ทำบัญชีบริษัทเริ่มต้นอย่างไร คู่มือฉบับเจ้าของธุรกิจมือใหม่

เพิ่งจดทะเบียนบริษัทเสร็จแล้วรู้สึกมึนว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร? บทความนี้รวบรวมสิ่งที่เจ้าของธุรกิจมือใหม่ต้องรู้เรื่องการทำบัญชีบริษัทตั้งแต่วันแรก เพื่อให้เริ่มต้นได้ถูกทางและไม่มีปัญหาตามมาภายหลัง

ทำไมบัญชีบริษัทถึงสำคัญตั้งแต่เดือนแรก

หลายคนเข้าใจว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องปลายปี ยื่นงบทีเดียวแล้วจบ แต่ความจริงไม่ใช่แบบนั้น บริษัทจำกัดมีหน้าที่ทางบัญชีและภาษีทุกเดือน ตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียน ถ้าปล่อยเอกสารสะสมไว้โดยไม่จัดระบบ พอถึงเวลาส่งนักบัญชีจะต้องใช้เวลาตามแก้มาก ค่าใช้จ่ายก็สูงขึ้น และที่หนักกว่านั้นคือเอกสารบางอย่างหายไปแล้วก็ตามคืนไม่ได้

การทำบัญชีบริษัทเริ่มต้นที่ดีคือการวางระบบให้ถูกตั้งแต่ต้น ทั้งเรื่องเอกสาร เรื่องบัญชีธนาคาร และเรื่องภาษีที่ต้องยื่นตามกำหนด บทความนี้จะพาคุณเดินผ่านแต่ละส่วนแบบที่เจ้าของธุรกิจเข้าใจได้จริง ไม่ใช่ภาษาบัญชีล้วนๆ

สิ่งแรกที่ต้องทำหลังจดทะเบียนบริษัท: แยกเงินให้ชัด

ก่อนจะพูดถึงสมุดบัญชีหรือโปรแกรมใดๆ ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่คือ เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทโดยเฉพาะ และแยกรายรับรายจ่ายธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัวให้ขาดจากกัน

ฟังดูง่าย แต่หลายคนทำผิดข้อนี้ในช่วงเริ่มต้น เช่น โอนเงินค่าขายเข้าบัญชีส่วนตัวบ้าง บัญชีบริษัทบ้าง หรือใช้บัตรส่วนตัวจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัท ปัญหาคือพอสิ้นปีไม่รู้ว่ารายได้จริงของบริษัทเท่าไหร่ ค่าใช้จ่ายอะไรหักภาษีได้บ้าง และนักบัญชีก็ทำงานยากขึ้นหลายเท่า

• เปิดบัญชีออมทรัพย์หรือบัญชีกระแสรายวันในนามบริษัทกับธนาคาร (ต้องใช้หนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจในบางกรณี)
• ให้ลูกค้าโอนเงินค่าสินค้า/บริการเข้าบัญชีบริษัทเสมอ
• ค่าใช้จ่ายของบริษัทจ่ายจากบัญชีบริษัท หรือถ้าจ่ายด้วยเงินส่วนตัวให้เบิกคืนพร้อมเอกสารประกอบ
• ถ้าเจ้าของต้องการนำเงินออกจากบริษัท ให้บันทึกเป็นเงินเดือนกรรมการหรือเงินปันผลตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

เอกสารที่ต้องเก็บทุกเดือน

บัญชีบริษัทยืนอยู่บนเอกสารประกอบรายการ ถ้าไม่มีเอกสารก็บันทึกบัญชีไม่ได้ และถ้าสรรพากรขอดูก็ยื่นไม่ได้ เจ้าของธุรกิจมือใหม่ควรรู้ว่าต้องเก็บอะไรบ้าง

ด้านรายรับ (ฝั่งขาย)

• ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน สำหรับทุกรายการขาย ถ้าจด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปที่มีชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียน VAT ของผู้ขายและผู้ซื้อ
• ใบเสนอราคา / ใบสั่งซื้อ เก็บไว้เป็นหลักฐานยืนยันว่าขายสินค้าหรือบริการจริง
• หลักฐานการรับเงิน เช่น สลิปโอน QR Payment หน้าต่างธุรกรรมธนาคาร

ด้านรายจ่าย (ฝั่งซื้อ)

• ใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ ต้องระบุชื่อบริษัทของคุณเป็นผู้ซื้อ ไม่ใช่ชื่อส่วนตัว
• ใบเสร็จรับเงิน สำหรับค่าใช้จ่ายที่ผู้ขายไม่ได้จด VAT
• สัญญาเช่า สัญญาจ้าง เอกสารอ้างอิงรายจ่ายประจำ
• ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) จากผู้ว่าจ้างที่หักภาษีไว้ให้เรา เป็นเครดิตภาษีที่ใช้ได้ตอนยื่น ภ.ง.ด.50

สำหรับแนวทางการจัดเตรียมเอกสารส่งให้นักบัญชี สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารที่ต้องส่งสำนักงานบัญชี

รอบภาษีที่บริษัทต้องยื่นทุกเดือน

เมื่อจดทะเบียนบริษัทแล้ว จะมีภาษีรายเดือนที่ต้องยื่นเป็นประจำ แม้บางเดือนอาจไม่มียอดภาษีต้องชำระ แต่การยื่นแบบไม่ตรงเวลามีค่าปรับและเงินเพิ่ม ซึ่งสะสมได้ไว ควรทราบไว้ตั้งแต่ต้น

แบบภาษี	ที่มา	กำหนดยื่น	ใครต้องยื่น
ภ.ง.ด.1	ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายพนักงาน (เงินเดือน)	ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายเป็นวันที่ 15)	บริษัทที่มีพนักงาน
ภ.ง.ด.3	ภาษีหัก ณ ที่จ่ายบุคคลธรรมดา (ค่าจ้าง ค่าบริการ ค่าเช่า ฯลฯ)	ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายเป็นวันที่ 15)	บริษัทที่จ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา
ภ.ง.ด.53	ภาษีหัก ณ ที่จ่ายนิติบุคคล (ค่าบริการ ค่าเช่าจากบริษัทอื่น)	ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายเป็นวันที่ 15)	บริษัทที่จ่ายเงินให้บริษัทอื่น
ภ.พ.30	ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) รายเดือน	ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายเป็นวันที่ 23)	บริษัทที่จด VAT

ตัวเลขวันที่ข้างต้นเป็นกำหนดทั่วไปตามกฎหมาย หากปีใดวันที่ดังกล่าวตรงวันหยุดราชการ กรมสรรพากรจะขยับกำหนดให้โดยอัตโนมัติ ควรตรวจสอบประกาศจากกรมสรรพากรในแต่ละปีเพิ่มเติม

ภาษีรายปีที่บริษัทต้องยื่น

นอกจากภาษีรายเดือน บริษัทยังมีภาษีและเอกสารที่ต้องยื่นเป็นรายปี ซึ่งสำคัญมากและมีโทษปรับหากไม่ยื่น

ภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51)

ภ.ง.ด.50 คือแบบยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี ต้องยื่นภายใน 150 วันนับจากวันสิ้นรอบบัญชี เช่น ถ้าบริษัทปิดบัญชี 31 ธันวาคม ก็ต้องยื่น ภ.ง.ด.50 ภายใน 30 พฤษภาคมของปีถัดไป (ยื่นออนไลน์ขยายเป็น 8 สิงหาคม)

ภ.ง.ด.51 คือภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี ต้องยื่นภายใน 2 เดือนหลังจากผ่านครึ่งรอบบัญชี เช่น ถ้ารอบบัญชีสิ้นสุด 31 ธันวาคม ต้องยื่น ภ.ง.ด.51 ภายในเดือนสิงหาคมของปีนั้น

อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับ SME (ปี 2567–2569)

สำหรับบริษัทที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท และมีรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี จะได้รับอัตราภาษีแบบขั้นบันได ดังนี้

• กำไรสุทธิ 300,000 บาทแรก: ยกเว้นภาษี (0%)
• กำไรสุทธิ 300,001 – 3,000,000 บาท: อัตรา 15%
• กำไรสุทธิ มากกว่า 3,000,000 บาทขึ้นไป: อัตรา 20%

บริษัททั่วไปที่ไม่เข้าเกณฑ์ SME จะเสียภาษีอัตราคงที่ 20% ของกำไรสุทธิ การวางแผนภาษีที่ถูกต้องตั้งแต่ต้นจึงช่วยให้ใช้สิทธิ SME ได้เต็มที่ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ วางแผนภาษี

งบการเงินและการตรวจสอบบัญชี

บริษัทจำกัดต้องจัดทำงบการเงินประจำปีและผ่านการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) จากนั้นนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายใน 5 เดือนนับจากวันปิดบัญชี งบการเงินที่ไม่ส่งหรือส่งช้ามีค่าปรับตามกฎหมาย

ระบบบัญชีที่เจ้าของมือใหม่ควรวางตั้งแต่ต้น

ไม่ต้องรู้ทุกอย่างเรื่องบัญชีก็บริหารบริษัทได้ แต่ควรเข้าใจภาพรวมของระบบที่ต้องมี เพื่อให้ทำงานร่วมกับนักบัญชีได้อย่างราบรื่น

1. ระบบเอกสารและการจัดเก็บ

กำหนดโฟลเดอร์หรือกล่องเก็บเอกสารให้ชัดเจน แยกตามเดือน และแยกระหว่างเอกสารขาย (ด้านรายรับ) กับเอกสารซื้อ (ด้านรายจ่าย) ถ้าเป็นธุรกิจที่รับเงินออนไลน์เยอะ ควรมีวิธีดาวน์โหลดรายการยอดจากแพลตฟอร์มมาเก็บไว้ด้วย

2. บัญชีธนาคารและการ Reconcile

นักบัญชีจะขอ Statement บัญชีธนาคารทุกเดือน เพื่อกระทบยอดให้ตรงกับบัญชีที่บันทึกไว้ ดังนั้นควรดาวน์โหลด e-Statement หรือขอสมุดบัญชีจากธนาคารให้ครบทุกเดือนโดยไม่ขาด

3. โปรแกรมหรือวิธีออกเอกสารขาย

ถ้าบริษัทออกใบกำกับภาษีจำนวนมาก ควรพิจารณาโปรแกรมบัญชีหรือโปรแกรมออกเอกสารที่ช่วยบันทึกอัตโนมัติ เช่น FlowAccount, PEAK, หรือ Express ซึ่งช่วยลดงานป้อนข้อมูลและความผิดพลาดได้มาก

4. ช่องทางสื่อสารกับนักบัญชี

กำหนดรอบส่งเอกสารให้นักบัญชีให้ชัดเจน เช่น ส่งภายในวันที่ 5 ของทุกเดือน เพื่อให้มีเวลาเพียงพอก่อนครบกำหนดยื่นภาษี ถ้าส่งช้าหรือไม่ครบ นักบัญชีก็ยื่นไม่ทันเช่นกัน

ถ้าคุณยังไม่มีนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่ดูแล ลองดูบริการ รับทำบัญชีรายเดือน ที่รวมทั้งการบันทึกบัญชีและการยื่นภาษีรายเดือนไว้ด้วยกัน

ความผิดพลาดที่เจ้าของมือใหม่มักทำ

จากประสบการณ์ทำงานกับ SME หลายร้อยราย มีข้อผิดพลาดที่พบซ้ำๆ ในช่วงเริ่มต้น ดังนี้

