ทำบัญชีบริษัทไอทีและซอฟต์แวร์ รับรู้รายได้ ค่าพัฒนา และภาษี

ถ้าคุณรันบริษัทไอทีหรือบริษัทซอฟต์แวร์อยู่ ปัญหาบัญชีและภาษีที่เจอมักซับซ้อนกว่าธุรกิจทั่วไปมาก เพราะรายได้มีหลายรูปแบบ ค่าใช้จ่ายบางส่วนอาจลงบัญชีเป็น "สินทรัพย์" แทน "ค่าใช้จ่าย" และอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายก็แตกต่างกันตามประเภทสัญญา

ทำไมบัญชีบริษัทไอทีถึงซับซ้อนกว่าธุรกิจอื่น

บริษัทไอทีและซอฟต์แวร์ในไทยมีลักษณะรายได้ที่หลากหลายมากในธุรกิจเดียวกัน บางงานเป็น การรับจ้างพัฒนาระบบ (Custom Development) บางงานเป็น การขาย License สำเร็จรูป และบางงานเป็น บริการรายเดือน Subscription รายได้แต่ละประเภทมีวิธีบันทึกบัญชีและอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง

นักบัญชีทั่วไปที่ไม่คุ้นกับธุรกิจเทคโนโลยีอาจจัดประเภทรายได้ผิด ส่งผลให้ลูกค้าถูกหักภาษีผิดอัตรา หรือบริษัทต้องรับผิดชอบภาษีส่วนที่หักขาดย้อนหลัง ดังนั้นการรับทำบัญชีรายเดือนสำหรับบริษัทไอทีจึงต้องการผู้มีประสบการณ์ตรงกับธุรกิจกลุ่มนี้โดยเฉพาะ

ประเภทรายได้ของบริษัทไอทีและซอฟต์แวร์ที่ต้องแยกให้ชัด

ก่อนจะลงบัญชีรายได้ใด คุณต้องรู้ก่อนว่าเงินที่รับมานั้นมาจาก "สัญญาประเภทไหน" เพราะมีผลต่อทั้งการบันทึกบัญชีและภาระภาษีโดยตรง

1. ค่าบริการรับจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์ (Custom Development)

เป็นสัญญาจ้างทำของ ลูกค้าว่าจ้างให้บริษัทเขียนโปรแกรม สร้างแอปพลิเคชัน หรือพัฒนาระบบตามความต้องการเฉพาะของลูกค้า รายได้ประเภทนี้จัดเป็น ค่าบริการ ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% (กรณีจ่ายจากนิติบุคคล) รับรู้รายได้ตามความก้าวหน้าของงาน (Percentage of Completion) หรือตามงวดงานที่ระบุในสัญญา

2. ค่าสิทธิการใช้ซอฟต์แวร์ (Software License / Royalty)

เมื่อบริษัทอนุญาตให้ลูกค้าใช้สิทธิ์ในซอฟต์แวร์ที่เป็นทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัท โดยไม่มีการพัฒนาเพิ่มเติม รายได้ประเภทนี้ถือเป็น ค่าสิทธิ (Royalty) ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% สำหรับนิติบุคคล แต่หากจ่ายให้บุคคลธรรมดา อัตราหัก ณ ที่จ่ายจะสูงกว่า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสัญญาและผู้รับ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อความแม่นยำ

3. ค่าบริการรายเดือน (Maintenance, Subscription, Support)

รายได้ประจำเดือนจากการดูแลระบบ (Maintenance), การให้บริการระบบคลาวด์ (SaaS), หรือ Support Package ทั้งหมดนี้จัดเป็น ค่าบริการ หัก ณ ที่จ่าย 3% และต้องรับรู้รายได้ตามงวดเวลาที่บริการจริง ไม่ใช่รับรู้เต็มก้อนในวันที่รับเงิน

4. การขายฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์

หากบริษัทขายอุปกรณ์ เซิร์ฟเวอร์ หรือฮาร์ดแวร์ควบคู่กับบริการ รายได้ส่วนนี้ถือเป็น รายได้จากการขายสินค้า ไม่ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย (กรณีเป็นการขายสินค้าปกติ) แต่ต้องจดทะเบียน VAT และออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง

ตารางเปรียบเทียบประเภทรายได้และอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ประเภทรายได้	สัญญา	อัตราหัก ณ ที่จ่าย (นิติบุคคลจ่าย)	VAT
รับจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์ (Custom Dev)	จ้างทำของ / ค่าบริการ	3%	เก็บ 7%
ขายสิทธิ์การใช้ซอฟต์แวร์ (License)	ค่าสิทธิ (Royalty)	3% (นิติบุคคล)	เก็บ 7%
บริการ Maintenance / Support รายเดือน	ค่าบริการ	3%	เก็บ 7%
ขายฮาร์ดแวร์ / อุปกรณ์	ขายสินค้า	ไม่มี	เก็บ 7%
การฝึกอบรม / Training	ค่าบริการ	3%	เก็บ 7%

การลงบัญชีค่าพัฒนาซอฟต์แวร์ภายใน: สินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย?

