ร้านกาแฟดูเหมือนธุรกิจเล็ก แต่เรื่องบัญชีและภาษีซับซ้อนกว่าที่คิด โดยเฉพาะเมื่อรายได้ส่วนใหญ่เป็นเงินสด ต้นทุนวัตถุดิบผันผวนรายเดือน และมีค่าใช้จ่ายเฉพาะตัวอย่างค่าเช่าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย

ทำไมร้านกาแฟจึงต้องให้ความสำคัญกับบัญชีตั้งแต่วันแรก

ร้านกาแฟและคาเฟ่เป็นธุรกิจที่รับเงินสดและ QR Payment ทุกวัน มีรายรับหลายพันถึงหลายหมื่นบาทต่อวัน แต่เจ้าของร้านหลายคนไม่ได้บันทึกบัญชีอย่างเป็นระบบ ทำให้ไม่รู้ว่าร้านกำไรหรือขาดทุนจริง ๆ และยิ่งไปกว่านั้น อาจเสียภาษีผิดหรือขาดส่งโดยไม่รู้ตัว

ความท้าทายเฉพาะของธุรกิจร้านกาแฟมีสี่อย่างหลัก ๆ ได้แก่ รายรับส่วนใหญ่เป็นเงินสดหรือ QR Code ที่ต้องกระทบยอดทุกวัน ต้นทุนวัตถุดิบ (เมล็ดกาแฟ นม น้ำเชื่อม ฯลฯ) ผันผวนและมีหลายรายการ ค่าเช่าที่ตั้งร้านต้องหัก ภาษี ณ ที่จ่าย ก่อนจ่าย และถ้ารายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีต้องจด VAT พร้อมยื่นภ.พ.30 รายเดือน

ระบบบันทึกรายรับรายวันของร้านกาแฟ

รายรับของร้านกาแฟมาจากหลายช่องทาง การแยกช่องทางตั้งแต่ต้นช่วยให้กระทบยอดได้ง่ายและป้องกันเงินขาดบัญชี

  • เงินสดหน้าร้าน — นับยอดทุกเย็น เปรียบเทียบกับยอดรายการในเครื่อง POS หรือสมุดบันทึก
  • QR Code / PromptPay — ดาวน์โหลด Statement รายวันจากแอปธนาคาร กระทบกับยอดขายที่ระบบ POS บันทึกไว้
  • บัตรเครดิต / EDC — บันทึกยอดจากสลิป EDC และตรวจกับยอดโอนเข้าบัญชีจากธนาคาร (มักได้รับเงินภายใน 1-3 วันทำการ)
  • แอปเดลิเวอรี่ — Grab, LINE MAN, Foodpanda ฯลฯ รับรู้ยอดขาย Gross (ราคาเต็มก่อนหักค่า GP) เป็นรายได้ และบันทึกค่า GP เป็นค่าใช้จ่าย ห้ามบันทึกเฉพาะยอดโอนสุทธิเท่านั้น เพราะสรรพากรจะตรวจสอบจากข้อมูลที่แพลตฟอร์มรายงาน

ตัวอย่าง: ร้านกาแฟขายได้ 3,000 บาทผ่าน Grab ในหนึ่งวัน แพลตฟอร์มหักค่า GP 30% (900 บาท) แล้วโอนสุทธิ 2,100 บาท ในบัญชีต้องลงรายได้ 3,000 บาท และค่าธรรมเนียม GP 900 บาทเป็นค่าใช้จ่าย ไม่ใช่ลงรายได้ 2,100 บาทเพียงอย่างเดียว

ต้นทุนวัตถุดิบร้านกาแฟ คำนวณและควบคุมอย่างไร

ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold — COGS) คือตัวเลขสำคัญที่สุดของร้านกาแฟ ธุรกิจร้านกาแฟที่ดีควรมี COGS อยู่ที่ประมาณ 25-35% ของรายได้รวม ถ้าสูงกว่านี้อาจมีความสูญเสียจากวัตถุดิบ (Waste) หรือต้นทุนจัดซื้อสูงเกินไป

วิธีคำนวณต้นทุนวัตถุดิบที่ใช้ในรอบเดือน:

  • ยอดสต๊อกต้นเดือน + ซื้อเพิ่มระหว่างเดือน − ยอดสต๊อกปลายเดือน = ต้นทุนวัตถุดิบที่ใช้ไป

ตัวอย่าง: สต๊อกต้นเดือน 5,000 บาท ซื้อเพิ่ม 30,000 บาท สต๊อกปลายเดือน 4,000 บาท ต้นทุนวัตถุดิบ = 5,000 + 30,000 − 4,000 = 31,000 บาท

