การทำบัญชีร้านค้าออนไลน์เริ่มต้นอย่างไร: รายรับ รายจ่าย VAT และเอกสารที่ต้องเก็บสำหรับมือใหม่

ร้านค้าออนไลน์มือใหม่หลายรายขายได้จริงแต่ไม่รู้ว่าต้องบันทึกอะไร เก็บเอกสารอะไร และเมื่อไหร่ถึงต้องจด VAT — บทความนี้ตอบทุกข้อเริ่มต้นด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย

ทำไมร้านค้าออนไลน์ถึงต้องทำบัญชีตั้งแต่วันแรก

หลายคนมองว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องของธุรกิจใหญ่ แต่ในความเป็นจริง ร้านค้าออนไลน์ที่เพิ่งเปิดใหม่ก็มีความจำเป็นต้องบันทึกรายรับและรายจ่ายตั้งแต่ต้น เพราะปัญหาส่วนใหญ่ที่นักบัญชีเจอเมื่อลูกค้าส่งเรื่องมาทีหลัง คือข้อมูลหาย เอกสารหาย และไม่รู้ว่าเงินเข้า-ออกจริงๆ เป็นเท่าไหร่

การบันทึกบัญชีตั้งแต่เนิ่นๆ มีประโยชน์สามอย่างที่ชัดเจน ประการแรกคือช่วยให้รู้กำไร-ขาดทุนจริง ไม่ใช่แค่ยอดโอนในบัญชี ประการที่สองคือช่วยให้คาดการณ์ได้ว่าเมื่อไหร่จะถึงเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และประการที่สามคือเตรียมความพร้อมหากต้องการขยายธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท หรือขอสินเชื่อในอนาคต

ขั้นแรก: แยกบัญชีส่วนตัวออกจากธุรกิจ

ข้อผิดพลาดที่เจ้าของร้านออนไลน์มือใหม่ทำบ่อยที่สุดคือการใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับเงินจากลูกค้าและจ่ายค่าสินค้าต้นทุนปะปนกัน ผลคือเมื่อนักบัญชีต้องสรุปรายรับ-รายจ่ายทางธุรกิจ ต้องไล่คัดกรองทีละรายการ ซึ่งเสียเวลาและเสี่ยงผิดพลาด

วิธีแก้ที่ง่ายที่สุดคือเปิดบัญชีธนาคารใหม่สำหรับร้านโดยเฉพาะ โดยกำหนดให้เงินรายรับจากแพลตฟอร์มโอนเข้าบัญชีนี้ทั้งหมด และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับร้านก็จ่ายจากบัญชีนี้ เมื่อต้องการเงินส่วนตัว ให้โอนจากบัญชีธุรกิจไปบัญชีส่วนตัวเป็นรายการชัดเจน แล้วบันทึกว่าเป็น "ถอนใช้ส่วนตัว" ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของร้าน

หากยังไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคล การเปิดบัญชีแยกในชื่อบุคคลธรรมดาก็ยังดีกว่าใช้บัญชีเดียวปนกัน ส่วนผู้ที่คิดจะจดทะเบียนบริษัทในอนาคต การแยกบัญชีตั้งแต่ต้นจะทำให้การโอนย้ายข้อมูลทางบัญชีไปยังนิติบุคคลทำได้ง่ายขึ้นมาก

บันทึกรายรับ: เงินจากแพลตฟอร์มคิดอย่างไร

ร้านค้าออนไลน์ที่ขายผ่าน Shopee, Lazada, TikTok Shop หรือแพลตฟอร์มอื่น จะได้รับเงินในลักษณะ "ยอดโอนสุทธิ" ซึ่งหักค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าส่งเสริมการขาย และรายการหักต่างๆ ออกแล้ว แต่ในทางบัญชี รายรับที่แท้จริงคือราคาขายเต็มที่ลูกค้าจ่าย ไม่ใช่ยอดโอนสุทธิ