นี่คือจุดที่เจ้าของบริษัทไอทีมักสับสนมากที่สุด ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่บริษัทสร้างขึ้นเพื่อใช้เองหรือเพื่อขาย มีหลักเกณฑ์การลงบัญชีที่ต่างกัน ดังนี้

ขั้นตอนการวิจัยและพัฒนาเบื้องต้น (Research Phase)

ค่าใช้จ่ายในช่วงนี้ ลงเป็นค่าใช้จ่ายทันที (Expense) ในงวดที่เกิดขึ้น เช่น ค่าสำรวจตลาด ค่าจ้างที่ปรึกษาเพื่อประเมินความเป็นไปได้ หรือค่าพัฒนา Prototype เพื่อทดสอบ ณ ระยะที่ยังไม่มั่นใจว่าโครงการจะเกิดผลทางพาณิชย์จริง

ขั้นตอนการพัฒนา (Development Phase)

เมื่อโครงการผ่านการทดสอบเบื้องต้นและมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคชัดเจนแล้ว ค่าใช้จ่ายในช่วงนี้ สามารถขึ้นทะเบียนเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Asset) และตัดค่าเสื่อมราคา (Amortization) ตามอายุการใช้งานโดยประมาณ ซึ่งโดยทั่วไปอยู่ที่ 3-10 ปี ขึ้นอยู่กับนโยบายบัญชีที่บริษัทกำหนด

ตัวอย่างเช่น บริษัท A พัฒนาระบบ ERP สำหรับขายให้ลูกค้า ใช้เงิน 500,000 บาท ในช่วง Development Phase บริษัทสามารถขึ้นบัญชี "สินทรัพย์ไม่มีตัวตน — ซอฟต์แวร์" 500,000 บาท แล้วตัดค่าเสื่อมออกปีละ 100,000 บาท เป็นเวลา 5 ปี แทนที่จะรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในปีเดียว

ค่าจ้าง Freelance และ Outsource เพื่อพัฒนาระบบ

ค่าจ้างโปรแกรมเมอร์ฟรีแลนซ์หรือบริษัท Outsource เพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ภายในบริษัท ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ก่อนโอนจ่าย และต้องมีสัญญาจ้างหรือใบสั่งงาน (Purchase Order) ประกอบเอกสารการจ่ายเงินทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องกับการสร้างรายได้ของบริษัท ดูรายละเอียดเอกสารที่ต้องจัดเตรียมเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี

การรับรู้รายได้ตามความก้าวหน้าของงาน (Percentage of Completion)

โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่มักใช้เวลาหลายเดือนหรือข้ามปี บริษัทจึงต้องเลือกวิธีรับรู้รายได้ที่เหมาะสมตามมาตรฐานบัญชี TFRS 15 (รายได้จากสัญญาที่ทำกับลูกค้า)

• รับรู้ตามงวดงานในสัญญา: หากสัญญากำหนดชัดเจนว่าจ่ายเงินเมื่อส่งมอบงานแต่ละระยะ (Milestone) และแต่ละระยะสร้างคุณค่าที่ลูกค้าได้รับทันที ก็รับรู้รายได้ตามงวดนั้น
• รับรู้ตามเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จ: สำหรับโครงการที่ส่งมอบต่อเนื่อง ต้องประเมินสัดส่วนงานที่ทำเสร็จ ณ วันสิ้นงวดบัญชี แล้วรับรู้รายได้ตามสัดส่วนนั้น
• เงินรับล่วงหน้า (Deferred Revenue): หากลูกค้าจ่ายล่วงหน้าก่อนที่งานจะเริ่ม ต้องบันทึกเป็น "รายได้รับล่วงหน้า" (Deferred Revenue) ในหนี้สิน แล้วค่อยโอนเป็นรายได้เมื่อส่งมอบงานจริง ห้ามรับรู้เป็นรายได้ทันทีในวันที่รับเงิน