ในทางบัญชี การซื้อวัตถุดิบต้องเก็บ "ใบเสร็จรับเงิน" หรือ "ใบกำกับภาษี" ทุกใบ ไม่ว่าจะซื้อเมล็ดกาแฟจากร้านค้าส่ง นมสด น้ำตาล แก้วแพ็กเกจจิ้ง หรือใบไม้ตกแต่ง เอกสารเหล่านี้คือหลักฐานรายจ่ายที่กรมสรรพากรยอมรับ หากไม่มีเอกสาร รายจ่ายนั้นอาจถูกปฏิเสธเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" ได้

ค่าใช้จ่ายประจำร้านกาแฟที่ต้องลงบัญชีให้ถูกต้อง

นอกจากต้นทุนวัตถุดิบ ร้านกาแฟยังมีค่าใช้จ่ายประจำหลายรายการที่มีเงื่อนไขพิเศษทางภาษี ดังนี้

ค่าเช่าสถานที่ — ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 5%

ถ้าร้านกาแฟของคุณเป็นนิติบุคคล (บริษัทจำกัดหรือ หจก.) และเช่าพื้นที่จากบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล ต้องหัก ภาษี ณ ที่จ่าย 5% จากค่าเช่าทุกเดือน แล้วนำส่งสรรพากรด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 หรือ ภ.ง.ด.53 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 15 หากยื่นออนไลน์)

ตัวอย่าง: ค่าเช่า 20,000 บาท/เดือน หัก ณ ที่จ่าย 5% = 1,000 บาท จ่ายให้เจ้าของพื้นที่จริง 19,000 บาท และนำส่งสรรพากร 1,000 บาท

เงินเดือนพนักงาน — ต้องทำ ภ.ง.ด.1 และประกันสังคม

หากจ้างพนักงาน ต้องหักภาษีเงินได้ตาม ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน (กรณีเงินเดือนถึงเกณฑ์เสียภาษี) และนำส่งเงินสมทบประกันสังคม 5% ของฐานเงินเดือน (สูงสุด 750 บาท/คน/เดือน) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ อินเทอร์เน็ต

รายจ่ายเหล่านี้ลงบัญชีได้ตามปกติ โดยใช้ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จของการไฟฟ้า การประปา และผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตเป็นหลักฐาน สำหรับร้านที่ยังใช้ที่พักอาศัยและร้านค้าร่วมกัน ควรแยกส่วนค่าไฟที่ใช้เพื่อกิจการออกมาให้ชัดเจน

ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์ร้านกาแฟ

เครื่องชงกาแฟ เครื่องบดเมล็ด ตู้เย็น และเฟอร์นิเจอร์ร้าน ถือเป็นสินทรัพย์ถาวรที่ต้องบันทึกเป็น "ค่าเสื่อมราคา" แทนการตัดเป็นรายจ่ายทีเดียว อัตราค่าเสื่อมตามกรมสรรพากรสำหรับเครื่องจักรและอุปกรณ์อยู่ที่ไม่เกิน 20% ต่อปี เฟอร์นิเจอร์และสิ่งตกแต่งไม่เกิน 10% ต่อปี ควรปรึกษานักบัญชีเพื่อกำหนดอายุการใช้งานให้ถูกต้อง

ตารางสรุปค่าใช้จ่ายหลักร้านกาแฟและภาษีที่เกี่ยวข้อง

รายการค่าใช้จ่าย เอกสารที่ต้องมี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หมายเหตุ
ค่าเช่าสถานที่ สัญญาเช่า + ใบเสร็จ 5% (ภ.ง.ด.1 หรือ 53) นิติบุคคลต้องหักทุกงวด
ซื้อวัตถุดิบ (กาแฟ นม ฯลฯ) ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จ ไม่มี (ซื้อสินค้า) ถ้าซื้อจากผู้จดVAT ขอภาษีซื้อคืนได้
เงินเดือนพนักงาน สลิปเงินเดือน ตาม ภ.ง.ด.1 (ถ้าถึงเกณฑ์) ต้องส่งประกันสังคมด้วย
ค่า GP แอปเดลิเวอรี่ ใบกำกับภาษีจากแพลตฟอร์ม 3% (ถ้าแพลตฟอร์มเป็นผู้หัก) ใช้ภาษีซื้อใน VAT ได้
ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์ ใบเสร็จซื้อ + ตารางค่าเสื่อม ไม่มี ไม่เกิน 20%/ปี สำหรับเครื่องจักร
ค่าไฟฟ้า / ค่าน้ำ ใบแจ้งหนี้การไฟฟ้า/ประปา ไม่มี ลงได้ตามจำนวนจริง

ภาษีที่เจ้าของร้านกาแฟต้องรู้และยื่นให้ตรงเวลา

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) — เมื่อรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี

ร้านกาแฟที่มีรายได้รวมเกิน 1,800,000 บาทต่อปี ต้องจดทะเบียน VAT และยื่น วางแผนภาษี ผ่านแบบ ภ.พ.30 ทุกเดือน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 23 หากยื่นออนไลน์) โดยคำนวณ VAT 7% จากราคาขายสุทธิ หักด้วยภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีที่ได้รับ หากภาษีขายสูงกว่าภาษีซื้อ ต้องนำส่งส่วนต่างนั้น

ข้อควรระวัง: อาหารและเครื่องดื่มที่ขายหน้าร้านได้รับยกเว้น VAT หากผลิตและขายในร้านเดียวกัน แต่ถ้าร้านกาแฟจด VAT อยู่แล้ว ก็ต้องเก็บ VAT จากลูกค้าและยื่นตามปกติ หากไม่แน่ใจสถานะ ควรประเมินความเสี่ยงภาษีกับผู้เชี่ยวชาญก่อน

ภาษีเงินได้นิติบุคคล — ยื่นปีละ 2 ครั้ง

ถ้าร้านกาแฟดำเนินกิจการในรูปบริษัทจำกัดหรือ หจก. ต้องยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล 2 รอบ คือ

  • ภ.ง.ด.51 (ภาษีครึ่งปี) — ยื่นภายใน 8 เดือนนับแต่ต้นรอบบัญชี หรือภายใน 2 เดือนหลังสิ้น 6 เดือนแรก
  • ภ.ง.ด.50 (ภาษีประจำปี) — ยื่นภายใน 150 วันหลังสิ้นรอบบัญชี พร้อมงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA)

อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับ SME ที่มีทุนจดทะเบียนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ได้รับสิทธิอัตราขั้นบันได ดังนี้: กำไรสุทธิ 0-300,000 บาทแรก ยกเว้นภาษี, 300,001-3,000,000 บาท อัตรา 15%, และส่วนที่เกิน 3,000,000 บาท อัตรา 20%

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย — ยื่นรายเดือน

ทุกครั้งที่ร้านกาแฟ (ในฐานะนิติบุคคล) จ่ายค่าเช่า ค่าจ้างผู้รับเหมา หรือค่าบริการอื่น ๆ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราที่กำหนดและยื่น ภ.ง.ด.1 หรือ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 15 หากยื่นออนไลน์) หากยื่นล่าช้า มีเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน บวกค่าปรับอีก 100-200 บาทต่อแบบ

เช็กลิสต์บัญชีรายเดือนสำหรับเจ้าของร้านกาแฟ

  • กระทบยอดรายรับทุกช่องทาง (เงินสด QR บัตร แอปเดลิเวอรี่) กับ Statement ธนาคารทุกวันหรืออย่างน้อยทุกสัปดาห์
  • เก็บใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีการซื้อวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายทุกใบ ไม่ว่าจะซื้อออนไลน์หรือตลาดสด
  • นับสต๊อกวัตถุดิบ (เมล็ดกาแฟ นม น้ำเชื่อม) ปลายเดือนเพื่อคำนวณต้นทุนขายที่แท้จริง
  • ยื่น ภ.ง.ด.1/53 และนำส่งเงินหัก ณ ที่จ่ายค่าเช่าภายในวันที่ 7 (หรือ 15 หากออนไลน์)
  • ยื่น ภ.พ.30 และนำส่ง VAT ภายในวันที่ 15 (หรือ 23 หากออนไลน์) — สำหรับร้านที่จด VAT
  • ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีครบตามที่ตกลงไว้ ดูรายละเอียดในเอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี

ร้านกาแฟควรจดทะเบียนเป็นบริษัทไหม หรือทำในนามบุคคลธรรมดา

เจ้าของร้านกาแฟหลายคนเริ่มต้นในนามบุคคลธรรมดาหรือจดทะเบียนพาณิชย์ธรรมดา ซึ่งเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในอัตราก้าวหน้า 0-35% แต่เมื่อกำไรสุทธิเริ่มสูงขึ้น การจดทะเบียนบริษัทอาจประหยัดภาษีได้มากกว่า เพราะอัตราภาษีนิติบุคคล SME เริ่มที่ 15% และมีค่าใช้จ่ายลงได้มากกว่า

นอกจากนี้ การทำในนามบริษัทยังช่วยแยกทรัพย์สินส่วนตัวออกจากธุรกิจ ทำให้ขอสินเชื่อกับธนาคารง่ายขึ้น และดูน่าเชื่อถือมากกว่าเมื่อต้องการเปิดสาขาหรือหาพาร์ทเนอร์ ดูเพิ่มเติมได้ที่คู่มือจดทะเบียนบริษัท