ตัวอย่างเช่น ขายสินค้า 1,000 บาท แพลตฟอร์มหักค่าธรรมเนียม 80 บาท โอนเงินมา 920 บาท — รายรับต้องบันทึก 1,000 บาท และค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม 80 บาท บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ไม่ใช่บันทึกรายรับแค่ 920 บาท เพราะหากบันทึกต่ำกว่าความจริง รายรับสะสมที่ใช้เปรียบเทียบกับเกณฑ์ต่างๆ จะคลาดเคลื่อน

แหล่งหลักฐานรายรับที่ควรดาวน์โหลดจากแพลตฟอร์มทุกเดือน ได้แก่

• รายงานสรุปยอดขาย (Sales Report) แยกตามช่วงเวลาหรือรายเดือน
• รายงานการโอนเงิน (Payment/Settlement Report) แสดงว่าแพลตฟอร์มโอนเงินวันไหน เท่าไหร่
• รายงานค่าธรรมเนียม (Fee Report) แยกประเภทค่าใช้จ่ายที่แพลตฟอร์มหัก
• หลักฐานการคืนสินค้า (Return/Refund Report) สำหรับหักออกจากรายรับ

ควรดาวน์โหลดและจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ทุกเดือน เพราะบางแพลตฟอร์มมีระยะเวลาเก็บข้อมูลในระบบจำกัด หากปล่อยนานเกินไปอาจเรียกย้อนหลังไม่ได้

บันทึกรายจ่าย: ค่าใช้จ่ายอะไรที่นับได้และต้องมีเอกสารอะไร

รายจ่ายของร้านค้าออนไลน์มีหลายประเภทที่ต้องบันทึกและเก็บเอกสารประกอบ การมีเอกสารไม่เพียงพอเป็นสาเหตุที่ทำให้ร้านค้าเสียเปรียบทางภาษีในภายหลัง เพราะหักเป็นค่าใช้จ่ายได้น้อยกว่าที่ควรจะเป็น

ประเภทรายจ่ายหลักที่ร้านค้าออนไลน์มักมี ได้แก่

• ต้นทุนสินค้า: ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีจากผู้ขายสินค้า ทั้งในประเทศและนำเข้า ควรระบุชื่อสินค้า จำนวน และราคาต่อหน่วยชัดเจน
• ค่าบรรจุภัณฑ์: กล่อง ฟองน้ำ เทป ถุง ควรมีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากผู้ขาย
• ค่าขนส่ง: ใบเสร็จจาก Kerry, Flash, J&T หรือบริษัทขนส่งอื่น หรือหลักฐานจากระบบของแพลตฟอร์มในกรณีใช้ระบบขนส่งของแพลตฟอร์ม
• ค่าโฆษณา: ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จจากการซื้อโฆษณา เช่น Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads หรือยอดตัดผ่านบัตรเครดิต
• ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม: ดึงจากรายงาน Fee Report ของแต่ละแพลตฟอร์ม
• ค่าเช่าพื้นที่เก็บสินค้าหรืออุปกรณ์: สัญญาเช่าและใบเสร็จค่าเช่ารายเดือน

เอกสารสำหรับรายจ่ายแต่ละรายการควรเก็บอย่างน้อย 5 ปี เนื่องจากเป็นระยะเวลาที่กรมสรรพากรมีสิทธิ์ตรวจสอบย้อนหลังโดยทั่วไป หากเป็นนิติบุคคลควรปรึกษาผู้รับทำบัญชีรายเดือนเพื่อจัดระบบเอกสารให้สอดคล้องกับมาตรฐานที่กรมสรรพากรและผู้สอบบัญชียอมรับ

เกณฑ์ VAT ที่ร้านค้าออนไลน์ต้องรู้

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เป็นหนึ่งในเรื่องที่เจ้าของร้านออนไลน์มักเข้าใจผิดหรือไม่ได้ติดตามจนกระทั่งรายรับเกินเกณฑ์ไปแล้ว ซึ่งทำให้มีภาระย้อนหลังและค่าปรับตามมา

เกณฑ์จดทะเบียน VAT: ผู้ประกอบการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเกิน 1,800,000 บาทต่อปี มีหน้าที่ยื่นคำขอจดทะเบียน VAT ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายระบุนับจากวันที่รายรับเกินเกณฑ์ (ข้อมูล ณ ปี 2569 — ยืนยันจาก rd.go.th)