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สำหรับบริษัทไอทีที่ต้องรู้

เมื่อรายได้ของบริษัทเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี บริษัทมีหน้าที่จดทะเบียน VAT และเรียกเก็บ VAT 7% จากลูกค้าทุกราย สำหรับบริษัทไอที ประเด็นที่ต้องระวังเป็นพิเศษคือ

• บริการต่างประเทศ (Cross-border Services): หากบริษัทซื้อบริการจากบริษัทซอฟต์แวร์ต่างประเทศ เช่น ค่า Cloud Server (AWS, Google Cloud), ค่าสมาชิก SaaS (Slack, Zoom, GitHub) บริษัทไทยมีหน้าที่ ยื่นแบบ ภ.พ.36 และนำส่ง VAT 7% แทนบริษัทต่างประเทศ ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
• บริการส่งออก (Zero-rated): หากบริษัทไอทีไทยให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์ให้กับลูกค้าต่างประเทศ (บริการที่ใช้ประโยชน์ในต่างประเทศ) รายได้ส่วนนี้อาจจัดเป็น VAT อัตรา 0% ซึ่งต้องมีหลักฐานการโอนเงินจากต่างประเทศและสัญญาชัดเจน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ VAT สำหรับ SME
• ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice): บริษัทไอทีมักทำงานกับลูกค้าออนไลน์ การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice ของกรมสรรพากรจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดด้านเอกสาร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล (CIT) สำหรับบริษัทไอที SME

บริษัทไอทีที่จดทะเบียนเป็น SME (ทุนจดทะเบียนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี) ได้รับสิทธิประโยชน์อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลแบบขั้นบันได ดังนี้

• กำไรสุทธิ 300,000 บาทแรก: ยกเว้น 0%
• กำไรสุทธิ 300,001 – 3,000,000 บาท: 15%
• กำไรสุทธิ ส่วนที่เกิน 3,000,000 บาท: 20%

นอกจากนี้บริษัทไอทียังอาจมีสิทธิ์ขอรับการส่งเสริมการลงทุนจาก BOI (Board of Investment) ในหมวดธุรกิจดิจิทัลและพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลนาน 5-8 ปี ช่วยประหยัดภาษีได้มาก หากสนใจสามารถปรึกษาเรื่องการวางแผนภาษีกับผู้เชี่ยวชาญก่อนยื่นขอได้

เช็กลิสต์เอกสารที่บริษัทไอทีต้องจัดเตรียมให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

การส่งเอกสารให้ครบและตรงเวลาจะช่วยให้การปิดบัญชีรายเดือนรวดเร็วและถูกต้อง รายการสำคัญที่ต้องส่ง ได้แก่

• ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษีที่ออกให้ลูกค้า พร้อมสัญญาหรือ PO ประกอบ
• รายงานความก้าวหน้าของงาน (สำหรับโครงการที่รับรู้รายได้ตาม Milestone)
• ใบเสร็จค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า Cloud Server, ค่า Software License, ค่าจ้าง Freelance
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่ได้รับจากลูกค้า
• บัญชีธนาคารของบริษัท (Statement รายเดือน)
• สัญญาจ้างงานพนักงานและโปรแกรมเมอร์ Outsource ชุดใหม่ (ถ้ามี)
• ใบกำกับภาษีต่างประเทศ เช่น Invoice จาก AWS หรือ Google Cloud
• เอกสารเงินรับล่วงหน้าที่รับจากลูกค้าในเดือนนั้น

ข้อผิดพลาดทางบัญชีที่บริษัทไอทีทำบ่อยที่สุด

จากประสบการณ์ของทีม A Plus Me ในการดูแลบริษัทเทคโนโลยีหลายแห่ง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่

• รับรู้รายได้เงินมัดจำเป็นรายได้ทันที แทนที่จะบันทึกเป็น "รายได้รับล่วงหน้า" ทำให้กำไรปีนั้นสูงเกินจริงและเสียภาษีมากกว่าที่ควร
• ลงค่าพัฒนาซอฟต์แวร์ทั้งก้อนเป็นค่าใช้จ่าย ทั้งที่ควรขึ้นทะเบียนเป็นสินทรัพย์และตัดค่าเสื่อมตามอายุการใช้งาน ส่งผลให้งบการเงินไม่สะท้อนมูลค่าสินทรัพย์ที่บริษัทสร้างขึ้น
• ไม่ยื่น ภ.พ.36 สำหรับค่าบริการต่างประเทศ เช่น ค่า AWS หรือ Microsoft 365 ทำให้มีความเสี่ยงถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ
• หักภาษี ณ ที่จ่ายผิดอัตรา เช่น หัก 3% สำหรับงานที่ควรเป็น Royalty หรือในทางกลับกัน ส่งผลให้มีภาระภาษีที่ต้องชำระเพิ่มเติม
• ไม่มีสัญญาประกอบการจ่ายเงินให้ Freelance ทำให้ค่าใช้จ่ายนั้นไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