• ไม่แยกบัญชีธนาคารส่วนตัวกับบัญชีบริษัท ทำให้กระทบยอดและคำนวณกำไรจริงไม่ได้
• เก็บเอกสารไม่ครบ โดยเฉพาะใบกำกับภาษีซื้อที่ขอหักเป็นค่าใช้จ่ายภาษีได้ แต่ถ้าหายก็ใช้สิทธิไม่ได้
• ไม่ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า หรือออกไม่ถูกรูปแบบ ทำให้ลูกค้าใช้ภาษีซื้อไม่ได้และอาจเสียลูกค้าในระยะยาว
• ลืมยื่น ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 เพราะคิดว่าไม่มีพนักงานก็ไม่ต้องยื่น ทั้งที่ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกิดจากการจ่ายค่าบริการด้วย
• นำเงินออกจากบริษัทโดยไม่บันทึก เช่น โอนจากบัญชีบริษัทมาใช้ส่วนตัวโดยไม่ผ่านขั้นตอน ทำให้งบการเงินผิดเพี้ยน
• รอแก้ปัญหาปลายปี แทนที่จะจัดการทุกเดือน เมื่อสะสมนาน เอกสารหายมาก งานแก้ก็ยากและค่าใช้จ่ายสูง

หากต้องการประเมินว่าระบบบัญชีปัจจุบันมีความเสี่ยงตรงจุดไหน ลองใช้บริการ ประเมินความเสี่ยงภาษี ที่ทีม A Plus Me จัดเตรียมไว้

จ้างสำนักงานบัญชีดีกว่าทำเองสำหรับมือใหม่ไหม

คำตอบสั้นๆ คือ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีพื้นฐานบัญชี การจ้างสำนักงานบัญชีมักคุ้มค่ากว่าทำเอง เพราะค่าปรับจากการยื่นภาษีผิดหรือช้าอาจสูงกว่าค่าบริการบัญชีที่จ่ายต่อเดือนมาก โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นที่ยังไม่รู้ระบบ

ข้อดีของการจ้างสำนักงานบัญชีตั้งแต่ต้น

• มีผู้เชี่ยวชาญดูแลการยื่นภาษีให้ตรงกำหนดทุกเดือน ลดความเสี่ยงค่าปรับ
• ได้รับคำแนะนำเรื่องเอกสารที่ถูกต้องตั้งแต่แรก ไม่ต้องแก้ย้อนหลัง
• มีงบการเงินที่ถูกต้องเพื่อใช้ยื่นขอสินเชื่อหรือแสดงต่อคู่ค้า
• ประหยัดเวลาให้เจ้าของโฟกัสกับงานหลักของธุรกิจ

ดูรายละเอียดบริการและขอบเขตงานได้ที่ บริการทั้งหมด ของ A Plus Me

เช็กลิสต์การทำบัญชีบริษัทสำหรับมือใหม่

ใช้รายการนี้เป็นแนวทางในช่วง 3 เดือนแรกหลังจดทะเบียนบริษัท

• เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทและแจ้งลูกค้าโอนเงินผ่านบัญชีนี้เท่านั้น
• กำหนดรูปแบบใบกำกับภาษีและทดสอบออกให้ถูกต้องก่อนส่งลูกค้าจริง
• ตั้งระบบเก็บเอกสารรายเดือน แยกขาย/ซื้อ
• ยืนยันกับนักบัญชีว่าบริษัทต้องยื่นแบบภาษีอะไรบ้างในแต่ละเดือน
• ตั้งปฏิทินเตือนวันส่งเอกสารและวันครบกำหนดยื่นภาษีทุกเดือน
• เช็กว่าบริษัทต้องจด VAT หรือยังไม่ต้องจด (เกณฑ์รายรับรวมเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี)
• เตรียมสมุดบัญชีหรือโปรแกรมที่จะใช้บันทึกรายการซื้อขาย
• หาผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) เพื่อรับรองงบการเงินประจำปี

