยควรตั้งเท่าไหร่

ไม่มีกฎหมายกำหนดว่าต้องตั้งวงเงินเท่าใด แต่หลักปฏิบัติที่นิยมใช้คือตั้งวงเงินให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายเล็กน้อยประมาณ 2–4 สัปดาห์ เพื่อไม่ต้องเติมเงินบ่อยจนเกินไป และไม่ตั้งสูงจนเกินจำเป็น

ตัวอย่างการกำหนดวงเงินตามขนาดกิจการ

ขนาดกิจการ	วงเงินเงินสดย่อยที่เหมาะสม	เหตุผล
ธุรกิจขนาดเล็ก 1–5 คน	2,000–5,000 บาท	ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดน้อย เติมได้บ่อยกว่า
SME 5–30 คน	5,000–15,000 บาท	มีค่าใช้จ่ายหลายแผนก เติมเดือนละ 1–2 ครั้ง
บริษัทขนาดกลาง 30 คนขึ้นไป	15,000–30,000 บาท หรือแยกตู้เซฟต่อแผนก	หลายแผนก อาจแต่งตั้งผู้รับผิดชอบหลายคน

หมายเหตุ: ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่จ่ายจากเงินสดย่อยควรกำหนดเพดานต่อรายการด้วย เช่น ไม่เกิน 1,000 บาทต่อรายการ ค่าใช้จ่ายที่สูงกว่านั้นให้จ่ายผ่านการโอนธนาคารเท่านั้น

หลักการ "Imprest System" — มาตรฐานที่นักบัญชีแนะนำ

ระบบเงินสดย่อยมาตรฐานที่ใช้กันทั่วโลกเรียกว่า Imprest System (ระบบเงินสดย่อยแบบคงยอด) หลักการง่ายๆ คือ

• บริษัทตั้งวงเงิน เช่น 5,000 บาท ในมือผู้รับผิดชอบ
• ทุกครั้งที่จ่ายเงิน ต้องมีหลักฐานมาแลก (ใบเสร็จ ใบสำคัญจ่าย)
• เมื่อเงินใกล้หมด หรือสิ้นเดือน ให้เบิกเงินจากธนาคารมาเติมเต็มยอดกลับไปที่ 5,000 บาทเสมอ
• ยอดเงินที่เบิกมาเติม = ยอดที่จ่ายออกไปพอดี ทำให้ยืนยันความถูกต้องได้ง่าย

วิธีนี้ดีกว่าการให้พนักงานเบิกเงินมาใช้แล้วมาเคลียร์ทีหลัง เพราะควบคุมได้ตลอดเวลาและบัญชีไม่สับสน

เอกสารที่ต้องใช้ในระบบเงินสดย่อย

เอกสารเป็นหัวใจของการควบคุมภายใน ถ้าไม่มีเอกสาร เงินหายไปโดยไม่มีร่องรอย นักบัญชีก็ลงบัญชีไม่ได้ และสรรพากรจะไม่ยอมรับค่าใช้จ่ายนั้น

• ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย (Petty Cash Voucher) — เอกสารขออนุมัติก่อนเบิก ระบุชื่อผู้เบิก วัตถุประสงค์ จำนวนเงิน วันที่ และลายเซ็นผู้อนุมัติ
• ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากผู้ขาย — ต้องได้มาทุกครั้งที่จ่ายเงิน ถ้าไม่มีใบเสร็จต้องทำบันทึกอธิบายเหตุผลแนบแทน
• สมุดบันทึกเงินสดย่อย (Petty Cash Book) — บันทึกรายรับ (การเติมเงิน) และรายจ่ายทุกรายการตามลำดับวันที่
• รายงานการนับเงินสดย่อย (Petty Cash Count Sheet) — ใช้ตรวจนับเงินสดจริงเปรียบเทียบกับยอดในสมุดบัญชี ควรทำอย่างน้อยเดือนละครั้ง

ดาวน์โหลดเทมเพลตใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยและฟอร์มอื่นๆ ได้ที่ ดาวน์โหลดเอกสารฟรี ของ A Plus Me

ขั้นตอนการวางระบบเงินสดย่อยตั้งแต่เริ่มต้น

ถ้าบริษัทยังไม่เคยมีระบบเงินสดย่อยมาก่อน ทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย

• ขั้นตอนที่ 1 — กำหนดนโยบาย: ระบุวงเงินทั้งหมด วงเงินสูงสุดต่อรายการ ประเภทค่าใช้จ่ายที่จ่ายได้ และประเภทที่ห้ามจ่ายผ่านเงินสดย่อย
• ขั้นตอนที่ 2 — แต่งตั้งผู้รับผิดชอบ: เลือกพนักงาน 1 คนเป็น "ผู้รักษาเงินสดย่อย" (Custodian) และกำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติที่แยกออกจากกัน เพื่อป้องกันคนเดียวอนุมัติและรับเงินเอง
• ขั้นตอนที่ 3 — เปิดบัญชีเงินสดย่อยในระบบบัญชี: แจ้งนักบัญชีให้เปิดรหัสบัญชี "เงินสดย่อย" แยกจาก "เงินสดในมือ" หรือ "เงินฝากธนาคาร" ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบได้ง่าย
• ขั้นตอนที่ 4 — เบิกเงินตั้งกองทุน: เขียนเช็คหรือโอนเงินออกจากบัญชีธนาคารบริษัทให้ผู้รักษาเงินสดย่อยครั้งแรก บันทึกรายการนี้เป็น Dr. เงินสดย่อย / Cr. เงินฝากธนาคาร
• ขั้นตอนที่ 5 — วางขั้นตอนการเบิก-คืน: พนักงานที่ต้องการเบิกต้องยื่นใบสำคัญจ่ายพร้อมคำอธิบาย รอผู้อนุมัติลงชื่อ จึงรับเงินได้ ต้องนำใบเสร็จมาส่งคืนภายในเวลาที่กำหนด (เช่น ภายใน 3 วันทำการ)
• ขั้นตอนที่ 6 — เติมเงินและบันทึกบัญชี: เมื่อยอดเงินในมือต่ำกว่าที่กำหนด หรือสิ้นเดือน ให้รวมใบเสร็จทั้งหมดแล้วเบิกเงินจากธนาคารมาเติม บันทึกเป็น Dr. ค่าใช้จ่ายต่างๆ ตามหมวดหมู่ / Cr. เงินฝากธนาคาร

การบันทึกบัญชีเงินสดย่อย — รายการที่นักบัญชีต้องทำ

รายการที่ 1: ตั้งกองทุนเงินสดย่อยครั้งแรก

เมื่อเบิกเงินจากธนาคารมาตั้งเป็นกองทุนเงินสดย่อยครั้งแรก บันทึกบัญชีดังนี้

• Dr. เงินสดย่อย 5,000 บาท
• Cr. เงินฝากธนาคาร 5,000 บาท

รายการที่ 2: เติมเงินสดย่อยและบันทึกค่าใช้จ่าย

เมื่อสิ้นเดือน รวบรวมใบเสร็จพบว่าจ่ายไปแล้ว เช่น ค่าเครื่องเขียน 800 บาท ค่าซื้อน้ำดื่ม 300 บาท ค่าไปรษณีย์ 200 บาท รวม 1,300 บาท บันทึกดังนี้

• Dr. ค่าเครื่องเขียนและวัสดุสำนักงาน 800 บาท
• Dr. ค่าอาหารและเครื่องดื่ม 300 บาท
• Dr. ค่าไปรษณีย์และขนส่ง 200 บาท
• Cr. เงินฝากธนาคาร 1,300 บาท

สังเกตว่า บัญชีเงินสดย่อยไม่ถูกแตะเลย ในรายการที่ 2 เพราะยอดคงเหลือในบัญชีเงินสดย่อยยังคง 5,000 บาทตลอด (Imprest System ทำให้วงเงินคงที่เสมอ) บัญชีเงินสดย่อยจะเปลี่ยนแปลงก็ต่อเมื่อมีการเพิ่มหรือลดวงเงินเท่านั้น

รายการที่ 3: เงินสดย่อยขาดหรือเกิน

เมื่อนับเงินสดจริงไม่ตรงกับยอดในสมุด เช่น นับได้เพียง 3,500 บาท แต่บัญชีบอกว่าควรเหลือ 3,700 บาท หมายความว่าขาด 200 บาท บันทึกดังนี้

• Dr. ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยขาด 200 บาท
• Cr. เงินสดย่อย 200 บาท

ถ้าเกิดขึ้นบ่อย นั่นเป็นสัญญาณที่ต้องตรวจสอบการควบคุมภายใน และอาจต้องปรึกษาทีมประเมินความเสี่ยงภาษีว่ามีช่องโหว่ตรงไหนบ้าง

ค่าใช้จ่ายไหนจ่ายจากเงินสดย่อยได้ และอะไรที่ห้าม

บริษัทควรกำหนดรายการที่ "จ่ายได้" และ "จ่ายไม่ได้" ไว้ในนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้พนักงานปฏิบัติได้ถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสำหรับเงินสดย่อย