เริ่มต้นวางระบบบัญชีบริษัทไอทีให้ถูกต้องกับ A Plus Me

บริษัทไอทีที่วางระบบบัญชีถูกต้องตั้งแต่ต้นจะมีความได้เปรียบหลายด้าน ทั้งด้านการยื่นภาษีที่แม่นยำ การนำเสนองบการเงินต่อนักลงทุนหรือธนาคาร และการวางแผนภาษีเพื่อใช้สิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ได้อย่างเต็มที่ ทีม A Plus Me มีประสบการณ์ดูแลบริษัทในกลุ่มไอทีและดิจิทัลโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นสตาร์ทอัพ บริษัทรับจ้างพัฒนาระบบ หรือบริษัทที่มีรายได้ Subscription ดูบริการที่เราช่วยได้ทั้งหมดได้ที่ บริการทั้งหมด หรือติดต่อ A Plus Me เพื่อรับคำแนะนำเบื้องต้นฟรี ไม่มีข้อผูกมัด

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง ทำบัญชีบริษัทไอทีและซอฟต์แวร์ รับรู้รายได้ ค่าพัฒนา และภาษี ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทไอทีต้องจดทะเบียน VAT ตอนไหน

เมื่อรายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการในไทยเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี บริษัทมีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายใน 30 วันนับจากวันที่รายได้ถึงเกณฑ์ และหากสมัครใจจดก่อนถึงเกณฑ์ก็ทำได้เช่นกัน

ค่าพัฒนาซอฟต์แวร์ลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนได้ไหม หรือต้องทยอยตัดค่าเสื่อม

ขึ้นอยู่กับระยะของการพัฒนา ค่าใช้จ่ายในช่วงวิจัยและทดสอบเบื้องต้น (Research Phase) ลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ทันที แต่เมื่อโครงการผ่านเข้าสู่ขั้น Development Phase ที่มีความเป็นไปได้ทางเทคนิคชัดเจนแล้ว ให้ขึ้นบัญชีเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนและตัดค่าเสื่อมตามอายุการใช้งาน (โดยทั่วไป 3-10 ปี)

หากบริษัทรับเงินค่า Project ล่วงหน้า ต้องลงบัญชีอย่างไร

เงินที่รับล่วงหน้าก่อนส่งมอบงานต้องบันทึกเป็น 'รายได้รับล่วงหน้า' (Deferred Revenue) ซึ่งอยู่ในส่วนหนี้สิน ไม่ใช่รายได้ทันที จากนั้นค่อยโอนมาเป็นรายได้ตามสัดส่วนงานที่ส่งมอบจริงในแต่ละงวด

บริษัทไอทีที่ใช้ AWS หรือ Google Cloud ต้องยื่น ภ.พ.36 ไหม

ใช่ บริษัทไทยที่ซื้อบริการจากบริษัทต่างประเทศที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ในไทย มีหน้าที่นำส่ง VAT 7% แทนบริษัทนั้น โดยยื่นแบบ ภ.พ.36 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่โอนจ่ายเงิน

บริษัทไอที SME ได้สิทธิอัตราภาษีนิติบุคคลพิเศษไหม

ได้ ถ้าบริษัทมีทุนจดทะเบียนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี จะได้อัตราภาษีแบบขั้นบันได คือยกเว้น 0% สำหรับกำไร 300,000 บาทแรก อัตรา 15% สำหรับกำไร 300,001-3,000,000 บาท และ 20% สำหรับกำไรส่วนที่เกิน

บริษัทรับจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์ถูกลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายอัตราไหน

กรณีลูกค้าเป็นนิติบุคคลและจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์ตามสัญญาจ้างทำของ ลูกค้าจะหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ก่อนโอนเงินให้บริษัท และบริษัทจะได้รับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) เพื่อนำมาใช้เป็นเครดิตภาษีเมื่อยื่น ภ.ง.ด.50 ปลายปี