สิ่งสำคัญที่ต้องทราบคือ เกณฑ์ 1,800,000 บาทนี้ดูจาก รายรับเต็ม ก่อนหักค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มหรือค่าใช้จ่ายใดๆ ดังนั้นร้านที่ขายดีบนหลายแพลตฟอร์มพร้อมกันอาจถึงเกณฑ์นี้เร็วกว่าที่คิด ควรติดตามยอดขายสะสมทุกเดือน

อัตรา VAT ปัจจุบัน: อยู่ที่ 7% (รวมภาษีท้องถิ่นแล้ว) ซึ่งเป็นอัตราที่ปรับลดจากอัตราตามประมวลรัษฎากรที่ 10% และต่ออายุผ่านพระราชกฤษฎีกาเป็นรอบๆ อัตรานี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจสอบอัตราที่บังคับใช้ ณ ปีที่ยื่นกับกรมสรรพากรทุกครั้ง (ข้อมูล ณ ปี 2569)

เมื่อจด VAT แล้ว กิจการต้องออก ใบกำกับภาษีเต็มรูป เมื่อขายสินค้า และต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 ทุกเดือน (ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปหากยื่นกระดาษ หรือวันที่ 23 หากยื่นออนไลน์ผ่านระบบ e-Filing ของกรมสรรพากร) โดยนำภาษีขายหักด้วยภาษีซื้อ หากภาษีขายมากกว่าต้องนำส่งส่วนต่าง หากภาษีซื้อมากกว่าสามารถขอคืนหรือนำยอดไปใช้รอบถัดไปได้

ร้านที่ยังไม่ถึงเกณฑ์ 1,800,000 บาทอาจขอจด VAT สมัครใจก็ได้ หากมีเหตุผลทางธุรกิจ เช่น ลูกค้าองค์กรต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูป หรือกิจการมีภาษีซื้อสูงจากการซื้อสต็อกจำนวนมาก

การจัดระบบเอกสารรายเดือน: สิ่งที่ต้องส่งให้นักบัญชี

ไม่ว่าจะทำบัญชีเองหรือใช้บริการสำนักงานบัญชี การมีระบบจัดเอกสารรายเดือนที่ชัดเจนจะช่วยลดเวลาและความผิดพลาดได้มาก เจ้าของร้านควรจัดเอกสารตามรอบเดือนและแยกประเภทให้ชัด

เอกสารรายรับที่ควรจัดเตรียมทุกเดือน:

• รายงานสรุปยอดขายจากแต่ละแพลตฟอร์ม (PDF หรือ Excel)
• รายงานการโอนเงิน/Settlement ที่ได้รับจริงในเดือนนั้น
• ยอดขายจากช่องทางอื่น เช่น Line OA, Facebook, เว็บไซต์ตัวเอง (ถ้ามี)
• Statement บัญชีธนาคารที่ใช้รับเงิน

เอกสารรายจ่ายที่ควรจัดเตรียมทุกเดือน:

• ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีค่าสินค้าที่ซื้อมาขาย
• ใบเสร็จค่าบรรจุภัณฑ์และค่าขนส่ง
• ใบเสร็จหรือหลักฐานค่าโฆษณาออนไลน์
• รายงานค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม
• ใบเสร็จค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวกับธุรกิจ
• Statement บัญชีธนาคารที่ใช้จ่ายค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้ หากมีการคืนสินค้าหรือการยกเลิกออร์เดอร์ในเดือนนั้น ควรรวบรวมหลักฐานมาด้วย เพราะยอดคืนต้องหักออกจากรายรับเพื่อให้ตัวเลขถูกต้อง

สำหรับร้านที่เพิ่งเริ่มต้นและยังไม่มีระบบ การปรึกษาสำนักงานบัญชีตั้งแต่ต้นเพื่อวางระบบจัดเก็บเอกสารที่เหมาะกับขนาดและลักษณะของกิจการ จะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาในระยะยาวได้มาก