• ค่าเครื่องเขียน วัสดุสำนักงาน ของใช้เล็กๆ น้อยๆ
• ค่าไปรษณีย์ พัสดุ EMS สำหรับงานด่วนเล็กน้อย
• ค่าน้ำดื่ม อาหารว่างสำหรับการประชุม (วงเงินต่ำ)
• ค่าแท็กซี่หรือรถสาธารณะสำหรับงานใกล้ๆ
• ค่าถ่ายเอกสาร ปริ้นงาน

ค่าใช้จ่ายที่ไม่ควรจ่ายจากเงินสดย่อย

• ค่าใช้จ่ายที่สูงเกินวงเงินต่อรายการที่กำหนด
• เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส (ต้องจ่ายผ่านธนาคาร)
• ค่าสินค้าหรือบริการจากผู้ขายที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย — เพราะถ้าจ่ายเงินสดย่อยจะทำให้ลืมหักภาษีนำส่งตามแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53
• ค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า ค่าประกัน (ควรโอนธนาคารเพื่อมีหลักฐานชัดเจน)
• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือพนักงาน

การควบคุมภายใน: ป้องกันเงินหายและการทุจริต

เงินสดย่อยเป็นจุดเสี่ยงที่พบบ่อยในการตรวจสอบภายใน หลักการควบคุมที่ควรปฏิบัติมีดังนี้

• แยกหน้าที่ผู้รักษาเงินและผู้อนุมัติ — ห้ามให้คนเดียวกันทั้งรักษาเงินและอนุมัติการเบิกจ่าย
• นับเงินสดเซอร์ไพรส์ — ผู้บริหารหรือนักบัญชีควรนับเงินสดย่อยโดยไม่แจ้งล่วงหน้าเป็นครั้งคราว
• เก็บเงินในที่ปลอดภัย — ตู้เซฟที่ล็อกกุญแจ ไม่ใช่ลิ้นชักที่ใครก็เปิดได้
• ไม่ให้ยืมเงินสดย่อย — ห้ามใช้เงินสดย่อยเป็นกองทุนให้พนักงานยืม แม้จะมีใบ IOU (บันทึกการกู้ยืม) ก็ตาม
• ตรวจสอบใบเสร็จทุกใบก่อนเติมเงิน — ผู้มีอำนาจต้องตรวจว่าใบเสร็จสมบูรณ์ ตรงกับรายการที่ขอเบิก ก่อนอนุมัติการเติมเงิน
• กำหนดวันตัดรอบ — ปิดรอบเงินสดย่อยทุกสิ้นเดือน พร้อมส่งเอกสารให้นักบัญชีพร้อมกัน

บริษัทที่มีระบบควบคุมภายในที่ดีจะลดความเสี่ยงถูกสรรพากรตรวจสอบพิเศษ เพราะงบการเงินสะอาด ตรวจสอบได้ หากต้องการตรวจสอบว่าระบบที่ใช้อยู่มีช่องโหว่ไหม สามารถปรึกษาทีม วางแผนภาษี ของ A Plus Me ได้

เงินสดย่อยกับภาษี — สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องไม่ลืม

หลักฐานสำคัญต่อการรับรู้ค่าใช้จ่ายทางภาษี

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากเงินสดย่อยจะลงเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ก็ต่อเมื่อมีเอกสารหลักฐานที่เพียงพอ ตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐาน ไม่มีผู้รับรอง หรือดูเหมือนไม่เกี่ยวกับกิจการ จะถูกบวกกลับเป็นกำไรและเสียภาษีเพิ่ม

ระวังเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ถ้าค่าใช้จ่ายที่จ่ายเงินสดย่อยเป็นค่าบริการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เช่น ค่าจ้างช่าง ค่าซ่อมแซมเล็กน้อยที่เกิน 1,000 บาท ก็ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามปกติและนำส่งตามแบบ ภ.ง.ด. ที่กำหนด ไม่ใช่ว่าจ่ายเป็นเงินสดแล้วไม่ต้องหัก เพราะนั่นคือความเข้าใจผิดที่พบบ่อยมากในกลุ่ม SME อ่านเพิ่มเติมเรื่องเอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชีเพื่อเตรียมเอกสารให้ครบก่อนส่งนักบัญชีทุกเดือน