บทสรุปและก้าวต่อไป

การทำบัญชีบริษัทไม่ได้น่ากลัวอย่างที่คิด แต่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่เดือนแรก สิ่งสำคัญที่สุดคือแยกบัญชีให้ชัด เก็บเอกสารให้ครบ และยื่นภาษีให้ตรงเวลา ที่เหลือเป็นเรื่องของการทำงานร่วมกับนักบัญชีที่ดี

ถ้าคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจใหม่หรือเพิ่งจดทะเบียนบริษัทและยังไม่แน่ใจว่าควรเริ่มต้นอย่างไร ทีม A Plus Me พร้อมช่วยวางระบบบัญชีและดูแลงานภาษีรายเดือนให้คุณแบบครบวงจร ตั้งแต่เดือนแรกจนถึงการปิดงบประจำปี ติดต่อ A Plus Me เพื่อรับคำปรึกษาเบื้องต้นได้เลย

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง ทำบัญชีบริษัทเริ่มต้นอย่างไร คู่มือฉบับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนต้องยื่นภาษีอะไรบ้างในเดือนแรก?

ขึ้นอยู่กับว่ามีรายการเกิดขึ้นในเดือนนั้นไหม ถ้ามีการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ต้องยื่น ภ.ง.ด.1 ถ้ามีการจ่ายค่าบริการหรือค่าเช่าให้บุคคลธรรมดา ต้องยื่น ภ.ง.ด.3 และถ้าจด VAT แล้วมียอดขาย ต้องยื่น ภ.พ.30 ทั้งหมดนี้ต้องยื่นภายในวันที่ 7-15 ของเดือนถัดไป

บริษัทที่ยังไม่มีรายรับต้องทำบัญชีและยื่นภาษีไหม?

ต้องยื่น ถึงแม้ไม่มีรายได้ก็ยังต้องยื่นแบบภาษีที่เกี่ยวข้องและต้องจัดทำงบการเงินประจำปีเพื่อนำส่ง DBD ภายในกำหนด งบเปล่าหรืองบที่ไม่มีรายการก็ยังต้องส่ง ไม่ส่งมีค่าปรับ

บริษัท SME ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลเท่าไหร่?

บริษัทที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาทและรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี จะได้อัตราขั้นบันได คือกำไร 300,000 บาทแรกยกเว้น กำไรส่วนที่เกินถึง 3 ล้านบาทเสีย 15% และส่วนที่เกิน 3 ล้านบาทเสีย 20%

ทำบัญชีเองได้ไหม หรือต้องจ้างสำนักงานบัญชี?

ทำเองได้ถ้ามีความรู้บัญชีและภาษีพอ แต่บริษัทจำกัดต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจและรับรองงบการเงินประจำปีอยู่ดี เจ้าของที่ไม่มีพื้นฐานบัญชีมักพบว่าจ้างสำนักงานบัญชีคุ้มค่ากว่า เพราะลดความเสี่ยงค่าปรับจากการยื่นผิดหรือช้า

เอกสารทางบัญชีต้องเก็บนานแค่ไหน?

กฎหมายบัญชีกำหนดให้เก็บเอกสารทางบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี แต่เพื่อความปลอดภัยหากถูกสรรพากรตรวจสอบย้อนหลัง แนะนำให้เก็บไว้ 10 ปี

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร บริษัทมือใหม่ต้องรู้อะไรบ้าง?

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คือการที่ผู้จ่ายเงินหักภาษีออกจากยอดที่จ่ายก่อน แล้วนำส่งสรรพากรแทนผู้รับ เช่น จ้างฟรีแลนซ์ 10,000 บาท หักภาษี 3% = 300 บาท โอนให้ 9,700 บาท แล้วนำส่งสรรพากร 300 บาทผ่านแบบ ภ.ง.ด.3 บริษัทมือใหม่ควรรู้อัตราการหักสำหรับค่าจ้างแต่ละประเภทเพื่อปฏิบัติให้ถูกต้อง