ภาษีเงินได้: บุคคลธรรมดา vs นิติบุคคล

ร้านค้าออนไลน์ที่ยังไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคล จะเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในฐานะเจ้าของกิจการ โดยรายได้จากการขายสินค้าออนไลน์จัดเป็นเงินได้ประเภทที่ 8 (มาตรา 40(8)) ซึ่งหักค่าใช้จ่ายได้ตามจริง (หากมีหลักฐาน) หรือเหมาตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับแต่ละประเภทธุรกิจ และต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.90 ประจำปีภายในวันที่ 31 มีนาคมของปีถัดไป รวมถึงอาจมีการยื่นครึ่งปี ภ.ง.ด.94 ด้วย

สำหรับร้านที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล (บริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด) จะเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล โดย SME ที่มีทุนชำระแล้วไม่เกิน 5,000,000 บาท และมีรายรับจากสินค้าหรือบริการไม่เกิน 30,000,000 บาทต่อรอบบัญชี จะได้อัตราภาษีแบบขั้นบันได ดังนี้

• กำไรสุทธิ 0 – 300,000 บาท: อัตรา 0% (ได้รับยกเว้น)
• กำไรสุทธิ 300,001 – 3,000,000 บาท: อัตรา 15%
• กำไรสุทธิส่วนที่เกิน 3,000,000 บาท: อัตรา 20%

หากปีใดรายรับหรือทุนชำระแล้วเกินเกณฑ์ข้อใดข้อหนึ่ง จะเสียภาษีในอัตราทั่วไป 20% ของกำไรสุทธิทั้งหมด (ข้อมูล ณ ปี 2569 — อ้างอิง PwC Thailand) ซึ่งในทางปฏิบัติสิทธิ์นี้ทำให้นิติบุคคล SME ที่มีกำไรไม่มากมีภาระภาษีต่ำกว่าบุคคลธรรมดาในบางกรณี ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อวางแผนภาษีให้เหมาะกับโครงสร้างธุรกิจของตัวเอง

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง การทำบัญชีร้านค้าออนไลน์เริ่มต้นอย่างไร: รายรับ รายจ่าย VAT และเอกสารที่ต้องเก็บสำหรับมือใหม่ ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ร้านค้าออนไลน์ที่ยังไม่ได้จดบริษัทต้องทำบัญชีไหม

ต้องบันทึกรายรับและรายจ่ายเพื่อคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาอยู่แล้ว แม้จะยังไม่ได้จดนิติบุคคล เพราะกรมสรรพากรกำหนดให้เจ้าของกิจการรายงานรายได้จากการขายสินค้าออนไลน์ในแบบ ภ.ง.ด.90 ประจำปี การมีบันทึกรายรับ-รายจ่ายและเอกสารประกอบจะช่วยให้หักค่าใช้จ่ายตามจริงได้และลดความเสี่ยงหากถูกสรรพากรสอบถาม

รายรับของร้านออนไลน์ต้องนับยอดเต็มหรือยอดที่แพลตฟอร์มโอนมา

ต้องนับยอดเต็มที่ลูกค้าจ่าย ไม่ใช่ยอดสุทธิที่แพลตฟอร์มโอนมาหลังหักค่าธรรมเนียม เพราะค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก การนับรายรับต่ำกว่าความจริงทำให้ตัวเลขที่ใช้เทียบกับเกณฑ์ VAT (1,800,000 บาทต่อปี) คลาดเคลื่อน และอาจกระทบการคำนวณภาษีได้

ร้านค้าออนไลน์ต้องจด VAT เมื่อรายรับถึงเท่าไหร่และต้องทำอะไรบ้าง

เมื่อรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการสะสมเกิน 1,800,000 บาทต่อปี ต้องยื่นจดทะเบียน VAT ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายระบุนับจากวันที่เกินเกณฑ์ (ข้อมูล ณ ปี 2569) หลังจดแล้วต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปทุกครั้งที่ขาย และยื่นแบบ ภ.พ.30 ทุกเดือนพร้อมนำส่งภาษีส่วนต่าง ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อเตรียมระบบเอกสารก่อนถึงเกณฑ์ดังกล่าว