VAT บนใบเสร็จจากเงินสดย่อย

ถ้าบริษัทจดทะเบียน VAT และซื้อสินค้าหรือบริการโดยจ่ายผ่านเงินสดย่อย ก็ยังมีสิทธิ์ขอใบกำกับภาษีจากผู้ขายมาใช้เป็นภาษีซื้อในแบบ ภ.พ.30 ได้ตามปกติ ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปทุกครั้งที่มีโอกาส เพราะช่วยลดภาระ VAT สุทธิที่ต้องนำส่ง

สรุป: เงินสดย่อยที่ดีต้องทำอะไรบ้าง

ระบบเงินสดย่อยที่ดีไม่ใช่แค่ "มีเงินไว้จ่ายของเล็กน้อย" แต่ต้องควบคุมได้ ตรวจสอบได้ และบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง เจ้าของธุรกิจที่วางระบบดีตั้งแต่ต้นจะไม่ต้องมานั่งตามหาใบเสร็จย้อนหลัง ไม่มีปัญหาเงินขาดโดยไม่รู้สาเหตุ และปิดบัญชีสิ้นเดือนได้เร็วขึ้น

หากต้องการให้ A Plus Me ช่วยวางระบบเอกสารบัญชีภายในและดูแลรับทำบัญชีรายเดือนให้ครบวงจร ทีมของเราพร้อมให้คำปรึกษาโดยไม่มีค่าใช้จ่าย เพียงติดต่อ A Plus Me ผ่านช่องทางที่สะดวก

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง บัญชีเงินสดย่อย (Petty Cash) วางระบบและควบคุมอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บัญชีเงินสดย่อย (Petty Cash) ต้องมีวงเงินเท่าไหร่

กฎหมายไม่ได้กำหนดวงเงินขั้นต่ำหรือสูงสุด แต่หลักปฏิบัติทั่วไปคือตั้งให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายเล็กน้อยประมาณ 2–4 สัปดาห์ SME ขนาดเล็กมักตั้งที่ 2,000–5,000 บาท บริษัทขนาดกลางอาจตั้ง 5,000–15,000 บาท และกำหนดเพดานต่อรายการด้วย เช่น ไม่เกิน 1,000 บาทต่อรายการ

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากเงินสดย่อยโดยไม่มีใบเสร็จ หักภาษีได้ไหม

ไม่ได้ครับ ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานสนับสนุนเพียงพอจะถูกบวกกลับเป็นกำไรและเสียภาษีเพิ่มตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ทุกรายการที่จ่ายต้องมีใบเสร็จหรืออย่างน้อยมีบันทึกอธิบายเหตุผลแนบ

จ่ายเงินสดย่อยแล้ว ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไหม

ต้องหักครับถ้าค่าบริการนั้นอยู่ในประเภทที่ต้องหัก เช่น ค่าจ้างช่างซ่อม ค่าบริการทั่วไป การจ่ายเป็นเงินสดไม่ได้ยกเว้นภาระหัก ณ ที่จ่าย ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งตามแบบ ภ.ง.ด. ที่กำหนด

ถ้าเงินสดย่อยขาด ต้องทำอย่างไร

ต้องบันทึกส่วนที่ขาดเป็น Dr. ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยขาด / Cr. เงินสดย่อย ถ้าเกิดขึ้นบ่อยต้องตรวจสอบการควบคุมภายใน เช่น นับเงินเซอร์ไพรส์ ตรวจสอบว่าใบเสร็จครบหรือไม่ และพิจารณาว่ามีการทุจริตหรือเพียงแค่ความผิดพลาด

Imprest System คืออะไร ต่างจากระบบเงินสดย่อยแบบอื่นอย่างไร

Imprest System คือระบบเงินสดย่อยแบบคงยอด หมายความว่าวงเงินจะถูกรักษาไว้คงที่เสมอ เช่น 5,000 บาท เมื่อมีการจ่าย บริษัทจะเบิกเงินจากธนาคารมาเติมในจำนวนที่จ่ายออกไปพอดี ทำให้ตรวจสอบง่าย และบัญชีเงินสดย่อยจะเปลี่ยนแปลงเฉพาะเมื่อมีการเพิ่ม/ลดวงเงินเท่านั้น

เงินสดย่อยต้องปิดรอบบัญชีบ่อยแค่ไหน

ควรปิดรอบและส่งเอกสารให้นักบัญชีอย่างน้อยเดือนละครั้ง พร้อมกับรอบส่งเอกสารบัญชีปกติ ถ้ามีค่าใช้จ่ายเยอะหรือยอดเงินใกล้หมดก่อนสิ้นเดือน ก็อาจเติมเงินและปิดรอบย่อยได้ก่อนตามความเหมาะสม