จุดเสี่ยงที่ร้านกาแฟมักทำผิดพลาดและถูกสรรพากรตรวจสอบ

  • บันทึกรายรับไม่ครบ — ลงแค่เงินสดหน้าร้าน แต่ลืมยอดจากแอปเดลิเวอรี่หรือ QR Payment
  • ไม่เก็บใบเสร็จการซื้อวัตถุดิบ — โดยเฉพาะของที่ซื้อจากตลาดสด ตลาดนัด หรือซัพพลายเออร์ที่ไม่มีระบบใบเสร็จ
  • ไม่หักภาษี ณ ที่จ่ายค่าเช่า — เจ้าของร้านหลายคนไม่รู้ว่าต้องหักภาษีก่อนจ่ายค่าเช่า ทำให้มีภาระย้อนหลัง
  • นำเงินส่วนตัวและเงินธุรกิจปนกัน — รับเงินลูกค้าเข้าบัญชีส่วนตัว หรือจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีร้าน ทำให้บัญชีไม่ตรงและเสี่ยงสรรพากรตรวจ
  • ยื่นภาษีล่าช้าหรือขาดยื่น — ค่าปรับเงินเพิ่มจากการล่าช้าสะสมได้เร็ว โดยเฉพาะ VAT ที่ต้องยื่นทุกเดือน

A Plus Me ช่วยร้านกาแฟและคาเฟ่ได้อย่างไร

ถ้าคุณเปิดร้านกาแฟและยังไม่แน่ใจว่าระบบบัญชีตั้งถูกต้องหรือเปล่า หรืออยากให้มีผู้เชี่ยวชาญดูแลภาษีแทน ทีม A Plus Me พร้อมช่วยตั้งแต่การวางระบบบันทึกรายรับรายจ่าย คุมต้นทุน ยื่นภาษีรายเดือนและรายปี และวางแผนโครงสร้างธุรกิจให้ประหยัดภาษีได้อย่างถูกกฎหมาย ดูรายละเอียดที่ รับทำบัญชีรายเดือน หรือติดต่อ A Plus Me เพื่อพูดคุยกับทีมได้เลย

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง ทำบัญชีร้านกาแฟและคาเฟ่ จัดการรายรับ รายจ่าย ต้นทุน และภาษี ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้

  • รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
  • ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
  • หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ร้านกาแฟต้องจด VAT เมื่อไหร่

เมื่อรายได้รวมเกิน 1,800,000 บาทต่อปี ต้องยื่นจดทะเบียน VAT ภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายได้เกินเกณฑ์ หลังจากนั้นต้องยื่นภ.พ.30 ทุกเดือน

ค่าเช่าร้านกาแฟต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเท่าไหร่

ถ้าผู้เช่าเป็นนิติบุคคล ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 5% จากค่าเช่าทุกงวด แล้วนำส่งสรรพากรด้วยแบบ ภ.ง.ด.53 (กรณีจ่ายให้นิติบุคคล) หรือ ภ.ง.ด.1 (กรณีจ่ายให้บุคคลธรรมดา) ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

ร้านกาแฟที่ขายหน้าร้านได้รับยกเว้น VAT ไหม

อาหารและเครื่องดื่มที่ผลิตและขายในสถานประกอบการเดียวกันโดยทั่วไปได้รับยกเว้น VAT แต่ถ้าร้านจด VAT อยู่แล้ว ต้องเก็บ VAT และยื่นตามปกติ ควรปรึกษานักบัญชีเพื่อตรวจสอบสถานะที่ถูกต้อง

ซื้อวัตถุดิบจากตลาดสดไม่มีใบเสร็จ ทำบัญชียังไง

กรมสรรพากรยอมรับ 'ใบสำคัญรับเงิน' ที่ร้านออกเองหรือให้ผู้ขายเซ็นรับเป็นหลักฐาน แต่ถ้าใช้บ่อยและจำนวนมาก อาจถูกตรวจสอบได้ง่าย ควรพยายามซื้อจากซัพพลายเออร์ที่ออกใบเสร็จได้ หรือสั่งซื้อผ่านระบบออนไลน์ที่มีหลักฐาน

ร้านกาแฟควรใช้โปรแกรม POS ตัวไหนเพื่อให้ทำบัญชีง่าย

ไม่มีคำตอบตายตัว แต่ควรเลือก POS ที่ออก Report ยอดขายรายวัน แยกช่องทางการชำระเงิน และ Export ข้อมูล CSV ได้ เพื่อให้สำนักงานบัญชีนำไปกระทบยอดได้สะดวก

ร้านกาแฟที่เปิดในนามบุคคลธรรมดาเสียภาษีอย่างไร

บุคคลธรรมดาที่ประกอบธุรกิจร้านกาแฟจะเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในอัตราก้าวหน้า 0-35% โดยอาจหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา 60% หรือตามจริง ถ้ารายได้สูงขึ้น การจดทะเบียนบริษัทและเสียภาษีนิติบุคคลในอัตรา 15-20% อาจประหยัดกว่า